Beberapa Cara Untuk Meningkatkan Efisiensi Usaha Kecil

Efisiensi Adalah Profit

Efisiensi kerja merupakan salah satu hal yang belum banyak disentuh oleh pelaku usaha kecil (UMKM), karena mereka masih berpikir bahwa proses mereka masih sederhana sehingga tidak perlu efisiensi. Padahal efisiensi merupakan hal penting dalam meningkatkan daya saing karena berpengaruh terhadap penurunan biaya produksi dan pemasaran. Efisiensi terkait erat dengan tingkat produktivitas, semakin efiesien proses dan kinerja sebuah perusahaan makan semakin produktif perusahaan tersebut.

Efisiensi bisa dilakukan mulai dari proses perolehan bahan baku, efisiensi bahan baku, alur proses kerja, efisiensi kerja dan sebagainya. Efisiensi bisa dicapai ketika SDM memiliki pemahaman dan ketrampilan produksi yang lebih baik, kedisiplinan yang tinggi, koordinasi dan sistem manajemen yang baik. Tidak hanya perusahaan besar yang dituntut efisiensi, perusahaan skala kecil pun dituntut hal yang sama karena hal ini terkait erat dengan persaingan usaha yang semakin ketat.

Pada akhirnya perusahaan yang efisien akan terlihat dari sistem manajemen SDM yang rapi, ringkas dan efektif. Struktur organisasi yang jelas alur tanggung jawab, fungsi dan pembagian tugasnya (job description) akan banyak membantu proses pengambilan  keputusan yang cepat. Standard operation procedure yang selalu dievaluasi untuk best practice-nya juga merupakan salah satu upaya untuk menjaga konsistensi efisiensi perusahaan.

Beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi usaha kecil adalah sebagai berikut:

1. Kembangkan Budaya Komunikasi Terbuka

Komunikasi merupakan hal yang mendasar dalam membangun sebuah team work, komunikasi yang terbuka membantu setiap fungsi kerja saling memahami proses dan saling mendukung alur kerja satu dengan yang lainnya.

Jika perusahaan Anda telah mengimplementasikan “kebijakan pintu terbuka,” Anda telah menuju arah yang benar. Ini adalah awal yang bagus, tetapi Anda masih bisa melangkah lebih jauh. Sering sekali, “kebijakan pintu terbuka” berakhir hampa, menjadi entri yang jarang digunakan di dalam buku panduan pegawai. Bangunlah budaya komunikasi terbuka, dan produktifitas akan meningkat sebagai hasil dari semangat kerja yang lebih besar.

Doronglah komunikasi, kolaborasi, umpan balik antar bagian, dan juga antara manajemen serta staf. Cara ini akan merangsang aliran ide, serta meningkatkan produktifitas tim secara keseluruhan.

2. Implementasikan Teknologi Informasi

Teknologi informasi sudah menjadi tuntutan dalam bisnis, karena teknologi membantu percepatan dan kemudahan dalam berkomunikasi. Smartphone, PC tablet, serta gadget semacamnya adalah langkah yang sangat efektif untuk meningkatkan produktifitas. Berikan staf penjualan smartphone untuk membantu mereka tetap berhubungan dengan kantor melalui telepon dan email ketika sedang bertugas. PC tablet memberikan mereka kemampuan untuk membuat dan memodifikasi presentasi saat dalam perjalanan, dan ada banyak sekali aplikasi yang tersedia untuk smart device ini yang didesain untuk meningkatkan produktifitas.

Saat Anda mengimplementasikan sistem manajemen smart mobile, Anda akan meletakkan perusahaan Anda pada jalur cepat menuju prosedur yang lebih efektif. Hal ini akan menciptakan pengalaman yang lebih berkualitas untuk klien serta karyawan Anda.

Pemanfaatan website sebagai media informasi perusahaan juga sangat membantuk komunikasi perusahaan kepada pihak eksternal, apalagi jika website tersebut dikelola dengan sangat aktif dan selalu update. 

3. Konsultasikan Standar Alur Kerja dan Ergonomis

Penataan tempat kerja dengan alur yang benar sangat membantu efisiensi proses, baik dalam hal waktu maupun jumlah jumlah pekerjaan. Untuk usaha kecil, hal ini seringkali terkendala dengan keterbatasan ruang kerja dan kekurangpahaman terhadap proses produksinya sendiri.

Standar ergonomis terkait dengan penyediaan alat-alat kerja yang membantu kenyamanan dan keamanan dalam bekerja, misalnya meja kerja dan kursi kerja yang nyaman. Misalnya melakukan pakacging lebih baik dilakukan di meja kerja bukan di lantai dan pekerja duduk di lantai.

 

Konsultasikan standar alur kerja dan ergonomis ini kepada para ahli untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas anda. 

4. Analisa Proses Kerja Karyawan

Proses kerja harus selalu dipantau untuk pengukuran efisiensinya, untuk usaha kecil karena keterbatasannya tidak mungkin melakukan pemantauan satu per satu kepada setiap karyawannya dengan menugaskan seorang pengawas (supervisor). Hal yang termudah adalah berkonsultasi dengan para ahli untuk membuat SOP yang akan selalu dijadikan pedoman kerja dan selalu diupdate ke arah efisiensi. 

Pemantauan kerja bisa dilakukan dengan membandingkan SOP dengan pelaksanaan oleh para karyawan, sejauh mana disiplin mereka melaksanakan SOP.

5. Tetapkan Target Yang Akan Dicapai

Setelah semuanya telah dilakukan, saatnya mengatur target yang realistis yang dapat dicapai oleh kinerja dan kondisi kerja yang ada saat ini. Target ditetapkan sebagai motivasi kerja kepada karyawan dan sekaligus untuk uji proses yang telah dibuat SOP-nya. Dengan adanya uji proses serta inovasi dan kreativitas yang bisa dilakukan maka perbaikan proses ke arah efisiensi bisa dilakukan setahap demi setahap menuju tingkat efisiensi yang diharapkan.

Karena target terkait dengan memotivasi karyawan maka penghargaan atas pencapaian target juga harus dikomunikasikan secara terbuka.

Demikian yang bisa kami share untuk hal efisiensi, semoga bermanfaat bagi teman-teman UMKM yang sudah menyadari arti persaingan usaha.