Membangun Organisasi Usaha Yang Baik

Membangun Organisasi Usaha yang Baik.

Mengapa Sebuah Organisasi Usaha Harus Diatur dengan Baik?

Sudah banyak contoh perusahaan yang sedang tumbuh besar menjadi morat-marit karena sistem organisasinya belum siap untuk menghadapi pertumbuhan skala usahanya. Sistem manajemen usaha yang dibangunnya tidak mampu mengakomodasi perkembangan usaha, terutama perkembangan jumlah SDM.

Bahwa sebuah organisasi harus dibangun dengan sistem manajemen yang baik sejak awalnya, yang direncanakan tidak saja untuk menjawab tantangan organisasi saat ini tetapi juga sudah mempertimbangkan tantangan organisasi di tahun-tahun mendatang.

Penting sekali hal ini dipahamkan sejak awal oleh UMKM sebelum mereka berkembang skala usahanya. Tujuan kami menyampaikan bahasan ini ini adalah agar kita dapat memahami arti organisasi dan kita juga dapat mempelajari struktur dasar organisasi yang baik, di sini juga menjelaskan bagaimana cara membuat dan membangun sebuah organisasi yang baik.

Pemahaman Dasar Organisasi

Sebagaimana pengalaman saya, yang tersulit dalam membangun organisasi adalah manajemen SDM. Dimana kita dihadapkan pada banyak keinginan, pemikiran, pendapat dan latar belakan SDM yang berbeda-beda yang harus kita samakan visi dan pemahamannya terhadap organisasi yang menaunginya.

Pemahaman yang sama terhadap visi organisasi dan fungsi dari setiap personil dalam organisasi usaha merupakan hal yang harus diatur dan dibangun sistem aturannya. Sebuah struktur harus dibangun sebagai kerangka kerja organisasi. Strukur organisasi yang dibangun harus sudah mempertimbangkan tantanan organisasi usaha di masa mendatang, setidaknya setiap fungsi kerja harus sudah dipersiapkan sejak awal meskipun pemenuhan personilnya masih disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan saat ini.

Kita harus pahami bahwa organisasi yang kita bangun akan berkembang ketika skala usaha kita juga berkembang. Tidak hanya cukup dengan struktur organisasi saja, struktur organisasi harus ditindaklanjuti dengan "flow of work" dan interaksi antar fungsi dalam struktur organisasi atau yang disebut dengan "context diagram". Baru setelah itu kita bisa menjabarkan job desc masing-masing fungsi dan personil.

Selanjutnya adalah bagaimana membangun manajemen keuangan yang benar dan rapi untuk mendukung kinerja manajemen SDM. Kunci dasar dari manajemen keuangan ini adalah CASH IN lebih besar dari CASH OUT. Pengaturan cash flow yang baik merupakan tujuan utama dari sebuah organisasi usaha. Manajemen keuangan ini ibarat "aliran darah" dalam tubuh yang mampu memberikan supply energi kepada organisasi untuk tetap hidup dan bertumbuh.

Setelah kedua menajemen dasar sebuah organisasi usaha tersebut kita susu rapi, maka manajemen-manajemen lain seperti produksi dan pemasaran diatur sesuai dengan jenis usaha dan kebutuhan dari organisasi tersebut. Hal terpenting dalam manajemen produksi adalah masalah efisiensi kerja dan optimalisasi output. 

Sementara itu manajemen pemasaran difokuskan untuk bisa melakukan fungsi penjualan dan pemasaran yang optimal dengan cost ratio pemasaran yang lebih efisien. Menghadapi persaingan dan kondisi bisnis saat ini, manajemen pemasaran harus mampu menjawab setiap tantangan kreativitas dan inovasi dalam pemasaran.

Hal paling final adalah bagaimana sebuah organisasi usaha mampu menerapkan manajemen strategik yang bertumpu kepada pengambilan keputusan yang mempertimbangkan seluruh aspek manajemen dalam organisasi. Pengambilan keputusan dalam organisasi adalah hal yang paling penting dalam menjaga kelangsungan organisasi. 

Cara Mendasar Membuat Organisasi Yang Baik

• Yang pertama harus dimiliki suatu organisasi adalah nilai dan visi, nilai dan visi adalah suatu tujuan yang akan digunakan sebagai target yang harus dicapai oleh suatu organisasi. Jika nilai organisasi tidak ada makaorganisasi itu akan rusak, karna tidak memiliki tujuan yang jelas.
• Yang kedua adalah misi, misi adalah hal-hal yang harus di lakukan untuk mencapai suatu visi (tujuan). Tanpa ada misi yang jelas maka visi tidak akan  pernah tercapai, maka dari itu visi dan misi sangat berkaitan satu sama lain. Jika tidak memiliki misi maka organisasi tidak akan pernah mencapai visi yang diinginkan.
• Yang ketiga adalah aturan, aturan adalah batasan-batasan yang harus dimiliki organisasi. Jika suatu organisasi memiliki aturan yang jelas maka bisa terjadi penyimpangan yg dapat merugikan.
• Yang keempat adalah profesionalisme, profesionalisme adalah bagaimana cara organisasi itu bertindak.
• Yang kelima adalah insentif, insentif adalah bonus atau hadiah.
• Yang keenam adalah sumber daya, Jika suatu organisasi kehilangan sumber daya maka organisasi tersebut tidak akan bisa bergerak dengan baik.
• Yang ketujuh adalah rencana kerja, rencana kerja merupakan susunan kegiatan yang akan dilakukan oleh suatu organisasi.

Beberapa Landasan Theory
 

Secara sederhana, organisasi bisa diartikan sebagai suatu alat atau wadah kerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan pola tertentu  yang perwujudannya memiliki kekayaan baik fisik maupun non fisik. Sehingga bisa dimungkinkan terjadinya suatu konflik dalam sebuah organisasi yang dikarenakan oleh adanya ketidakselarasan tujuan, perbedaan interpretasi fakta, ketidaksepahaman yang disebabkan oleh ekspektasi perilaku dan sebagainya.

Berikut ini adalah pengertian dan definisi organisasi menurut beberapa ahli :

1) ROSENZWEIG
 
Organisasi dapat dipandang sebagai:

• Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok
• Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama
• Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama

2) MATTHIAS AROEF

Suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuannya

3) PFIFFNER dan SHERWOOD
 
Organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terkait dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis

4) BAKKE

Organisasi merupakan  sebuah sistem yang kontinue dari penggunaan, pemindahan aktivitas-aktivitas manusia yang dibebankan dan dikoordinasikan, sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material, kapital, gagasan, dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan persoalan

5) ALLEN

Organisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja, mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan - hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerjasama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan.

Sebuah organisasi tidak akan bisa lepas dengan yang namanya struktur organisasi. Karena struktur organisasi adalah cara suatu aktivitas organisasi dibagi, di organisir, dan dikoordinasikan.

Menurut ERNEST DALE, sebuah struktur organisasi harus memuat tentang 5 hal  sebagai berikut:

• Daftar pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.
• Membagi jumlah beban kerja dalam tugas-tugas atau biasa disebut pembagian kerja (devision of work).
• Menggabungkan tugas-tugas dalam keadaan yang logis dan efisien atau departementalisasi (departmentalization).
• Menetapkan mekanisme untuk koordinasi.
• Memonitor efektivitas struktur organisasi dan melakukan penyesuaian apabila diperlukan.