6 Langkah Mencari Sponsor Event, Bagi Mahasiswa.

6 Langkah Mencari Sponsor Event, Bagi Mahasiswa.

Pelatihan kewirausahaan praktis adalah memotivasi adik-adik mahasiswa untuk berlatih membuat event. Beberapa hal penting yang harus mereka perhatikan dalam membuat suksesnya sebuah event adalah adanya kesiapan venue (termasuk perijinannya), media publikasi (baik sebelum maupun sesudah acara), siapa target audience-nya dan yang paling penting adalah sponsor yang membiayai event tersebut.

 

4 hal tersebut perlu dipertimbangkan masak-masak dalam merencanakan sebuah event agar event bisa berlangsung dengan baik. Hal terakhir adalah yang paling mendasar dan sangat penting, sehingga kami perlu menuliskan 6 langkah mencari sponsor untuk membiayai event tersebut:

 

1. Ekspektasi sponsor bisa saja berubah ketika pencarian di lapangan. Namun membuat break down sponsor terlebih dahulu amat penting untuk patokan pembuatan proposal.

 

Diskusi dalam perencanaan sponsor

Perlu ada diskusi khusus untuk merencanakan sponsor. Untuk menggaet sponsor, alangkah baiknya kita memahami terlebih dahulu perusahaan atau organisasi mana yang akan memberikan suntikan dana. Untuk itu, mendaftar dan membuat break down calon sponsor terasa amat penting. Bila event ini adalah rutinitas tahunan, kamu bisa mendaftar sponsor apa saja yang telah bekerja sama di tahun sebelumnya. Dengan kontak yang sudah ada, kamu tak sulit menghubunginya lagi. Bila ingin mencari sponsor baru, cobalah menyasar operator seluler, merk kendaraan bermotor, dan minuman. Mereka-mereka lah yang selama ini ditengarai berpotensi menjadi sponsor utama suatu event. Proposalmu akan lebih menggoda lagi apabila eventmu memiliki relevansi dengan calon sponsor. Bintang tamu dan tema event yang aktual pun bisa jadi seksi di mata sponsor.

 

Proposal merupakan jalan masuk sponsor dalam event kita. Usahakan membuat proposal yang menarik dan tidak asal-asalan. Dari proposal, kita menentukan benefit bagi kita dan bagi calon sponsor yang ditawarkan. Terkadang, proposal yang kamu buat merupakan warisan dari angkatan sebelumnya. Kalau kamu malas dan hanya copy paste, daya tarik utama bagi calon sponsor bisa luput dimasukkan.

 

2. Jangan luput meminta izin kampus atau sekolah! Mengantongi izin dari mereka bisa berarti kemudahan mencari sponsor.

 

Ijin dari kampus atau sekolah

Agar event berjalan mulus, ijin dari sekolah/kampus mutlak hukumnya. Usai masalah proposal, kamu yang bernaung di bawah sekolah/kampus harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari sekolah/kampus. Meski merupakan bagian yang agak menyebalkan karena melibatkan birokrasi, izin juga dapat menguntungkan kita lho! Jika kamu masih bersekolah, waktu belajarmu akan sedikit tersita untuk mencari sponsor. Sebab waktu-waktu pencarian sponsor akan berlangsung pada jam kerja, yang mana juga merupakan jam sekolah. Dengan adanya ijin dari sekolah, tak perlu lagi kamu main kucing-kucingan seperti akan membolos.

 

Ijin ini juga amat berarti jika penggunaan lokasi eventmu masih dalam lingkungan sekolah/kampus. Kamu bisa mendapatkan kemudahan mengurus penggunaannya. Bila harus menyewa, harga yang akan kamu dapatkan juga lebih ringan.

 

Asyiknya, membawa nama sekolah/kampus bisa membawa channel-channel penting tertarik bergabung di dalamnya. Entah itu dari alumni atau non alumni. Apabila sekolah/kampusmu dikenal dengan reputasi baik, sponsor tak segan untuk bekerjasama. Karena biasanya, event yang diadakan oleh sekolah atau kampus dengan reputasi baik akan selalu ramai didatangi banyak orang.

3. angan pernah percaya janji calon sponsor kalau mereka akan memberimu kabar. Seperti mendekati gebetan, kamulah yang harus insiatif duluan

 

Jemput bola, kita yang harus aktif.

Meski janji akan dihubungi, jangan pernah percaya kata-kata tersebut. Setelah proposal disebar di perusahaan atau calon sponsor, jangan sampai lupa meminta kontak yang bisa dihubungi. Apalagi kalau proposal yang kamu masukkan harus tertahan dahulu di resepsionis. Pada umumnya, pihak perusahaan mengatakan akan menghubungi kamu bila tertarik. Tapi ada baiknya jika kata-kata tersebut tidak selalu kamu percaya. Setiap perusahaan ternama tentunya tidak hanya mengurusi proposal dan penawaran dari eventmu saja. Begitu banyaknya proposal yang masuk, terkadang mereka bisa lupa menghubungi. Bahkan ada saja yang masih belum menerima proposal yang kita masukkan. Di sinilah fungsi kita menanyakan kontak perusahaan yang terkait. Kamu dapat menanyakan kejelasan proposalmu lewat kontak tersebut. Istilah kerennya, follow up!

 
4. Begitu perusahaan memberi sinyal positif, jangan keburu senang! Persiapkanlah presentasi yang apik untuk pertemuan selanjutnya. 

 

Presentasi yang baik dan menarik sangat penting.

Pelajari trik-trik presentasi ke sponsor yang baik. Presentasi akan terwujud kalau kamu sudah mendapatkan respon positif dari sponsor. Biasanya sponsor akan membuat janji dengan kamu untuk penjelasan ulang tentang eventmu. Di sinilah kamu harus mengemas presentasi yang apik. Modal presentasi yang bagus bisa kamu lakukan beberapa hari sebelumnya. Bila perlu, lakukan simulasi presentasi bersama kawan panitia lainnya. 

 

Sebelum hari presentasi tiba, kamu juga dapat mempersiapkan file presentasi dalam laptop atau tabletmu. Mintalah tolong panitia lain yang jago mendesain untuk membuat slide yang keren, tapi tetap cocok dibawakan di hadapan kalangan profesional perusahaan. Jangan fokus pada slidenya saja. Kamu pun harus benar-benar mendalami eventmu dari A-Z! Mengantisipasi pertanyaan yang muncul pada presentasi pun ada pentingnya.

 
5. Negoisasi akan selalu ada setelah presentasi. Siapkan benefit yang fleksibel dan cermati benar-benar poin perjanjian sebelum tanda tangan kontrak.

Berikan benefit kepada sponsor yang paling optimal.

Akhirnya, deal juga. Jangan kamu kira kalau presentasi itu berarti perjalananmu langsung mulus. Sesungguhnya, perkara mencari sponsor juga mirip seperti berbelanja sayur di pasar. Setelah menimbang baik buruknya event kamu dalam presentasi, mereka juga berhak menawar benefit apa yang akan mereka dapatkan jika berkontribusi dalam eventmu. Dalam hal ini, upayakan kamu bisa lebih fleksibel dalam mengatur benefit masing-masing. Terlebih pada mereka-mereka yang telah menjadi sponsor tetap.

 

Namun jangan sampai panitia eventmu jadi dirugikan. Analisis untung rugi tetap harus kamu mainkan dengan lihai di tahap ini. Setelah deal, barulah kamu bisa lega dan memikirkan bagaimana event dapat berjalan dengan tetap menjalankan benefit mereka.

 

6. Eventmu pun berlangsung dan usai. Tapi bukan berarti hubunganmu dengan sponsor ikut usai. Agar bergabung di kesempatan lainnya, silaturahmi dengan sponsor harus dijaga.

Menjaga hubungan baik dengan sponsor.

Supaya besok bisa kerjasama lagi, jangan lupa tetap menjaga silaturahmi ya! Poin terakhir ini tidak kalah penting dibandingkan poin-poin sebelumnya. Setelah kerja sama usai, alangkah baiknya tetap berhubungan dengan perusahaan yang menjadi sponsor. Dengan menjaga baik hubungan, besar kemungkinan kalau perusahaan tersebut menjadi sponsor tetap event kita selanjutnya. Bila berkesempatan menjadi panitia lagi, pekerjaan kamu menjadi lebih ringan karena sudah memiliki channel. Bila kamu sudah harus pensiun dari kepanitiaan, jangan lupa untuk mewariskan kontak mereka pada adik-adikmu ya !

 

Menjaga silaturahmi dengan sponsor juga berkemungkinan memberi manfaat dalam jangka panjang. Kamu tidak tahu kan kalau suatu saat nanti, mereka akan memberikanmu penawaran atau kesempatan-kesempatan besar? Ditawari bekerja di perusahaan tersebut, misalnya.
 

Tahap perencanaan tersebut kiranya masih bisa menjadi kompleks lagi jika kamu praktekkan. Tapi tak akan ada pengalaman dan keahlian yang bertambah jika kamu tidak menantang dirimu, bukan? Jadi janganlah takut untuk menjajal posisi koordinator usaha dana. Dengan perencanaan dan konsep matang, sponsor mana sih yang tidak tergoda dengan eventmu? 

 

Demikian langkah-langkah sederhana yang bisa dicoba oleh adik-adik mahasiswa ketika hendak menggelar event dan mencari sponsor. Semakin banyak pengalaman akan semakin mengasah ketrampilan adik-adik semua dalam bidang kreatif ini. Seringkali konsep event yang kreatif dengan audience yang sesuai dengan apa yang dibidik oleh sponsor bisa merupakan daya tarik yang luar biasa bagi sponsor untuk membiayai event tersebut.

 

Baca juga:
1. Cara Meningkatkan Kreativitas Bekerja di Event Organizer.
2. Membuat Event Promosi yang Menarik.