Menanggapi beberapa permintaan UMKM untuk tulisan mengenai bagaiaman membangun SOP (Standard Operating Procedure), meskipun sebelum kami pernah memberikan materi SOP, maka pada kesempatan ini kami coba lagi untuk me-refresh teman-teman UMKM mengenai pemahaman SOP sebagai berikut:
Standard Operating Procedures |
CARA BIKIN STANDARD OPERATING PROCEDURE
Keuntungan Menjalankan Usaha Bersistem
Kita
akan melihat perbedaan yang sangat mencolok. Pada usaha konvensional
(tradisional), tidak ada unsur kerapihan. Kalau pun ada, itu adalah versi
pemiliknya yang belum tentu menarik calon konsumen. Sedangkan pada minimarket
waralaba, kita akan mendapati tempat yang
bersih, rapi, dan harum. Selain itu ada kemudahan mendapatkan barang dan
kemudahan transaksi yang menjadi dambaan semua konsumen.
Banyak orang yang sudah terjun di
dunia usaha untuk mencari nafkah, orientasinya hanya mendapatkan keuntungan
sebanyak-banyaknya. Saat kita hanya berorientasi pada hal ini, maka pikiran
kita hanya terpaku disitu. Kita melupakan pelajaran dasar itu.jika kelalaian
dimanfaatkan pesaing dengan mudah. Maka kita akan kalah dalam hal kualitas.
Padahal membentuk kualitas itu membutuhkan waktu yang panjang. Kekalahan satu
hari bisa membuat kita harus menebusnya selama bertahun-tahun untuk mencapai
kualitas yang sama. Hal ini sama seperti yang diungkapkan Hukum Kualitas:
HUKUM KUALITAS
Jadi, hati-hati dengan kompetisi. Banyak orang terjebak untuk mengalahkan pesaing. Tujuannya adalah meniadakan persaingan.
Barang siapa bekerja terus-menerus untuk melahirkan sesuatu yang terbaik,
ia telah memperbaiki kualitasnya setiap saat. Barang siapa kalah dalam
kualitas, ia harus bekerja keras selama bertahun-tahun hanya untuk mencapai
kualitas yang sama. (Ekotama,28 Desember 2009)
Jadi,
kerapihan itu adalah bagian dari kualitas usaha kita. Yang dimaksud rapi adalah
rapi mulai daari pruduk dan kemasan, distribusi, display/ tempat
jualan, personel dan adrimistrasi.
2) Lebih Efisien
Usaha yang bersistem itu pasti lebih
efisien dibandingkan usaha biasa yang kita kelola apa adanya. Efisien membantu
menumbuhkan keuntungan kita secara bertahap. Bayangkan jika kita mengelola
usaha yang semrawut. Lebih mudah mengelola yang mana?
Jika dibuat dengan sungguh-sungguh,
sistem operasional yang itu bisa meningkatkan efisien usaha. Buk ini akan
menuntun kita mengenali sistem operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan
untuk menyusun sistem operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan untuk
menyusun sistem yang menguntungkan usaha kita.
3) Lebih Kompetitif
Oleh karena rapi, efisien, dan
berkualitas baik, usaha bersistem selalu lebih kompetitif dibandingkan usaha
konvensional. Yang dimaksud lebih kompetitif adalah jauh lebih mampu
memenangkan persaingan dibandingkan pelaku usaha lainnya. Tertarik ? pasti.
Siapapun yang memiliki usaha pasti ingin
selalu memenangkan persaingan. Jadi, pertanyaannya: apakah bersaing itu sulit?
Lihat saja kehadiran minimarket atau supermarket yang sekejap mata bisa menarik
para konsumen untuk berbelanja dan membuat mereka lupa terhadap toko kelontong
langganannya.
Cermatilah Hukum kompetisi yang sehat berikut ini :
HUKUM
KOMPETISI YANG SEHAT
Barangsiapa menjatuhkan pesaingannya dengan segala upaya, ia sedang
berperang yang dapat menyedot anggaran belanja.
Barangsiapa berkompetisi, ia memiliki keunggulan yang sulit
ditandingi pesaingannya dan mendatangkan lebih banyak uang bagi dirinya
dan lingkungannya. (Ekotama,28 Desember 2009)
Jadi, hati-hati dengan kompetisi. Banyak orang terjebak untuk mengalahkan pesaing. Tujuannya adalah meniadakan persaingan.
Betulkah demikian? Yang jelas, upaya seperti ini hanya akan menggerogoti
anggaran. Kita hanya membuang-buang waktu untuk mengurusi orang lain (pesaing
kita).
4) Menjadi Magnet, Potensi Untung Lebih Besar
4) Menjadi Magnet, Potensi Untung Lebih Besar
Saya yakin kita akan menjawab lebih suka makan ditempat yang bersih dan
higienis. Kita juga lebih suka berbelanja di tempat belanja yang memudahkan
kita memperoleh barang. Jika demikian, lantas mengapa kita masih memiliki
tempat usaha yang jorok atau menyulitkan pelanggan memperoleh barang yang
diinginkan? Coba cermati Hukum Magnet Usaha berikut ini:
HUKUM MAGNET USAHA
Barangsiapa mampu menyajikan yang terbaik, maka konsumen akan mendatanginya
dangan sukarela.
Barangsiapa tidak sungguh-sungguh menyajikan yang terbaik, maka upayanya
memaksa konsumen mendatngi hanyalah mimpi belaka. (Ekotama,28 Desember 2009)
HUKUM
DAYA TARIK BISNIS
Iklan bukanlah magnet yang dapat menarik
konsumen untuk berbelanja sepanjang masa. Konsumen bersedia berbelanja ditempat
usaha kita karena tempat usaha itu dan produknya. (Ekotama,28 Desember 2009)
5) Mampu Menciptakan Repeat Order
Berkelanjutan
Coba cermati Hukum Ketergantungan Konsumen berikut ini:
HUKUM
KETERGANTUNGAN KONSUMEN
Jika seseorang jatuh hati, apapun yang tampak akan selalu indah dimatanya.
Barangsiapa cerdas, ia akan membuat konsumen jatuh hati kepadanya hingga
rela menghamburkan harta untuknya. (Ekotama,28 Desember 2009)
Inilah yang sering tidak dipahami para pengusaha
konvensional. Mereka hanya berfokus pada pelayanan konsumen sehingga
mengabaikan pengelolaan konsumen yang berpotensi menjadi pelanggan.
HUKUM PENJUALAN BERULANG
Ketika konsumen datang pertama kali, ia telah menaruh hati kepada anda.
Ketika konsumen datang kedua kali, ia telah jatuh cinta kepada anda. Jika Anda tidak bicara, maka cintany bertepuk sebelah tangan dan konsumen
akan datang kepada pesaing yang mau menerima cintanya.
Pengusaha yang baik mengucapkan ikrar setia kepada pelanggannya sepanjang
hidupnya.(Ekotama,28 Desember 2009)
Oleh karna itu, siapapun yang memiliki sistem pengelolaan pelanggan, ia
akan menghadirkan repeat order sepanjang siklus bisnisnya.
Sulitkah membuat sistem ini? Kesulitan hanyalah milik orang yang malas daan
tidak memiliki masa depan.
6) Memudahkan Pengembangan Usaha
Dari contoh ayam goreng Indonesia versus
ayam goreng Amerika dan warung kelontong versus minimarket,kita tentu akan
mudah menangkap pesan ini. Mengapa ayam goreng Ammerika dan minimarket
modern itu mudah berkembang disegala pelosoknegeri ini, sedangkan ayam goreng
Indonesia dan warung kelontong selama bertahun-tahun hanya bisa berdiri di satu
tempat ?
Ayam goreng Amerika bisa menjelajahi
dunia karena sistem bisnis, demikian pula minimarket modern yang mampu membuka
ribuan gerai di seluruh pelosok nusantara. Jadi, apakah kita masih iri hati
jika belum memiliki sistem bisnis secanggih mereka?
Bisnis yang memiliki sistem yang baik
sangat mudah dikembangkan . Mengapa demikian?Sebab sistem itu bisa menumbuhkan
bisnis dimana-mana, sedangkan bisnis konvensional tergantung dengan one
man show pemiliknya.
Percayakah anda bahwa investor lebih
percaya kepada sistem daripada kita? Jangan salah sangka. Sebarapa pun
terkenalnya kita, jika kita tidak memiliki sistem operasional bisnis, bisnis
yang kita jalankan seperti mobil tanpa mesin yang ditawarkan kepada pembeli
dengan harapan ada yang mau beli dengan harganormal.Coba cermati Hukum Kehati-hatian
Investasi beriku ini.
HUKUM
KEHATI-HATIAN INVESTASI
Barang siapa percaya pada lidah tak bertulang, investasinya tidak pernah
kmbali. Barangsiapa percaya pada sistem bisnis yang menguntungkan, nilai
investasinya akan berlipat ganda sesuai harpannya. (Ekotama,28
Desember 2009)
Coba bandingkan: Mengapa orang yang sukarela membeli
waralaba KFC atau minimarket yang harganya mencapai ratusan juta hingga
milyaran rupiah? Sebegitu mudahnya mereka mengeluarkan uang? Sebenarnya tidak,
tetaoi investor percaya kepada sistem bisnisnya. Sistem bisnis inilah yang
menjamin bahwa usaha itu bisa mendatangkan keuntungan terus-menerus sehingga
biaya investasi yang sudah dikeluarkan bisa kembali dalam waktu singkat.
Masihkah kita ragu bahwa sistem bisnis bisa memudahkan pengembangann usaha
kita?
7) Memberikan
Lompatan Kejayaan bagi Pemiliknya
Para pengusaha yang sudah mengalami lompatan kejayaan
ini hidupnya jauh lebih sejahtera ketimbang rekan-rekannya yang masih setia
berbisnis kenvensional. Banyak yang menjadi sosok penting karena pendapatannya
didengarkan oleh para pengambil kebijakan publik. Para pengusaha seperti inilah
yang bisa mengubah wajah Indonesia sehingga anak cucu kita pun akan bangga
menatapnya.
Jika sistem bisnis itu mampu memberikan lompatan
kejayaan kepada kita, apakah kita hanya akan berpaku tangan sekarang?
Membangun sistem bisnis sama capeknya dengan membangun
bisnis itu sendiri. Namun, hasil yang akan kita peroleh jauh lebih manis.
Apakah tujuan hidup kita? Apakah kita bercita-cita untuk meninggal dunia
ditempat usaha kita yang reot dan tidak memberikan sumbangan apapun terhadap
negara ini? Ataukah kita bercita-cita untuk menatap bendera usaha
berkibar-kibar sampai dinegeri tetangga? Jika kita memilih pilihan terakhir,
segera siapkan kertas untuk memulai membuat sistem bisnis.***
Pentingnya SOP untuk Pengembangan Usaha
Apakah yang dimaksud SOP ?
SOP (Standard Operating Procedure) atau yang
diterjemahkan menjadi PSO(Prosedur Standar Operasi) adalah sistem yang disusun
untuk memudahkan, merapihkan, dan menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini berisi
urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Hampir semua
bisnis dijalankan secara modern memiliki SOP. Bahkan SOP juga diberikan kepada
para konsumen yang membeli produk tertentu supaya tidak salah mengolah.
Lihatlah
contoh SOP cara menyajikan mie rebus atau mie goreng pada produk indomie yang
tercetak dikemasan bagian belakang itulah yang disebut SOP. Simple kan?
Jadi,
SOP memang diibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal
tetapi tetap efisien. Dalam pemerintahan juga terdapat SOP. Namun SOP ini
sering dikacaukan dengan prosedur birokrasi yang membuat urusan menjadi rumit,
alurnya sangat panjang, dan akhirnya membuka peluang korupsi.
Nah,
kita pilih SOP atau prosedur birokrasi? Keduanya seperti saudara kembar. Satu
sangat efisien daan dapat menyumbangkan keuntungan bagi perusahaan, sedangkan
yang lain cenderung inefisien dan membuka peluang ekonomi biaya tinggi.
Oleh
karena itu, acuan saya untuk membuat SOP adalah sederhana Saran Penyajian
Indomie atau Super Bubur. Anda setuju? Jika Anda setuju, teruskan membaca bagian
selannjutnya.
HUKUM
MEMBUAT SOP
Barangsiapa menyusun SOP (standard Operating Procedure), maka ia membuat
bisnisnya efisien dan berpotensi menyumbangkan keuntungan. Barangsiapa menyusun
prosedur birokrasi, maka ia melahirkan inefisiensi, alurnya rumit, dan
menyebabkan ekonomi biaya tinggi. (Ekotama,28 Desember 2009)
Apakah Tujuan Membuat SOP?
Tujuan membuat SOP adalah menyederhanakan
pekerjaan kita supaya hanya berfokus pada intinya. Tetapi cepat dan tepat.
Dengan cara ini, keuntungan mudah diraih, pemborosan diminimalisasi, dan
kebocoran keuangan bisa dicegah. Perusahaan yang ramping, tetapi semua
pekerjaan bisa di selesaikan tepat waktu adalah perusahaan yang kompetitif.
Jika
kita pengusaha, ana yang kita pilih? Bekerja sampai tua ditempat usaha kitayang
reot atau berkeliling dunia, tetapi usaha kita tetap berjalan sempurna? Saya
yakin kita dengan bijak memilih pilihan terakhir. Mari kita buat SOPnya!
Kapan SOP Dibuat ?
Kita baru bisa membuat SOP kalau usahanya sudah jalan
atau setidaknya kita memiliki prototipe bisnisnya (contoh usaha yang sudah
berjalan). Jika usaha belum berjalan sama sekali, bahkan tempat usahanya belum
ada, SOP yang kita buat bisa jadi hanya novel picisan. Tidak ada gunanya.
Berhati-hatilah jika ditawari usaha yang belum berjalan meskipun sudah ad
SOP-nya. Maksudnya sudah jlan adalah usaha tersebut sudah memiliki satu atau
dua tempat usaha yang beroperasional mandiri dan bisa diibuktikan secara kasat
mata. Kecuali jika Anda memang berniat membeli sebuah konsep bisnis.
Siapa yang Membuat SOP?
SOP sifatnya individual, sangat privat. Jika Anda
meminta saya menunjukan contoh SOP yang pernah saya buat, mungkin saya malah
tidak akan pernah menunjukkannya. Dijamin Anda justru bingung, sebab SOP-SOP
itu hanya bisa dipahami dan diterapkan perusahaan-perusahaan pemiliknya. Tentu
tidak pas untuk usaha anda, bukan?
Oleh karena iitu, saya selalu menyarankan kepada para
pembaca buku saya supaya membuat SOP sendiri, sesuai situasi dan kondisi
perusahaan. Tulis saja semua proses kerja dari A-Z. Setelah itu baru
dievaluasi. Proses kerja yanng tidak perlu dihapus. Proses kerja yang terlalu
panjang dipendekkan. Proses kerja yang sangat vital, tetapi belum ada perlu
ditambahkan, dan seterusnnya.
Proses
ini membutuhkan keuletan, ketekunan, dan kesabaran. Prosesnya sama dengan
membangun bisnis itu. Jika sudah memiliki keuletan, ketekunan, dan kesabaran
untuk membangun bisnis, saya yakin kita juga memiliki hal yang sama untuk
menyusun SOP usaha kita.
Berapa Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyusun SOP?
Untuk sebuah SOP lengkap mulai dari produk dan
distribusi, promosi – pemasaran – penjualan, akuntansi – keuangan – pajak, SDM
& pengembangannya, pengelolaan pelanggan, operasional usaha sampai
pembukaan/penutupan usaha, dibutuhkan waktu 3 bulan. Waktu itu bisa
dipersingkat menjadi 1 bulan, tergantung jenis usaha dan kompleksitas pekerjaan
pada usaha anda. Semakin komplek usaha kita, semakin sulit dan semakin lama
pembuatan SOP-nya.
Mengapa SOP Mahal Harganya?
Jika SOP mengandung proses kerja yang
sifatnya rahasia dalam bidang produksi, metode pengolahan, metode penjualan atau
informasi lain dibidang teknologi atau bisnis yang memiliki nilai ekonomi dan
tidak diketahui oleh masyarakat umum, maka itu bisa didaftarkan di Ditjen HAKI
Depkumham untuk mendapatkan hak rahasia dagang.
Catatan:
- Seyogianya kita membuat dua jenis SOP sekaligus. Satu SOP yang bersifat umun, dapat dibaca semua orang dan satu lagi bersifat rahasia yang hanya dapat dibaca oleh orang-orang tertentu di perusahaan. Ingat, hak atas Rahasia Dagang tetap berlaku sepanjang informasi rahasia tersebut tetap kita jaga.
- Jika kita ingin menghemat anggaran, susunlah SOP sendiri. Ikuti panduannya dlam buku ini. Rasakan nikmatnya memiliki hak cipta atau rahasia dagang yang akan mengalirkan rezeki.
Semua jenis usaha sebenarnya memerlukan SOP, Indomie
dan Super Bubur saja bikin SOP untuk para pelanggannya, mengapa usaha kita
tidak punya SOP sama sekali?
Jika kita
memiliki bisnis konvensional dan hanya akan dikelola sebagai bisnis
konvensional, seyogianya kita tetap membuuat SOP, agar ketika kita sakit
ataupun berhalangan, usaha tetap berjalan.
Jika kita
memiliki usaha yang akan dikembangkan dengan sistem kemitraan dengan investor
atau dengan sistem franchise diwajibkan oleh undang-undang
sehingga tidak bisa ditawar lagi. Sebelumnya juga sudah dijelaskan pentingnya
sistem bisnis bagi kepercayaan investor.
Bagaimana Memanfaatkan SOP?
SOP digunakan untuk mengelola usaha yang akan kita
kembangkan dengan menggandeng investor atau bekerjasama dengan orang lain.
Usaha seperti ini bisa dikategorikan dalam 3 jenis, yakni:
1. Bisnis
Konvensional
2. Business
Opportunity(Peluang Bisnis)
3. Bisnis
Franchise
Yang dimaksud bisnis konvensional adalah bisnis biasa
yang kita jalankan. Oleh karena itu, kita buat SOP-nya agar usaha itu bisa
berjalan tanpa kehadiran kita dan tetap menghasilkan. Jadi, jika Anda memiliki
usaha sekecil apapun, buatlah SOPnya. Jangan sampai membuat kita terjebak dalam
usaha kita. Biarkan SOPnya yang mengoperasikan usaha kita. Jika suatu saat kita
ingin menjual usaha ini kepada orang lain dengan berbagai alasan, harganya
tentu jauh lebih mahal daripada harga usaha biasa yang masih bergantung kepada
kita.
2. SOP untuk Business Opportunity(Peluang Bisnis)
Kita pasti perlu pengembangan usaha. Jika kita membuat
cabang diluar kota, biayanya tentu sangat mahal. Supaya murah kita perlu uang
dari investor. Untuk mendapatkannya, kita harus membuat bisnis kita menarik
dimata investor. Salah satunya adalah membuat bisnis kita bisa beroperasi tanpa
kehadiran kita. Ini berarti kita harus menyusun SOP yang menjadi tulang
punggung biisnis kita.
3. SOP untuk Bisnis Franchise
Jika dalam Business Opportunity tidak ada kewajiban
membuat SOP(SOP sifatnya dianjurkan, tidak diwajibkan), maka dalam Bisnis
Franchise kita wajib membuat SOP. Kewajiban ini tidak dapat ditawar-tawar lagi
karena sudah diatur dalam perundang-undangan sehingga siapapun yang ingin
mengembangkan bisnis dengan menjual sistem Franchise-nya, ia harus menyusun SOP
sejak awal. Saat ditawarkan kepada investor, SOP yang kita terapkan sudah
terbukti menguntungkan, bukan SOP uji coba.
Sampai disini
kita sepakat bahwa SOP sangat penting bagi kelangsungan usaha kita dikemudian
hari. Khususnya untuk mengantisipasi rapuhnya fisik kita dalam mengelola usaha
dan mengantisipasi kehhadiran investor yang setiap saat bisa membantu
mengembangkan usaha. Mari kita siapkan pembuatan SOP-nya.***
Dasar - Dasar Membuat SOP
Supaya memudahkan saat menyusun SOP, ada syarat yang harus
terpenuhi terlebih dahulu. Keempat syarat itu meliputi:
- Adanya Visi & Misi Usaha
- Adanya Corporate Value
- Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Struktur Organisasi &Deskripsi Pekerjaan Karyawan)
- Penyederhanaan Usaha Anda
Adalah cita-cita sekaligus sasaran (goal) perusahaan kita. Cita-cita
itulah yang akan kita komunikasikan kepada karyawan dan masyarakat agar mereka
mendukung usaha kita.
Adanya Corporate Value
Setiap perusahaan memiliki nilai-nilai
tersendiri. Ada perusahaan yang hanya memiliki nilai mengejar profit melulu.
Ada pula perusahaan yang menganut nilai-nilai bisnis dan sosial. Ada pula
perusahaan yang senantiasa menyumbangkan sebagian keuntungannya untuk memberi
beasiswa kepada anak didik kurang mampu. Ada perusahaan yang ingin
menyejahterakan para karyawannya.
Itulah yang disebut corporate value. Nilai-nilai yang dianut
perusahaan ditanamkan oleh para pemilik atau pendiri perusahaan dan
diaktualisasikan dalam setiap tindakan karyawan dalam mengelola perusahaan.
Adanya Penataan & Pemahaman Alur
Kerja (Stuktur Organisasi & deskripsi Pekerjaan)
Fungsi stuktur organisasi adalah menata
posisi karyawan anda sesuai bidang kompetensinya. Sedangkan fungsi
deskripsipekerjaan adalah memberikan pemahaman jenis pekerjaan yang harus
dilakukan si karyawan selama bekerja di perusahaan Anda. Maka jika diantara 2
fungsi itu tidak ada pasti tidak tertata dan alur kerjanya ambruadul.
Banyak pengusaha konvensional yang tidak
memiliki struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, entah karena tidak sempat
atau karena malas membuatnya.
Padahal stuktur organisasi dan deskripsi pekerjaan itulah yang menentukan
apakah karyawan kita bekerja secara optimal atau tidak. Jika kita hanya
mengandalkan perintah untuk membuat karyawan bekerja, maka saat kita sakit
keras selama beberapa waktu, bisa dipastikan usaha kita bisa turun
produktivitasnya.
Penyederhanaan Usaha Anda
Pembuatan SOP jika pemiliknya mau
memenuhi syarat, yakni memisah-misahkan usahanya berdasarkan bidang usaha. Jika
dicampur aduk, percayalah itu ibarat nasi yang di campur gamplek dan sagu.
Bagaimana rasanya? Yang jelas, rasanya tidak selezat jika dimasak sendiri (bukandi
campuraduk) kan?
Cara paling mudah adalah memilah-milah usaha
berdasarkan jenis dan karakteristik bisnisnya. Contohnya usaha rental mobil
tidak bisa dijadikan satu dengan properti karena jenisnya berbeda, cara
pengelolaannya juga beda.
Tujuh SOP Wajib
Tujuh SOP Wajib
- Produksi dan Distribusi
- Pemasaran: Promosi dan Penjualan
- Akuntansi, Keuangan, & Pajak
- SDM & Pengembanganya
- Pelayanan & Pengelolaan Pelanggan
- Operasional Usaha
- Pembukaan & Penutupan Usaha
SOP Produksi & Distribusi
Setiap perusahaan memiliki lini produksi dan disrtibusi. Dua hal ini dijadi
satukan pembahasan berkaitan erat. Bidang produksi meliputi pembuatan produk.
Bidang disrtibusi meliputi pengantaran barang (produk) dari satu tempat ke
tempat lain.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PRODUKSI?
- Proses mendapatkan bahan baku
- Proses mengelolah bahan baku menjadi produk siap jadi
- Proses pengemasan barang yang dibeli dalam bentuk curah menjadi produk dalam kemasan
- Proses pengaplikasian sebuah produk
- Proses menghasilkan sebuah jasa tertentu
SOP Pemasaran: Promosi & Penjualan
Setiap usaha pasti harus memasarkan produknya.
Kebanyakan dari kita hanya terjebak pada cara-cara menjual. Padahal penjualan
itu selalu diawali dengan stategi promosi yang efektif. Pemasaran yang efektif
adalah stategi promosi yang menghasilkan penjualan sesuai dengan upaya yang
dikeluarkan. Perusahaan-perusahaan besar mengelompokan bagian ini menjadi satu
bagian besar, yakni pemasaran. Jadi, pemasaran itu sangat luas artinya.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG
TERMASUK BIDANG PEMASARAN: PROMOSI &
PENJUALAN ?
- Proses mengetahui konsumen dari produknya
- Proses melakukan komunikasi dengan konsumen tentang keberadaan dan manfaat produk produk
- Proses melakukan penjualan kepada konsumen
SOP Akuntansi, Keuangan, & Pajak
Pengusaha kecil sering melalaikan dua fungsi ini
yaitu, akuntansi dan pajak. Mereka itu yang mengurusi hal-hal yang berkaitan
dengan arus uang keluar dan masuk (dari hasil transaksi harian), maka akuntansi
adalah proses pembukuan atau penyajian laporannya. Sedangkan pajak berkisar
tentang setoran kita kepada pemerintah. Tiga hal ini harus di pisahkan meskipun
dikelompokan menjadi satu bagian.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG AKUNTANSI, KEUANGAN,
& PAJAK?
- Proses transaksi harian ditempat usaha kita
- Proses pencatatan/pembukuan transaksi-transaksi tersebut
- Proses perhitungan, pelaporan, dan pembayaran pajak
Sop SDM & Pengembangannya
Bagian ini terdiri dari dua bidang yang terpisah satu
sama lain, tetapi fungsinya berurutan. Perusahaan-perusahaan menjadikan
bidang ini menjadi satu-kesatuan yang tidak terpisahkan. Bidang SDM meliputi
proses rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengangkatan karyawan serta pengawasan
kinerja karyawan sehari-hari. Sedangkan bidang pengembangan SDM meliputi
evaluasi kinerja karyawan, re-training (pelatihan lanjutan),
promosi, dan sebagainya.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
SDM & PENGEMBANGANNYA?
1. Proses perekrutan karyawan baru
2. Proses pelatihan karyawan
3. Proses promosi dan demosi karyawan
SOP Pelayanan Konsumen & Pengelolaan Pelanggan
Adalah ujung tombak
perusahaan-perusahaan besar dalam upaya memperoleh repeat order dari
para konsumen/pelanggan. Sebagian orang menyebutnya Customer
Relationship Management (CRM). Apapun namanya dan seberapapun kecilnya
usaha kita, jika ingin memiliki masa depan cerah, kita harus berusaha sekuat
tenaga untuk menyusun SOP bidang pelayanan konsumen dan pengelolaan pelanggan.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
PELAYANAN KONSUMEN DAN PENGELOLAAN PELANGGAN?
1. Proses penyambutan konsumen/pelanggan yang datang ketempat usaha kita
2. Proses membantu konsumen/pelanggan memperoleh segala kebutuhannya
3. Proses membangun database pelanggan
4. Proses pengelola pelanggan
SOP Operasional Usaha
Adalah kegiatan –kegiatan yang dilakukan
oleh perusahaan setiap hari, setiap bulan, atau setiap tahun. Kegiatan-kegiatan
ini sudah ditentukan tanggal operasionalnya sehingga tidak saling menggangu,
justru saling mendukung.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
OPERASIONAL USAHA?
1. Prosedur Operasional sehari-hari
2. Prosedur Penanganan Komplain
3. Prosedur Pengawasan Usaha
4. Prosedur Evaluasi Usaha
5. Prosedur Pengurusan Legatitas Usaha
6. Prosedur Pengamanan Tempat Usaha
SOP Pembukaan & Penutupan Usaha
Yang dimaksud pembukaan usaha adalah
prosedur yang kita lakukan saat akan membuka usaha baru yang sejenis di kota
lain. Sedangkan yang dimaksud penutupan usaha adalah prosedur yang harus kita
lakukan untuk menutup usaha tersebut jika bangkrut. SOP ini akan mempermudah
kita saat ingin membuka usaha sekaligus menghindarkan kita dari masalah atau
sengketa jika kita menutup usaha.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK
BIDANG PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN USAHA?
- Prosedur perencanaan pembukaan usaha baru
- Prosedur realisasi rencana pembukaan usaha baru
- Prosedur pengelolaan risiko pada usaha yang sudah berjalan
- Prosedur penutupan usaha & pemberesan
Tidak ada rumusan baku untuk menyusun SOP. Kita bisa
menyusun SOP semaunya. Yang penting, SOP itu harus bisa menyederhanakan proses kerja, mampu meningkatkan efisiensi ,
memudahkan pengembangan usaha dan yang lebih penting, cocok untuk di terapkan
di usaha anda.
Menyusun SOP itu sangat mudah karena hanya
melalui 3 tahap saja yaitu.
1. Menentukan jenis
pekerjaan dan alur kerjanya.
2. Menggambarkan dalam
bentuk bagan.
3. Menuliskan dalam bentuk
uraian.
Trik menyusun SOP produksi & distribusi
Alur kerjanya:
- Ayam di cuci bersih
- Ayam di rendam dalam larutan bumbu.
- Ayam di goring.
- Ayam goring ditiriskan.
- Ayam goring siap saji.
Trik Menyusun SOP pemasaran: promosi & penjualan
Kami akan mengambil contoh pekerjaan saja dan menyusun SOP-nya,misalnya membuat sarana promosi
berupa brosur. Menentukan jenis pekerjaan
& alur kerjanya jenis pekrejaan: membuat
sarana promosi brosur. Alur kerjanya:
1. Menetapkan materi promo
yang akan di masukan brosur.
2. Medesain brosur.
3. Meminta persetujuan
atasan/principa
4. Mencetak brosur.
5. Menyebarkan brosur.
Trik Menyusun SOP Akutansi, keuangan & pajak.
Saya akan mengambil satu
contoh pekerjaan saja, misalnya transaksi antara konsumen/pelanggan. Menentukan jenis pekerjaan
&alur kerjanya.jenis pekerjaan: transaksi antara kasir dengan konsumen/pelanggan.
Alur kerjanya:
1. Konsumen/pelanggan
mendatangi kasir untuk membayar transaksi.
2. Kasir menghitung biaya
yang harus di bayar konsumen/pelanggan berdasarkan nota order.
3. Kasir memberitahukan
nilai yang harus di bayarkan kepada konsumen/pelanggan.
4. Konsumen/pelanggan
membayar dengan uang tunai dan kasir menerima.
5. Kasir membubuhkan cap
lunas pada nota danmenyerahkan nota kepada konsumen/pelanggan.
Trik
Menyusun SOP SDM & Pengembangannya
saya akan mengambil satu contohpekerjaan saja,
misalnya melakukan eavaluasi kinerja karyawan secara berkala. Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya. Jenis pekerjaan: Melakukan evaluasi kinerja karywan
secara berkala.
Alur kerjanya:
- Pemimpi mengumpulakn data track record karyawan selama periode evaluasi berjalan.
- Pemimpin melakukan penilaian kerja dan membuat resume penilaian.
- Berdasarkan resume penilain kinerja, pemimpin memanggil satu per satu karyawan untuk di beri pengarahan. Karyawan yang berprestasi diberikan penghargaan (reward), sedangkan karyawan yang berprestasi buruk akan di beri sanksi (punishment).
- Pemimpin mengarsipkan data penilaian kinerja karyawan.
Trik Menyusun SOP Pelayanan & pengelolaan
pelanggan
Saya akan
mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya menyusun database pelanggan dan mengelola
database pelanggan Menentukan
jenis pekerjaan & alur kerjanya jenis pekerjaan Menyusun
database pelanggan dan mengelola database pelanggan.
Alur kerjanya:
1.
Costumer
service meminta pelanggan untuk mengisi formulir identitas pelanggan.
2.
Costumer
service melakukan input data pelanggan ke dalam komputer dan mengarsipkan
formulir isian ke lemari arsip.
3.
Costumer
service melakukan komunikasi secara berkala kepada para pelanggan.
4.
Costumer
service menyelenggarakan acara (event) khusus untuk para pelanggan.
Trik Menyusun SOP Operasional Usaha
Saya akan mengambil satu contoh pekerajaan saja, misalnya melakukan kerja
lembur. menentukan jenis pekerjaan & alur
kerjanya Jenis pekerjaan: Melakukan kerja lembur.
Alur kerjanya:
1. Karyawan mengisi formulir kerja lembur.
2. Karyawan meminta persetujuan atasan.
3. Karyawan serahkan satu lembar ijin kerja lembur kepada security.
4. Selesai kerja lembur, karyawan meminta tanda tangan security.
5. Karyawan serahkan formulir kerja lembur ke bagian SDM.
Trik Menyusun SOP pembukuan &
penutupan usaha
saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya melakukan grand
opening. Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya. Jenis pekerjaan: melakukan grand opening.
Alur kerjanya:
- KIrim undangan kepada supplier, mitra kerja, calon konsumen, media masa.
- Siapkan tempat usaha sebagai lokasi grand opening.
- Sewa peralatan & perlengkapan pesta.
- Selenggarakan acara grand opening.
- Bereskan peralatan & perlengkapan grand opening, siapkan operasional.
Kesimpulan:
- Jenis pekerjaan harus di temukan/di kenali terlebih dahulu. Jika anda sudah memiliki struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, itu akan sangat membantu menemukan jenis-jenis pekerjaan yang akan di buat SOP-nya.
- Alur kerja di buat untuk mempermudah membuat bagan. Setelah menemukan atau mengenali jenis pekerjaan , coba bayangkan alur kerjanya
- Bagan di buat sesimpel mungkin. Ada urutan langkah dan tanda panah sebagai pemandu langkah.
- Tahapan/langkah di buat sangat simpel dan mudah di pahami.
- Pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain berurutan , saling berkaitan, dan tidak berdiri sendiri jika anda menyusun sebuah system, pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam usaha anda bukanlah pekerjaan yang terpisah-pisah, melainkan hanya terbagi-bagi sesuai kelompoknya.
Ketika kita berhasil menyusun SOP, ternyata kita baru melangkah pada tahapan pertama saja. Masih ada tahapan ke dua dan tahapan ke tiga. Yakni aplikasi/penerapan SOP dan revisi/penyempurnaan SOP. Tanpa revisi /penyempurnaan , SOP tidak akan mampu menyeimbangi di namika usaha kita. Jadi jangan gembira dulu kalau sudah berhasil menyusun SOP. Masih ada jalan panjang yang harus kita lalui supaya SOP itu berhasil menunjang kemajuan atau perkembanan perusahaan.
Enam
cara Aplikasi SOP
Aplikasi SOP dapat dilakukan melealui enam car berikut
ini:
A. Training dasar.
B. Trining tingkat lanjut
C. Briefing berkala.
D. Evaluasi berkala
E. Sanksi bagi pelanggar SOP
F. Reward bagi pelaksanaan SOP
A. Training
Dasar
Training Dasar adalah training yang di
lakukan pertama kali untuk karyawan baru. Sebelum bekerja untuk pertama kali,
anda seahrusnya memberikan training dasar training ini sifatnya indoktrinasi untuk mencuci otak karyawan
baru agar mampu bekerja dengan cara kita (bukan cara si karyawan atau cara
di tempat kerja yang lama).
Training dasar bertujuan agar si
karyawan baru dapat melekukan pekerjaan yang di bebankan kepadanya secara cepat
dan tepat.
Training dasar adalah kelanjutan proses
pnerimaan karyawan dan merupakan bagian dari masa percobaan.
Training dasar yang harus anda berikan
pertama kali kepada karyawan anda:
1. Penjelasan umum tentang perusahaan anda
2. Visi dan misi perusahaan anda
3. Struktur organisasi perusahaan anda (khususnya posisi
karyawan baru dan hubungan dengan posisi-posisi lainnya)
4. deskripsi pekerjaan karyawan anda (khususnya daskripsi
pekerjaan karyawan yang baru dan hubungannya dengan deskripsi pekerjaan
karyawan baru
5. Peraturan-peraturan perusahaan bagi karyawan baru.
6. SOP bagi karyawan baru tersebut (sesuai jabatannya)
Bagaimana
cara memberikan materi SOP saat training dasar?
Anda harus terlebih dahulu menjelaskan
visi dan misi perusahaan. Tujuannya adalah agar si karyawamn paham ke man I
harus membawa pwerusahaan anda.
Berapa
lama training dasar di selenggarakan ?
Penjelasan yang sifatnya teoritis cukup
di berikan beberapa jam saja.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan
praktik? Antara 1-4 minggu. Jangan terlalu lama. Cntoh: dalam waktu seminggu,
karyawan kita harus mahir menggreng ayam seperti yang tertulis di SOP-nya.
Apakah
penyebab kegagalan training dasar?
Penebabnya adalah mental karyawan baru.
Tidak semua orang cetap beradaptasi atau mampu mengubah kebiasaannya dengan Cepat.
Contoh: orang yang tidak bisa bekerja cekatan, saat di tuntut untuk bekerja
cekatan justru melakukan kecerobohan.oleh karena itu,saran terbaik adalah
seleksilah calon karyawan anda dengan baik , jangan samapai anda membuang-buang
waktu memberikan training dasar kepada karyawan yang tidak berkompeten.
B.
Training Tingkat Lanjut
Training
tingkat lanjut
Training yangdi lakukan sebagai
kelanjutan training dasar untuk meningkatkan keterampilan kerja karyawan.
Training tingkat lantjut bertujuan agar
si karyawan dapat meningkatkan profesionalisme kerja berdasarkan SOP, sehingga
makin mendekati gambaran ideal kita.
Kapan
training tingkat lanjut harus di lakukan?
Training tingkat lanjut adalah training
dasar dan merupakan bagian dari dinamika uasaha anda. Jadi setelah karyawan di
nyatakan lolos masa percobaan, keterampilan karyawan harus segera di tingkatkan
melalui training tingkat lanjut.
Apa saja
materi training tingkat lanjut itu?
Training tingkat lanjut berisi
materi-materi pedalaman terhadap materi-materi training tingkat dasar dan
materi-materi pengembangan usaha.
Contoh materi yang sifatnya pendalaman
materi training dasar adalah peningkatan keterampilan atau kemahiran karyawan
sesuai SOP atau SOP yang di revisi/disempurnakan dan berkaitan dengan
tercapainya visi dan misi perusahaan. Selain materi-materi yang sudah saya
ungkapkan,anda bisa memberikan materi training tingkat lanjut sendiri sesuai
kebutuhan usaha anda.
Bagaimana
cara memberikan materi saat training tingkat lanjut?
Karyawan yang mengikuti training tingat
lanjut bukanlah karyawan yang harus di indoktrinasikan seperti karyawan baru
yang mengikuti training dasar. Cara terbaik adalah menggunakan system training
terbuka. Kita memberikan umpan, biarkan si karyawan berlomba-lomba memakan
umpannya.
Bagaimana
urutan memberikan materinya?
Yang pertama anda berikan adalah tujuan
(sasaran/goal) perusahaan biarkan si karyawan memahami dulu tujuan kita.
Setelah karyawan sadar dengan tujuan kita, bawalah mereka masuk materi inti.
Misalnya peningkatan kinerja berdasarkan SOP terbaru atau justru mereka harus proaktif
memperbaiki SOP lama.
Berapa
lama training tingkat lanjut diselenggarakan?
Training bukanlah sekolah yang memakan
waktu lama plus biaya banyak. Training jenis ini biasanya di selenggarakan di
luar kantor/tempat usaha anda. Tujuannya agar karyawan mengikuti merasa fresh
lahir batin.
Apa
penyebab kegagalan training tingkat lanjut?
Banyak karyawan yang enggan mengikuti
training tingkat lanjut karena menganggap tidak ada gunanya mengikuti training
itu. Oleh sebab itu, banyak karyawan yang mengikuti training tingkat lanjut
untuk bertamasya atau berbelanja. Bagaimana mungkin training seperti ini
berhasil jika ada di otak karyawan kita adalah bertamsya atau berbelanja.
C. Briefing
berkala
Briefing adalah pengarahan. Setiap kita
hrus memberikan pengarahan kepada karyawan untuk mengikuti SOP usaha kita.
Briefing bisa di jadikan salah satu
sarana sosialisasi SOP. Tujuan briefing adalah untuk memberikan
pengarahan tentang kierja karyawan suapaya tetap sesuai visi dan misi
perusahaan, dalam kaitanya dengan SOP, briefing bertujuan meningkatkan karyawan
agar menerapkan SOP dalam melakukan pekerjaan-pekerjaannya. Briefing jg
bertujuan untuk mencuci otak karyawan supaya berpikirnya sesuai dengan cara
berpikir kita, sehingga ia mudah sekali menerapkan SOP dalam pekerjaannya. Jika
SOP kita sudah tertanam di pikiran bawah sadar karyawan, maka otomatis karyawan
akan bekerja dan bertindak sesuai SOP tanpa kita beri arahan lagi.
Kapan
briefing dilakukan?
Pada perusahaan-perusahaan besar,
briefing di lakukan setiap pagi sebelum karyawan bekerja dan setiap sore atau
malam hari sebelum karyawan pulang. Briefing pagi berfungsi untuk membahas
rencana kerja pada hari itu dan target-target yang ingin di capai, sedangkan
briefing sore/malam untuk melakukan evaluasi kinerja pada hari itu dan
pencapaian target.
Apa saja
materi briefing?
Pada briefing pagi, ingatkan karyawan
untuk menaati SOP dan bekerja sesuai dengan SOP. Ingatkan mereka tentang visi
dan misi perusahaan serta pencapaiannya berkat karyawan yang berperan aktif
melaksanakan SOP setiap saat.
Berapa
lama briefing dilakukan?
Briefing di lakukan secara bervariasi,
tergantung kebutuhan. Ada yang cukup melakukan briefing selama 10 menit, tetapi
ada pula yang harus melakukan briefing sampai 1 jam.
Apakah
penyebab briefing gagal di lakukan?
1. Pemimpin dan karyawan sama-sama tidak disiplin
sehingga briefing terkadang dilakukan, tapi terkadantg tidak.
2. Pemimpin terlalu percaya diri dengan kemampuannya
sehingga merasa tidak perlu melakukan briefing, karyawawn hanya mengikuti.
3. Karyawan merasa tidak perlu mengikuti briefing karena
tidak ada manfaat yang diperoleh dari briefing.
D. Evaluasi
berkala
Evaluasi berkala
bukanlah evaluasi harian yang kita lakukan saat briefing. Yang di maksud
evaluasi berkala adalah evaluasi SOP usaha kita selama periode tertentu.
Apakah
tujuan evaluasi berkala?
Tujuannya adalah mengetahui efektivitas
dan efisien di perusahaan kita sejak berakunya SOP selama periode tertentu, SOP
yang tidak dinamis bisa merugikan perusahaan dalam jangka panjang. Sedangkan
SOP yang terlalu dinamis justru dapat membingungkan karyawan.
Kapan
evaluasi berkala di lakukan?
Evaluasi SOP dilakukan usaha anda.
Dinamika usaha anda tentu di pengaruhi oleh jenis usaha anda. Bagii anda yang
memilih jenis usaha di bidang makanan dan minuman, dinamikanya tentunya sangat
tinggi.
Apa saja
materi evaluasi berkala?
1. Evaluasi perkembangan usaha anda
2. Rencana-rencana perkembangan usaha anda
3. Pengembangan SOP sesuai rencana pengembangan usaha
anda
Apa
penyebab kegagalan evaluasi berkala?
Sebagai, pegusaha kita sering terjebak
dalam kesibukan kita.kalupun tidak terjjebak dalam zona kenyamanan. Dua hal ini
adalah racun paling mematikan bagi kita dan usaha kita. Oleh karena itu,SOP di
buat supaya usaha kita terhindar dari resiko tersebut.
E. Sanksi
Bagi Pelanggar SOP
Salah satu jawabannya adalah adanya
sanaki (punishment) yang tegas bagi pelanggar SOP. Untuk apa aturan yang tidak
ada sanksinya? SOP juga harus memiiki sanksi yang tegas dan di terapkan secara
tegas.
Kettegasan kita dalam memberikan sanksi,
adalah titik total menuju kemajuan usaha kita! Berikan sanksi yang pantas dan
pastikan karyawan lain mengetahuinya agar karyawan mengambil hikmah dari
peristiwa tersebut.
Bagaimana cara agar kita tidak semena-mena memberikan sanksi kepada
karyawan ?
Kita juga harus mengatur memerikan
sanksi, jenis pelanggaran dan jenis sanksi yang di berikan dalam SOP.ketentuan
ini biasanya termasuk SOP bidang SDM & pengembangannya. Jika ketentuannya
jelas, kita tidak akan di salahkan oleh siapapun ketika memberikan sanksi yang
tegas kepada karyawan. Bahkan mungkin kaaryawan lain justu akan angkat jempol
kepada kita yang mampu menegakan SOP demi kepentingan yang lebih besar, yakni
pengembangan usaha dan menyelamatkan harkat hidup karyawan yang lain.
F. Reward
bagi pelaksanaan SOP
Salah satu jawabannya adalah pemberian
penghargaan (reward) yang pantas kepada karyawan yang telah melaksanakan SOP
dengan baik sehingga kinerja perusahaan meningkat dari waktu ke waktu.mari kita
tanyakan kepada diri kita.selama ini, beberapabanyak atau beberapa sering kita
memberi penghargaan kepada karyawan yang merasa puas bekerja bersama kita?
Salama ini karyawan potensial yang mengundurkan diri dari perusahaan kita
karena berbagi alas an ketidakpuasan? Jika menuntut karyawan untuk menaati SOP
dan bekerja berdasrkan SOP, maka saat mereka sudah melaksanakan perintah kita
itu, mereka berhak atas penghargaan (Reward) dari kita.
Bagaimana cara supaya kita tidak pilih kasih dalam memberikan penghargaan
kepada karyawan?
Kita harus mengatur berbagai jenis penghargaan
yang bisa kita berikan kepada karyawan. Kita juga harus mengatur pekerjaan
seperti apa yang prestasinya patut mendapat penghargaan dari perusahaan.
Sampai di sini, anda sudah memahami cara
aplikasi SOP.tentu saja cara-cara aplikasi yang saya ungkapkan di sini adalah
versi saya dan saya peruntukan secara umum. Khusus ubtuk usaha anda,mungkin di
perlukan cara aplikasi yang sangat spesifik yang mungkin tidak tergambarkan.
Komentar
Posting Komentar