Bagaimana Memulai Bisnis Yang Rapi ?

Bagaimana Memulai Bisnis Yang Rapi ?

Hal ini kami angkat ketika kami banyak kendala dalam "menjual" bisnis skala UMKM kepada para investor. Kebanyakan masalahnya adalah para pelaku UMKM "tidak mampu" menggambarkan bisnisnya, baik prospek masa depan maupun kondisi saat  dalam sebuah lembaran kertas. 

Saat ini mereka baru bisa "bercerita" (lisan) dan hal ini tentunya akan menyulitkan bagi para investor untuk memberikan penilaian bagaimana organisasi bisnis tersebut dijalankan, atas dasar apa sistem bisnis ini dijalankan dan bagaimana kondisi keuangan saat ini dan masa mendatang.

Ya, inilah yang sulit bagi kami ketika para pelaku UMKM "hanya ingin tahu" bahwa bisnisnya ada yang mau memberikan modal atau membeli sebagian sahamnya. Karena apa ? Karena kami pun tidak dibekali informasi tertulis dan rapi mengenai bisnis mereka sehingga kesulitan untuk "menawarkan"-nya kepada investor.

Lantas, apa yang harus kita lakukan untuk memperbaiki masalah ini ?

Bahwa bisnis yang ideal ditata dari sebuah konsep, rencana, sistem managemen dan pelaksaan bisnis yang benar dan mampu membuktikan bahwa bisnis tersebut "profit". Bukan hal yang mudah, karena kami yakin masih banyak pelaku UMKM yang masih "awam" dengan pemahaman ini. 

Terbentuknya team pendamping dari instansi terkait perlu memahami hal tersebut di atas, dan memastikan bahwa output dari pndampingannya haruslah siap dengan hal-hal tersebut di atas, sehingga user dari UMKM tersebut seperti: konsumen, mitra penjualan, mitra produksi, mitra permodalan (kredit) dan investor semakin mudah dalam melakukan penilaian akhir.

Selanjutnya mari kita memulai bisnis kita dengan rapi, setidaknya membuat bisnis kita mampu "terwakli" oleh lembaran kertas (tertulis) dengan tahapan-tahapan berikut:

1. Membangun KONSEP Bisnis yang jelas dan terarah.

Meskipun sulit membuat konsep bisnis ketika usaha sudah berjalan, tapi usahakanlah untuk membuatnya sebagai review dari ide kita. Buatlah visi yang lebih jauh dan fokus, sehingga misi-misi kita menjadi lebih efektif dan efisien. Semua bisnis ditentukan dari apa yang menjadi tujuan dari bisnis itu sendiri.

Permasalahan dalam bisnis muncul ketika apa yang "terjadi" saat ini "berselisih" (terjadi kesenjangan) dengan apa yang kita inginkan dari bisnis ini. Disiniklah misi kita muncul untuk memperbaiki kesenjangan tersebut.

Penjabaran misi akan lebih menarik ketika program-programnya bisa disajikan sebagai sebuah roadmap yang skematis dan terukur, terukur dalam kinerja dan terukur dalam sisi keuangannya.

2. Bisnis Plan

Konsep dan bisnis plan sering dilakukan dalam satu paket, meskipun akan lebih menarik ketika bisnis plan yang disajikan adalah penjabaran detail dari roadmap yang terukur tersebut, baik dalam kinerja produksi (operasional), kinerja operasional dan kinerja keuangannya. 

Buatlah bisnis plan yang "realistis" tetapi mampu menjadi daya tarik bagi investor maupun perbankan karena mampu menjanjikan sebuah prospek penjualan yang besar, prospek pembentukan asset (baik dalam wujud paten, trade mark maupun asset properti) dan prospek "return" bagi investor.

3. Sistem Manajemen yang Rapi dan Efektif

Sudah menjadi rahasia umum bahwa sebagian besar usaha skala UMKM belum didukung dengan sistem manajemen yang baik, mulai dari sistem manajemen SDM, sistem manajemen keuangan, sistem manajemen operasi dan produksi,  sistem manajemen pemasaran dan sistem manajemen strategik.

Pendampingan yang efektif kepada UMKM harus bisa membuat UMKM mampu membangun sistem manajemen tersebut secara mandiri. Memahamkan kepada mereka bagaimana membangun struktur organisasi usaha yang mampu menjawab kondisi bisnis di masa mendatang, mampu membuat alur kerja yang efektif dan efisien yang tergambarkan dalam konteks diagram yang mudah dipahami, mampu membagi fungsi bisnis dengan benar dan tepat sekaligus menerjemahkan job deskirpsi dari semua personil di setiap fungsi. 

Sistem manajemen keuangan adalah lapisan kedua yang akan mendukung suksesnya organisasi usaha. Bagaimana organisasi tersebut mampu melakukan upaya "memperbesar" selisih antara "cash in" (income) dan "cash out" (cost) dalam setiap kegiatan usahanya. Kontrol yang baik dalam setiap kegiatan dalam usaha merupakan fungsi utama dalam manajemen keuangan tersebut. 

Manajeman operasi dan produksi lebih menitik beratkan kepada bagaimana organisasi usaha tersebut memiliki sistem operasi dan produksi yang benar, efektif dan efisien baik dalam pengaturan lay out kerja maupun alur kerja. Tujuan manajemen operasi tersebut adalah menghasilkan produk yang tepat kualitas dan kapasitas yang optimal.  Standard Operation Procedure (SOP) akan memberikan jaminan standarisasi kualitas produk dan layanan.

Manajemen pemasaran merupakan cara bagaimana organisasi usaha mampu mengelola kebutuhan konsumen agar bisa mencapai tingkat kepuasan tertentu sesuai dengan kemampuan organisasi usaha. Kemampuan organisasi usaha dalam memenuhi keinginan konsumen (pasar) akan memberikan jaminan usaha jangka panjang, bukan sekedar bisa "membuang" produk yang dihasilkan tanpa mempertimbangkan kepuasan pelanggan.

Manajemen strategik diperlukan dalam melakukan kordinasi semua manajemen tersebut untuk mencapai tujuan organisasi usaha, dan untuk memastikan bahwa perubahan-perubahan manajemen bisa dilakukan dalam setiap perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. 

4. Praktek Bisnis yang Sukses dan Sesuai dengan Konsep Awal

Setiap bisnis akan dilihat dari bukti bisnisnya itu sendiri, karena bukti bisnis ini merupakan daya tarik bagi konsumen, mitra perbankan dan investor. Apakah bisnis ini benar-benar berjalan baik ? Akan terbukti dengan laporan keuangan dari usaha tersebut. Tidak mudah menghadirkan bisnis yang berjalan dengan baik dengan backup manajemen yang baik, tetapi penilaian pihak perbankan dan investor selalu didasarkan apa yang tertulis, dan kadang bukan pada apa yang terlihat.

Di sinilah kepiawaian seorang entrepreneur diuji, diuji dalam praktek dan teori bisnisnya. Jadi ketika banyak pelaku UMKM mengatakan bahwa teori tidak lah penting, maka bisa dipastikan bahwa mereka belum melampaui level yang kami maksudkan tersebut.

Semoga sharing ini bermanfaat. Tetap semanagat !