Prosedur Singkat Transaksi Ekspor - Impor Menggunakan Letter of Credit


Letter of Credit

  
Prosedur Singkat Transaksi Ekspor Impor Menggunakan L/C

Pada uraian ini akan diulas tentang pelaksanaan transaksi ekspor-impor, Secara singkat akan diberikan prosedur umum pelaksana­an transaksi ekspor-impor dengan L/C, sebagai berikut:
  1. Importir mengajukan permohonan kepada bank pembuka L/C (issuing/opening bank), untuk membuka L/C yang ditujukan kepada eksportir (catatan: se­belumnya telah ada "Sales Contract" antara importir dan eksportir).
  2. Bank Pembuka L/C yang bersangkutan membuka L/C tersebut kepada bank koresponden di tempat eksportir (advising bank).
  3. Advising bank meneruskan L/C tersebut kepada eksportir.
  4. Eksportir menyiapkan dan mengapalkan barang-barang yang akan dikirimkan kepada importir (account party/buyer).
  5. Atas pemuatan barang-barang di kapal, eksportir menerima dokumen pe­ngapalan B/L dari maskapai pelayaran. Khusus di Indonesia B/L lazim disyarat­kan dikirim Maskapai Pelayaran melalui advising bank.
  6. Dokumen-dokumen pengapalan serta wesel kemudian diserahkan oleh ekspor­tir kepada advising bank yang meminta bertindak sebagai "negotiating bank" (bank yang menegosiasi wesel). Yang menjadi negotiating bank ini boleh juga bank lain, tergantung keinginan eksportir.
  7. Advising bank atau negotiating bank menegosiasi (membeli) wesel yang diaju­kan eksportir tersebut.
  8. Selanjutnya dokumen-dokumen pengapalan dikirimkan oleh negotiating bank kepada issuing bank untuk mendapat ganti pembayaran (reimbursement).
  9. Issuing bank memeriksa dokumen-dokumen tersebut apakah sesuai dengan syarat-syarat L/C dan bila "ya", kemudian meminta importir menebusnya de­ngan cara pembayaran yang disyaratkan dalam L/C, pembayaran pada saat pe­ngajuan dokumen (at sight) atau berjangka (usance).
  10. Importir membayar atau meminta "issuing bank" untuk mendebit rekening­nya pada bank tersebut.
  11. Issuing bank kemudian me-reimburse negotiating bank dengan mengkredit rekening negotiating bank pada issuing bank, kalau ada, atau bila tidak, pada bank ketiga yang ditunjuk.
Secara singkat dan lebih sederhana dapat diberikan contoh prosedur pelaksanaan tran­saksi L/C tersebut sebagai berikut:
 
PT. XYZ di Jakarta (selaku eksportir) telah mengadakan kontrak jual-beli dengan pe­dagang di Hongkong, ABC Co., untuk mengirimkan sebanyak 100 unit barang seharga HK $200 per unit, dengan syarat pembayaran membuka L/C yang telah ditetapkan dalam kontrak tersebut.

Langkah I
 
ABC Co. di Hongkong meminta banknya untuk membuka L/C ke PT. XYZ di Jakarta, dengan syarat-syarat sesuai dengan "Sales Contract" yang telah disepakati antara kedua­nya.

Langkah II
 
Bank, di mana importir tersebut menjadi langganannya, menerima aplikasi pembukaan L/C tersebut dan langsung membuka L/C-nya. Pembukaan L/C dapat dilakukan dengan kawat atau dengan surat melalui korespondennya di Negara eksportir.

Langkah III
 
PT. XYZ setelah menerima L/C tersebut melalui banknya langsung mempersiapkan barang-barang dan dokumen-dokumen pengapalan sesuai dengan syarat-syarat yang telah disepakati dalam "Sales Contract".Jika sudah sesuai dan siap, kemudian terus mengi­rimkan barangnya dan menyerahkan dokumen-dokumen yang diminta L/C kepada banknya untuk menerima pembayaran (bank tersebut bertindak sebagai negotiating).

Langkah IV
 
Dokumen-dokumen yang telah disediakan PT. XYZ tersebut oleh negotiating bank diteliti kebenarannya.Jika telah sesuai maka negotiating bank langsung membayar sesuai instruksi yang ada pada L/C dan meneruskan dokumen-dokumen tersebut kepada opening bank.

Langkah V
 
Setelah menerima dokumen-dokumen tersebut dari negotiating bank maka opening bank meneliti kebenarannya apakah telah sesuai dengan yang disyaratkan L/C. Apabila sudah sesuai, opening bank tersebut akan langsung mengkredit rekening negotiating bank sesuai dengan instruksi yang tercantum dalam surat pengantar dokumen. Selanjutnya setelah importir membayar/menebus dokumen-dokumen tersebut atau rekeningnya didebit, maka opening bank menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada importir untuk pengeluaran barang dari pabean.
 

PERSIAPAN-PERSIAPAN EKSPORTIR — IMPORTIR

1. EKSPORTIR
  • Menerima order dari importir
  • Menerima L/C dari bank di Negara eksportir, yang merupakan advising bank atau dapat bertindak sebagai confirming/negotiating bank.
  • Menyiapkan barang-barang ekspor (bila eksportir produsen) atau me­mesan barang dari produsen/supplier.
  • Menyelenggarakan pengepakan ba­rang ekspor dengan atau tanpa ban­tuan ekspedisi.
  • Memesan ruangan kapal pada mas­kapai pelayaran.
  • Melakukan pemuatan barang dengan/tanpa perusahaan ekspedisi.
  • Mengurus B/L pada maskapai pela­yaran.
  • Menutup asuransi, tergantung syarat L/C.
  • Menyiapkan faktur dan dokumen-do­kumen pengapalan yang disyaratkan dalam L/C (termasuk Consular In­voice bila diharuskan).
  • Menyerahkan dokumen-dokumen dan mengajukan wesel kepada ad­vising/negotiating bank untukmem­peroleh pembayaran/akseptasi sesuai syarat L/C.
  • Memperoleh pembayaran/akseptasi wesel dari advising/negotiating bank.
  • Mengirim copy dokumen-dokumen pengapalan kepada importir/mem­beritahukan pengapalan kepada im­portir.

2. IMPORTIR
  • Menempatkan order pada eksportir.
  • Meminta bank membuka L/C untuk eksportir (opening bank), yang dapat bertindak sebagai paying bank.
  • Menyelesaikan persyaratan-persyarat­an pembukaan L/C pada opening bank.
  • Menerima pemberitahuan tibanya do­kumen-dokumen pengapalan dari opening bank yang dikirim oleh advising/negotiating bank.
  • Menyelesaikan formulir-formulir impor dan perhitungan-perhitungan asuransi, bea masuk dan pajak.
  • Melakukan penyetoran pajak,bea masuk
  • Menebus dokumen-dokumen pengapalan dengan melakukan pembayar­an, akseptasi wesel kepada opening bank sesuai syarat L/C.
  • Menyerahkan bukti penyelesaian for­mulir impor dan pelunasan pajak/bea masuk yang telah disahkan oleh bank kepada Bea dan Cukai untuk memperoleh D.O.
  • Menyerahkan D.O. dan B/L kepada maskapai pelayaran untuk pengeluar­an barang dengan atau tanpa per­usahaan ekspedisi.
  • Mengajukan claim ganti rugi kepada ­eksportir atau kepada maskapai asu­ransi, dalam hal terdapat kehilangan-­kehilangan atau kerusakan-kerusakan barang.
  • Melunasi wesel pada tanggal jatuh tempo, kalau belum diselesaikan se­belumnya dengan bank.


PELAKSANAAN PEMBUKAAN L/C

Cara-cara  pembukaan L/C
 
Bilamana issuing bank telah menyetujui aplikasi pembukaan L/C importir, maka bank tersebut membuka L/C yang ditujukan kepada bank di tempat eksportir sebagai­mana disyaratkan dalam formulir aplikasi tersebut.

Apabila nama bank di Negara eksportir tersebut tidak disyaratkan oleh importir maka biasanya bank pembuka L/C (issuing bank) akan memilih sendiri advising banknya yakni cabangnya, kalau ada, atau umumnya bank korespondennya yang setelah me­nerima L/C tersebut dari issuing bank kemudian akan meneruskan atau mengadviskan/mengkonfirm L/C tersebut kepada eksportir sesuai dengan persyaratan-persyaratan dalam L/C. Advising bank di tempat eksportir inilah yang kemudian melakukan pem­bayaran atau akseptasi atau negosiasi atas dokumen-dokumen L/C dan wesel yang di­serahkan oleh eksportir. Sebuah bank, sebagaimana halnya advising bank yang dipilih tadi, dapat dinamakan bank korespondensebuah bank lain apabila antar-kedua bank yang bersangkutan telah ada perjanjian kerja sama atau kesepakatan untuk saling meng­amankan transaksi-transaksi yang disalurkan antar-sesamanya, perjanjian mana di­sebut "Agency Arrangements" Hubungan kerja sama tersebut dapat sampai tingkat hubungan biasa saja antara lain tukar-menukar tanda tangan dan test-key untuk kawat-­mengawat tanpa ada ikatan hubungan rekening (non-depository correspondent) dan dapat juga sampai pada pemeliharaan rekening (depository correspondent).

Demikianlah maka sebuah bank akan melakukan amanat-amanat dari bank kores­pondennya dalam hal pembukaan, penerusan dan pengolahan L/C yang disalurkan ke­padanya hingga sampai penyelesaian pembayaran-pembayarannya.

Pembukaan L/C oleh bank devisa yang disalurkan melalui bank korespondennya untuk diteruskan kepada eksportir dapat dilakukan dengan cara pengiriman-pengirim­an yang berbeda sesuai dengan permintaan importir dalam applikasi Pembukaan L/C, yakni melalui:
  • Airmail (pos udara).
  • Airmail, dengan pemberitahuan singkat terlebih dahulu dengan kawat/telex.
  • full cable/telex, seluruhnya isi L/C dalam bentuk kawat/telex.

Demikian juga jalannya pengiriman dapat bervariasi, antara lain:
  1. Memberikan L/C yang dibuka tersebut kepada importir untuk dikirimkan langsung kepada eksportir.
  2. Bank pembuka yang bersangkutan dapat mengirimkan L/C tersebut langsung ke­pada eksportir melalui pos.
  3. Bank pembuka yang bersangkutan dapat mengirimkan L/C tersebut kepada bank koresponden di luar Negeri melalui pos yang kemudian akan meneruskannya kepada eksportir.
  4. Bank pembuka yang bersangkutan dapat mengawatkan kepada bank koresponden­nya di luar Negeri yang akan memberitahukan perincian-perincian L/C tersebut kepada eksportir dan bahwa L/C yang asli akan dikirim kepada bank koresponden perpos atau bank koresponden tersebut akan menerbitkannya dalam L/Cnya ter­sendiri,

Dari keempat cara tersebut di atas cara No. 3 dan No. 4 yang lebih lazim. Se­bagai informasi perlu diketahui bahwa adakalanya bank-bank menggunakan penge­luaran 'Private Code" untuk perubahan-perubahan L/C yang sebelumnya telah di­sampaikan artinya kepada bank-bank korespondennya, sehingga setiap ada perubahan L/C hanya beberapa keterangan yang penting saja yang disampaikan dan keseluruhan isinya akan dapat dijabarkan oleh penerimaanya.Cara ini dimaksud untuk menghemat biaya dan waktu, walaupun ternyata banyak bank yang tidak menyenanginya karena dirasakan justru menambah pekerjaan.

Hal lain yang perlu dicatat adalah kemungkinan bahwa advising bank sebuah L/C sesuai permintaan importir bukanlah bank koresponden dari issuing bank L/C yang ber­sangkutan. Advising bank tersebut yang mungkin selanjutnya bertindak sebagai nego­tiating bank, akan berusaha meminta bantuan bank lain setempat yang mempunyai hu­bungan koresponden dengan issuing bank yang bersangkutan untuk mengotentikasi (membuktikan kebenaran) L/C yang diterima tersebut, bank mana biasanya secara moril bersedia melakukanya tanpa terikat tanggung jawab apa pun atas otentikasi tei­sebut. Penerimaan suatu L/C dari non-koresponden untuk direalisir tentunya harus dengan pertimbangan-pertimbangan yang berhati-hati, karena adanya kemungkinan resiko "non-payment" dari bank yang belum dikenal atau diketahui kredibilitasnya.Ada bank yang dengan tegas tidak mau menangani  L/C dari non-koresponden, kecuali bila di-confirm oleh bank lain yang dikenal. Istilah "non-operative" atau "preliminary L/C" dimaksud sebagai L/C pendahuluan, yang sementara menunggu kelengkapan sya­rat-syaratnya dari importir dibarapkan dapat diteruskan kepada eksportir sekedar sebagai pemberitahuan.       

Formulir Pembukaan L/C
           
Sebagaimana halnya peraturan-peraturan L/C internasional yang sudah dibuat standar dan dituangkan dalam UCPJC yang dibuat oleh ICC maka ICC juga mencoba membuat standarisasi dalam formulir Pembukaan L/C. Selain itu di­kembangkan juga standarisasi format advis L/C dari issuing bank untuk L/C yang di­negosier, diaksep dan dibayar serta advis amendment L/C. Format ICC ini walaupun sudah banyak yang menggunakannya, beberapa bank-bank masih condong mengguna­kan format banknya sendiri, terutama formulir L/C. Bank-bank tersebut membuat bentuk formulir L/C-nya sendiri dengan kalimat-kalimat dan isi formulir-formulir pemikir­an-pemikiran dan pertimbangan-pertimbangannya sesuai dengan jasa hukum negara di mana banknya berada.

Formulir L/C tersebut menggunakan kepala surat bank masing-masing dan bentuk­nya dapat diciptakan sendiri atau dicontoh dari bank-bank lain atau dari buku-buku per­bankan. Namun, hakikat yang penting adalah bahwa L/C tersebut akan berisi informasi­-informasi yang dapat mencapai maksud suatu pelaksanaan transaksi dengan baik, aman dan memenuhi persyaratan L/C yang dicantumkan oleh importir pada aplikasi L/C yang telah disetujui issuing bank Contoh dari L/C yang menggunakan formulir standar ICC dapat Anda lihat Pada L/C tersebut Anda akan menemui kalimat
pertama dimulai dengan:

We here by issue in your favourthis documentary credit which i1savailable by    
 
Dengan petunjuk kolom-kolom Advising Bank, Beneficiary, Applicant dan sebagai­nya, dengan mudah segera dapat diketahui kemana L/C ditujukan dan pihak-pihak mana yang terlibat di dalamnya.

Perhatikan perbedaannya L/C  yang dibuat dalam form bank tertentu di mana pada formulir L/C tersebut petunjuk yang dapat segera dilihat hanyalah  sialamat yakni eksportir(beneficiary), sedangkan pihak-pihak lainnya tidak dicantumkan dengan nyata.

Pada contoh-contoh L/C tersebut kalimat pertama dimulai dengan:
 
We hereby authorize you to draw on ....(Hama issuing bank) by order of  (Hama importir)
atau: We hereby authorize you to value on us for account of ...
 
Oleh issuing bank lain kadang-kadang sebagai pengganti kalimat pertama tersebut digunakan:
 
We hereby establish our letter of credit in your favour                   

Formulir Sight L/C yang dikeluarkan oleh sebuah Bank Devisa Nasional (Indonesia).
Dalam pelaksanaannya L/C ini dibuat dalam rangakap 10, dan dalam lembar 4, 5, 6, 7, 8, 9, dan 10 pada sebelah bawah dibuatkan kotak/ruangan untuk instruksi kuasa membayar Bank Pembayar dengan kalimat berikut:
 
"Authorization to paying bank" dan isinya adalah kalimat-kalimat berikut.
We hereby authorize you to honour reimbursement claim made by negotiating bank (s) under this credit, by debiting our Bank X H.O. Ace. No.................... under advice to
our Head Officetntei national Parking Division, Jakarta and one copy to us quotin.Our above LIC number.


­­­Alur Proses Letter of Credit

Alur proses sebuah Letter of Credit dapat digambarkan sebagai berikut :



Penjelasan :
  • (1). Buyer berinsitif untuk memesan barang/jasa
  • (2). Seller meminta buyer untuk membuka sebuah L/C, dengan memberitahukan “Term and Condition” yang bisa diterima serta nama advising bank yang ditunjuk.
  • (3). Buyer meminta bank dimana rekeningnya berada (Issuing Bank) untuk membuka sebuah L/C dengan memberitahukan “Term and Condition” yang bisa diterima serta nama advising bank yang ditunjuk oleh seller.
  • (4). Issuing Bank membuka sebuah L/C dan mengirimkannya kepada Advising Bank. (Sekaligus mengirimkan copy-nya kepada buyer, buyer mengirimkan copy tersebut kepada pihak seller sebagai konfirmasi bahwa L/C telah dibuka). Jika issuing Bank tidak mempunyai hubungan correspondent dengan Advising Bank, maka buyer akan mencari Bank Correspondent sebagai perantara.
  • (5). Advising Bank menyampaikan L/C tersebut kepada beneficiary (seller).
  • (6). Setelah barang/jasa yang dipesan siap untuk dikirimkan, beneficiary (seller) menyiapkan dokumen yang dipersyaratkan di dalam L/C (dokumen ekpor). Jika dokumen telah siap, maka beneficiary akan menyerahkan dokumen tersebut kepada Advising Bank.
  • (7). Advising Bank akan mempelajari isi dokumen, jika telah memenuhi syarat (sesuai dengan kondisi L/C) maka dokumen akan dikirimkan kepada Issuing Bank untuk meminta pembayaran, jika tidak maka dokumen akan ditolak dan dikembalikan kepada beneficiary serta memberitahukan penyimpangan yang telah terjadi.
  • (8). Begitu dokumen diterima, Issuing Bank akan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen yang diterima dengan term and condition di dalam L/C, Jika tidak sesuai maka pembayaran akan ditolak. Jika sesuai maka Issuing Bank akan membayar pihak beneficiary (seller) melalui Advising Bank, serta mengirimkan dokumen tersebut ke pihak buyer. Dengan dokumen asli yang diterima dari issuing bank, pihak buyer akan mengambil barang/jasa di custom, tanpa dokumen asli tersebut, pihak buyer tidak akan bisa mengambil barang/jasa tersebut.

PENERUSAN L/C KEPADA EKSPORTIR

Sebagaimana telah dijelaskan bahwa berdasarkan pertimbangan-pertimbangan pengamanan maka pada urnumnya L/C yang dibuka oleh issuing bank untuk kepentingan eksportir dikirimkan melalui bank koresponden di tempat eksportir rersebut. 
Bank yang menerima L/C yang dibuka tersebut terlebih dahulu harus memperhatikan antara lain:
  • apakah L/C tersebut diterima dari bank koresponden atau bukan
  • apakah L/C tersebut mengatakan tunduk pada UCPDC
  • sifat atau jenis L/C tersebut serta tanggung jawab pembayar yang disimpulkan dari klausula yang tercantum dalam L/C.
  • Sebagai contoh, di Indonesia jenis L/C yang "revocable" tidak diperkenankan.

Demikianlah maka bank koresponden yang menerima L/C akan berindak sebagai advising bank dan meneruskan L/C tersebut kepada beneficiary (eksportir) dan biladiminta turut mengkonfirm L/C tersebut maka dapat bertindak sebagai confirm ­bank dan akhirnya juga dapat bertindak sebagai negosiating bank/accepting bank ter­gantung syarat-syarat L/C yang bersangkutan.

Ada beberapa variasi yang dapat dilaksanakan oleh advissing bank dalam cara-cara penerusan L/C kepada eksportir, yakni antara lain:
Advising bank menyalin kembali isi L/C yang diterima dari issuing bank dalam formulir L/C yang mengunakan kepala surat "Advising Bank" sendiri dan menerus­kannyaperlu disadari bahwa penggunaan formulir L/C dari Bank yang sudah dikenal lebih disenangi eksportir (beneficiary) dari pada formulir L/C bank importir (issuing battle) yang dirasakan asing. Dengan demikian maka redaksi kalimat pertama dari L/C yang disalin tersebut berbunyi kira-kira seperti berikut:

We are informed by ....(issuing bank) that they have issued their irrevoca­ble credit in your favour for the sum of......................................................................

atau "We have been requested by .... (issuing bank) to advise you that they have established their irrevocable credit no.

atau "We are instructed by our correspondent to advise you that they have opened .... dan sebagainya

Selanjutnya persyaratan apakah suatu L/C hanya sebagai konfirmasidapat diketahui dari bunyi paragrap terakhir L/C tersebut bilamana hanya sebagai "advis", maka kalimat sebagai berikut akan dicantumkan:
"This letter is solely and advice of creditopened by the above mentioned cor­respondent and conveys no engagement by us. "
Apabila advising bank tersebut juga bertindak sebagai confirming bank, maka pada sebe­lah bawah L/C tersebut juga akan tercantum kalimat sebagai berikut:
"We confirm the letter of credit and there by undertake that all drafts drawn and presented as above specified will be duly honoured by us"

Advising Bank hanya mencap asli L/C yang diterimanya dari issuing bank dan me­neruskannya kepada eksportir. Cara ini adalah mengikuti ICC, yang telah menyusun bentuk L/C khusus yang standar dan mencantumkan kolom-kolom pemberitahuan dalam L/C tersebut kepada advising bank dan kepada eksportir.

Sebagaimana dapat dilihat dalam form, maka catatan-catatan dari advising bank sebagai pemberitahuan kepada eksportir dicantumkan dalam kolom yang disediakan sebelah kanan bawah yakni 'Advising Bank's Notification " dan ditambahkan dengan nama advising bank yang bersangkutan, tanda tangan, tempat dan tanggal.

Adapun isi dari catatan-catatan pemberitahuan/penerusan berita L/C tersebut dapat berbeda-beda sesuai keperluan dan tanggung jawab advising bank atas L/C ter­sebut, yakni:

  1. Bila advising bank hanya meneruskan tanpa konfirmasi atau tidak menguatkan L/C (bukan con'rining bank), maka bunyi kalimat yang ditulis adalah: "We hereby advise this credit Witho Utany angagementon ourpart. "
  2. Bila advising bank juga memberikan konfirmasi atas L/C tersebut (bertindak sebagai confirming bank), maka bunyinya adalah: "This credit bears ur confirmation and we engage that documents presented or payment in conformiry with the terms of this credit will be duly paid on presentation"

Pada form L/C demikian ini sebelumnya oleh issuing bank telah dicantumkan langsung nama advising bank yang bersangkutan dalam ruangan atas kiri  vangdisediakan atau menggunakan kata 'Advised through'I "Forwarded through" ditambah nama advising bank yang bersangkutan.

Demikianlah, maka ciri-ciri dari penerusan L/C asli sebuah bank dapat ditandai dari kalimat-kalimat pembuka L/C yang bersangkutan sebagaimana juga telah dijelaskan seperti.
  • We hereby issue in your favour this documentary credit…..
  • We hereby authorize you todraw on….
  • We hereby authorize you to value on us……..
  • We herewith establish our letter of credit in your favour….

Disertai pertanyaan-pertanyaan dalam Advising Bank’s Notification tersebut yang menggunakan format ICC atau dalam hal tidak menggunakan format ICC pada kalimat-kalimat  terakhir L/C yang bersangkutan tercantum antara lain pernyataan berikut:

“we hereby agree with drawers, endorse and bonafid holder of the draft drawn under and in complicate with the terms of the credit that such drafts will be duly honoured on presentation of the drawee”

Dalam hal L/C yang  diterima dari issuing bank tersebut disampaikan perkawat/telex, maka advising bank ada yang meneruskannya kepada eksportir hanya dnegan menempelkan copy berita kawat/telex tersebut pada bagian tengah formulir advising bank yang bersifat sebagai pengantar yang disediakan sebagai tempat berita.


Setelah Pembukaan L/C

1. Saat L/C Diterima
 
Begitu copy L/C diterima, periksalah isinya dan perhatikanlah hal-hal berikut ini :
  • Jenis L/C yang telah dibuka
  • Term and Condition yang dicantumkan di dalam L/C
  • Karakteristik L/C yang dibuka
  • Latest Delivery Time
  • Jenis penyerahan
  • Nilai (amount) minimal dan maksimal yang dapat ditoleransi
  • Batas akhir penyerahan dokumen (dari advising Bank ke Issuing Bank).
  • Packing Instruction
  • Shipping Instruction
  • Shipping Document required
Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati, maka segeralah minta amendment kepada pihak buyer.

2. Meminta Letter of Credit Amendment
  • Sampaikanlah permintaan amendment dengan jelas dan tegas langsung kepada pihak buyer.
  • Mintalah agar copy amendment dikirimkan lewat faximile atau by e-mail. Hal ini penting, karena jika menunggu amendment diterima oleh advising bank akan memakan waktu dan sangat mungkin akan mengganggu waktu penyelesaian barang.
  • Jika copy amendment telah diterima, sampaikanlah copy tersebut kepada pihak advising bank, agar bank bisa men-trace-nya langsung ke issuing bank.
  • Selama amendment belum diterima, janganlah melakukan pembelian bahan baku. Jika amendment tidak difollow up oleh buyer lebih dari 2 hari, mintalah agar Latest Delivery Time di amend sekalian.
  • Melakukan persiapan-persiapan produksi (production set-up) tidak ada salahnya sambil menunggu L/C amendment. (mengenai amendment juga telah dibahas di Letter of Credit serie 2).

3. Penanganan Proses Produksi
  • Selama proses produksi berlangsung, selalu berpatokan pada kontrak yang telah ditandatangani (mengenai bahan baku, warna, ukuran dan spesifikasi lainnya).
  • Selalu mengawasi update status proses produksi, dan selalu bandingkan dengan latest delivery time yang tercantum di dalam L/C.
  • Pada saat proses produksi telah mencapai 70%, lakukanlah evaluasi terperinci mengenai, kwalitas barang dan waktu penyelesaian barang dibandingkan dengan kontrak dan L/C. Jika hasil evaluasi menunjukkan kemungkinan delayed dalam penyelesaian barang, segeralah bernegosiasi dengan pihak buyer, untuk membicarakan kemungkinan second amendment on L/C. Jika disetujui, maka mintalah amendment untuk kedua kalinya.

4. Penanganan Pengemasan (Packing)

  • Dalam proses packing, hendaknya selalu berpatokan pada packing instruction yang terlampir di dalam contract.
  • Jika ada instruksi yang tidak jelas, mintalah penjelasan kepada buyer.
  • Jika ada instruksi yang tidak bisa dilaksanakan, konsultasikanlah dengan buyer, sampaikan alasan mengapa tidak bisa diikuti, sampai memperoleh persetujuan.

5. Inspection

  • Dalam hal L/C mensyaratkan adanya “Certificate of Inspection”, maka proses inspection akan menjadi crucial, tidak boleh disepelekan. Bagaimanapun juga barang tersebut boleh dikirimkan atau tidak, tergantung dari hasil inspeksi.
  • Jika inspector menemukan kwalitas barang dibawah standar mutu yang telah disepakati, sehingga inspector tidak mengeluarkan certificate of inspection, pertimbangkanlah kemungkinan melakukan repair atau re-placement, pertimbangkan cost and time yang akan dikonsumsi.
  • Jika kwalitas barang masih below tolerance (below AQL), maka pertimbangkanlah tawaran letter of guarantee, agar inspector bersedia mengeluarkan certificate of inspection.

6. Penanganan Dokumen

Proses pembuatan dokumen adalah kunci penting berikutnya. Kesalahan dalam proses dokumen maupun kesalahan pada elemen dokumen yang disiapkan akan langsung berakibat discrepancies terhadap L/C.
Adapun dokumen yang biasa diminta dalam sebuah L/C adalah :

  • Commercial Invoice
  • Packing List
  • Export License (untuk export yang memerlukan quota)
  • Country of Origin
  • GSP Form A (untuk negara-negara EEC). GSP form G (untuk negara-negara tertentu)
  • Full Set of Air Way Bill (untuk air shipment) atau Full set of B/L (untuk sea shipment). Dikatakan full set, karena terkadang AWB maupun B/L dikeluarkan dalam pasangan, yaitu : Master AWB/BL yang biasanya dikeluarkan oleh pihak airline/Shipping line + haus AWB/BL yang dikeluarkan oleh Broker (Shipping agent).
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
  • Proses dokumen harus selalu memperhatikan instruksi yang ada pada Letter of Credit dan Shipping Instruction.
  • Shipper Name, Port Of Departure, Port of Destination, Notify Party dan Consignee Name, harus dicantumkan persis seperti yang diminta di dalam L/C.
  • Jenis dan nama document harus persis sama seperti yang tercantum di dalam L/C.
  • Pada dokumen manapun, pencantuman : nama barang, deskripsi barang, bahan baku yang dipakai, unit price, measurement unit, quantity, serta total amount, termasuk Harmonized System Code yang dipakai, harus persis seperti yang tercantum di dalam L/C. Perbedaan satu hurup saja, adalah merupakan discrepancies.

7. Pengiriman Dokumen
 
Dokumen yang benar dan persis saja belumlah selesai, proses yang tidak kalah pentingnya adalah proses pengiriman dokumen. Di dalam sebuag L/C biasanya diatur mengenai pengiriman dokumen tersebut, antara lain :

  • Kapan dokumen tersebut harus diterima paling lambat oleh Issuing Bank
  • Dokumen Harus dikirimkan memakai courier tertentu.

Memang pengiriman dokumen ini adalah tugas pihak Advising Bank, akan tetapi mengawasi (meminta up-date) status dokumen adalah penting. Keterlambatan penerimaan dokumen oleh Issuing Bank, dapat berakibat pada ditolaknya pencairan L/C.

Tata cara pembayaran dengan L/C
  1. Importir meminta kepada banknya (bank devisa) untuk membuka suatu L/C untuk dan atas nama eksportir. Dalam hal ini, importir bertindak sebagai opener. Bila importir sudah memenuhi ketentuan yang berlaku untuk impor seperti keharusan adanya surat izin impor, maka bank melakukan kontrak valuta (KV) dengan importir dan melaksanakan pembukaan L/C atas nama importir. Bank dalam hal ini bertindak sebagai opening/issuing bank. Pembukaan L/C ini dilakukan melalui salah satu koresponden bank di luar negeri. Koresponden bank yang bertindak sebagai perantara kedua ini disebut sebagai advising bank atau notifiying bank. Advising bank memberitahukan kepada eksportir mengenai pembukaan L/C tersebut. Eksportir yang menerima L/C disebut beneficiary.
  2. Eksportir menyerahkan barang ke Carrier, sebagai gantinya Eksportir akasn mendapatkan bill of lading.
  3. Eksportir menyerahkan bill of lading kepada bank untuk mendapatkan pembayaran. Paying bank kemudian menyerahkan sejumlah uang setelah mereka mendapatkan bill of lading tersebut dari eksportir. Bill of lading tersebut kemudian diberikan kepada Importir.
  4. Importir menyerahkan bill of lading kepada Carrier untuk ditukarkan dengan barang

Tips menangani Letter of Credit

1. Menjelang Pembukaan L/C (bagi Seller maupun Buyer)
Sesungguhnya, kunci sukses penanganan sebuah L/C adalah diawal-awal, dimulai menjelang L/C dibuka, yaitu:

a. Purchase Order Draft
Untuk jenis pesan yang segera (rush order), Draft order akan dijadikan sebagai dasar pembukaan sebuah L/C, menjadi lampiran dalam permohonan pembukaan L/C. Untuk itu pemeriksaan draft order dengan hati-hati dan seksama adalah kunci awal dari penanganan sebuah Letter of Credit. Sebelum penandatanganan Draft Order, perhatikan hal-hal berikut ini :

  • Jenis dan nama barang yang dipesan, Pastikan jenis barang yang dipesan tekah tertulis dengan jelas dan benar, tidak menimbulkan salah pengertian. Pencantuman nama barang beserta description-nya adalah critical. Perlu diketahui bahwa jenis/nama barang akan dicantumkan di dalam L/C, dan shipping document.
  • Bahan baku barang yang dipesan. Sama pentingnya dengan Jenis dan nama barang. Bahan baku yang dipesan hendaknya dicantumkan dengan persis, dan jelas.
  • Spesifikasi barang yang dipesan, Spesifikasi barang yang dimaksudkan di sini meliputi : ukuran, warna, kwalitas, Pastikan spesifikasi barang telah tercantum (tertulis/tergambar) dengan jelas. Hal ini penting, agar barang yang dikirim nantinya sesuai dengan apa yang dipesan. Kesalahan spesifikasi barang akan berakibat pada ditolaknya barang pada saat proses inspeksi, sehingga Certificate of Inspection tidak bisa dikeluarkan. Certificate of Inspection biasanya disyaratkan dalam sebuah L/C.
  • Contoh/sample/Proto-type barang yang dipesan. Contoh/sample/proto-type memiliki peranan yang sama dengan specifikasi barang, hanya saja bersifat visual sehingga lebih mudah untuk diikuti.
  • Jumlah/volume barang yang dipesan. Pastikan jumlah/volume barang yang dipesan tekah tercantum dengan benar dan jelas.
  • Nilai barang yang dipesan, Periksalah Unit price dan Total Amount yang tercantum didalam Draft Order, hal ini penting, karena total amount yang tercantum di dalam L/C nantinya akan berpatokan pada Draft Order ini.
  • Kondisi penyerahan barang. Kondisi penyerahan barang bisa bermacam-macam : Free on Board (FOB), Cost and Freight (C&F) atau Cost, Insurance & Freight (CIF). Pastikan kondisi penyerahan barang telah sesuai dengan yang disepakati.
  • Batas akhir penyerahan barang. Batas akhir penyerahan barang (Latest Delivery Time) adalah critical. Latest Delivery Time akan menjadi salah satu yang disyaratkan di dalam L/C. Latest Delivery Time hendaknya memperhatikan kondisi penyerahan, lamanya produksi (Production Lead Time), Jadwal keberangkatan kapal (Shipping Schedule). Kesalahan dalam penentuan dan pencantuman Latest Delivery Time sudah pasti akan mengakibatkan discrepancies.
  • Packing Instruction. Packing Instruction biasanya berupa lampiran yang menyertai Draft Order, berisi instruksi mengenai bagaimana barang seharusnya dikemas, mulai dari cara pembungkusan (oleh kertas/plastic), penyimpananya di dalam kemasan (dus/kotak), jumlah /volume barang per satu kemasan, dan lain sebagainya. Packing instruction juga harus diperhatikan dengan seksama, packaging barang ayang akan dikirimkan akan tercermin di dalam Packing List, dan packing list adalah salah satu jenis dokumen yang disyaratkan di dalam sebuah L/C. Penyimpangan dalam Packing List bisa menngakibatkan terjadinya discrepancies.
  • Shipping Instruction. Shipping Instruction juga berupa lampiran, hanya saja isinya khusus mengenai bagaimana barang seharusnya dikirimkan. Hal-hal yang diatur dalam shipping instruction biasanya : pencantuman nama shipper, cara pengiriman (by Sea atau by Air), Nominated Forwarding Company (Jika nominated forwarder), Port of Departure (nama pelabuhan dari mana barang diberangkatkan), Port of Destination (pelabuhan tujuan dimana barang yang dispesan akan di un-load), Notify Party (pihak yang harus dihubungi oleh shipping agent ketika nanti barang tiba di pelabuhan tujuan), serta Consignee Name (pihak yang berhak atas barang tersebut setelah tiba dipelabuhan tujuan). Semua itu juga akan tercantum didalam Letter of Credit. Untuk itu sangat perlu untuk diperhatikan.
  • Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai, atau tidak bisa dipenuhi, atau tidak disepakati, hendaknya Draft Order jangan ditandatangani dahulu.Mintalah untuk direvisi.Jika ada hal-hal yang tidak jelas atau meragukan, mintalah penejelasan.

b. Purchase Order Contract

Purchase Order Contract adalah perwujudan dari Draft Order yang dituangkan di dalam sebuah kontrak resmi, dicetak dan ditandatangani dengan resmi oleh pihak yang authorized. Karena isinya adalah sama, maka yang perlu dilakukan saat penanandatanganan contract adalah membandingkan isi contract dengan isi draft order. Seharusnya isinya sama persis dengan draft order yang telah ditandatangani. Jika ditemukan perbedaan-perbedaan, mintalah revisi atas kontrak tersebut.

Tips bagi Seller/Exporter :
 
Begitu Draft Order atau Contract ditandatangani, segera lah minta pembukaan L/C kepada pihak buyer, jika ditunda maka pembukaan L/C akan semakin lambat, sementara Latest Delivery Time telah di set, keterlambatan pembukaan L/C bisa mengakibatkan keterlambatan penyerahan barang, dan akan membuat discrepancies pada Ltest Delivery Time. Permintaan pembukaan L/C oleh seller, dilakukan dengan mengirimkan proforma invoice, dalam proforma invoice dicantumkan mengenai hal-hal esensial yang tercantum di dalam contract, hanya saja dibuat dalam bentuk ringkas. Di dalam proforma invoice, Cantumkanlah :
  • Jenis L/C yang diinginkan, sebaiknya minatalah On Sight Commercial Letter of Credit, Back To Back L/C samasekali tidak baik, terlalu berbahaya, jadi jangan pernah mau menerimanya. Selalu minta On Sight Commercial Letter of Credit.
  • Term and Condition, sebaiknya mintalah irrevocable L/C, transferable and available at any bank in Indonesia.
  • Selain kedua hal tersebut diatas, ikutilah apa yang telah disepakati di dalam contract. Jangan lupa meminta agar buyer mengirimkan copy L/C yang dibuka. Hal ini penting, karena menunggu L/C tersebut tiba di Advising Bank mungkin memakan waktu. Semakin segera menerima copy letter of credit semakin bagus, sehingga jika ditemukan ketidak sesuaian di dalam kondisi L/C, bisa meminta amendment (perubahan L/C) kepada pihak buyer dengan lebih cepat.

Tips bagi buyer/importer :
 
Begitu permintaan pembukaan L/C (Proforma Invoice) diterima, periksalah secara seksama isinya, apakah jenis L/C dan Term & Condition yang diminta oleh pihak seller bisa dipenuhi atau tidak, apakah isinya sam adengan draft order / contract yang telah ditandatangani. Jika tidak ada masalah, segeralah meminta pembukaan L/C kepada bank devisa (yang nantinya akan beryindak sebagai Issuing Bank). Pastikan anda memiliki Flapond Credit yang cukup untuk menutup nilai transaksi yang akan dibayar dengan Letter of Credit. Jangan lupa sertakan draft order atau contract yang telah ditandatangani oleh pihak seller.

Tentu saja pihak bank akan melakukan analisa, survey atau pemeriksaan terhadap buyer, untuk mem-verifikasi mengenai kemampuan dan kesanggupan buyer untuk membayar. Jika permintaan pembukaan L/C telah disetujui dan telah dibuka oleh bank, kirimkanlah copy L/C tersebut kepada pihak seller

Komentar

Posting Komentar