6 Cara untuk Mendesain Proses dan Alur Kerja (Work Flow)

Work Flow

Proses alur kerja merupakan dasar dalam pembuatan SOP, dan hal ini sangat penting bagi perusahaan dalam menyeragamkan pemahaman kerja dari pegawai dan karyawan. Semakin sederhana alur kerja dan digambarkan dengan skema yang mudah dipahami akan semakin baik.

Alur Kerja Bengkel

Proses alur kerja yang baik juga memudahkan perusahaan untuk melacak balak kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses kerja. Dengan alur kerja yang baku, maka diharapkan hasil kerja juga akan baku (standar) serta memiliki konsistensi yang tinggi. 

Sebagaimana contoh diatas; Alur kerja bengkel dibuat sedemikian ringkas dan informatif sehingga mudah dipahami oleh pegawai bengkel. 

6 Cara untuk Mendesain Proses dan Alur Kerja (Work Flow)

Peter Drucker seorang konsultan dan ahli manajemen dalam catatannya pernah menuliskan ‘Begitu banyak dalam manajemen yang membuat orang sulit untuk bekerja.’ Semua ini lebih terasa nyata pada pengaturan ulang organisasi atau organisasi skala kecil. Dengan jumlah orang yang sedikit, pekerjaan dikerjakan dilakukan secara tidak efisien.

Saat ini, bahkan tingkatan/hierarki manajemen menghilang dengan cepat dan pertumbuhan staf menjadi lebih ramping. Berikut ini adalah 6 langkah-langkah yang akan membantu anda mengelola pekerjaan dengan lebih cerdas dan meningkatkan hasil anda. 

LANGKAH NO.1 

Pastikan semua orang dalam perusahaan mengetahui apa yang dilakukannya. Sebuah organisasi tidak dapat berjalan tanpa tujuan. Fokuskan semua sumber daya pada semua permasalahan utama. Luangkan lebih banyak waktu untuk memperjelas sasaran dan prioritas. 

LANGKAH NO. 2 

Memeriksa semua aturan dan peraturan yang berkaitan. Banyak aturan yang tumbuh dari ketakutan dan ego yang berlebihan dari manajemen. Beberapa aturan yang dibuat oleh perusahaan seringkali menimbulkan hambatan terhadap kelancaran fungsi. Dengan kata lain, periksa seluruh aturan yang menghambat kinerja. 

LANGKAH NO.3 

Analisa semua prosedur secara detil dan mendalam. Hampir semua proses dapat diperbaiki. Hilangkan langkah-langkah yang tidak perlu. Delegasikan otoritas kepada tingkat yang lebih rendah untuk mempercepat keputusan. Jauhkan pemeriksaan yang berlebihan dan berbagai otoritas yang ada. Saya membaca di Koran bahwa salah satu organisasi memperpendek proses dari 120 menjadi 4 dengan menghilangkan berbagai lapis manajemen. 

LANGKAH No.4. 

Hilangkan duplikasi. Aanalisa semua bentuk dan laporan. Banyak laporan yang berlebihan dan ketinggalan zaman. Setengah dari file organisasi yang disimpan adalah duplikasi. Departemen yang lain mungkin menyimpan catatan yang serupa. Ajukan pertanyaan apakah Anda benar-benar membutuhkan setiap helai kertas. Jauhkan dari kekacauan. Dengan teknologi tentang catatan-catatan yang penting, dokumen dapat disimpan dalam komputer. 

LANGKAH NO.5.

Sederhanakan pekerjaan. Usahakan lebih sedikit tingkatan, tugas, dan aturan-aturan. Bekerjalah dengan sedikit melakukan perpindahan. Identifikasikan kemacetan yang terjadi dan hilangkanlah mereka. Mintalah pendapat orang-orang supaya dapat mengerjakan proses dengan lebih sederhana. Ada beberapa jalan yang berbeda tentang cara menyelesaikan tugas itu supaya dapat bekerja. 

LANGKAH NO. 6 

Tingkatkan hubungan dengan pemasok. Ini berlaku juga untuk pemasok internal dan eksternal. Konflik antara engineering dan bagian produksi sama berbahayanya dengan menerima barang dibawah standar dari pemasok. Pastikan terciptanya koordinasi, harmoni, dan perdamaian antar departemen dan orang-orang yang bekerja di dalam organisasi. Ungkapan , “ramping dan berarti “ adalah nasihat yang buruk. “Ramping dan bersahabat “ akan menghasilkan hasil yang lebih baik.

Perubahan-perubahan ini harus sengaja dibawa dan dipikirkan dan melakukan segala usaha untuk mewujudkan usaha ini dalam manajemen puncak. Dengan kata lain, manajemen harus memastikan bahwa berbagai perintah yang ada tidak hanya disuarakan ke arah bawah dan ke semua tingkatan tetapi juga harus dipahami oleh orang-orang dengan cara yang harus dipahami.