Tips Membuat Konsep Kreatif Event

Publicity Stand Suara Merdeka tahun 2011

Awalnya saya tidak pernah mengenal industri kreatif seperti event organizer, namun bekerja di sebuah perusahaan media sebagai Manager MarComm pada tahun 2011 membuat saya harus banyak belajar mengenai bagaimana terlibat dalam berbagai event promosi baik untuk perusahaan maupun event untuk mitra perusahaan. Benar-benar berbeda lingkungannya, dan banyak penyesuaian yang harus saya lakukan agar saya bisa menyesuaikan dengan lingkungan baru tersebut.

Yang pasti adalah belajar kreatif, dan belajar bagaiamana mengelola team kreatif di bawah saya. Sebuah tuntutan yang tidak bisa saya hindari, karena the show must go on, sehingga belajar cepa menjadi kreatif saya lakukan sambil berjalan (learning by doing) dan alhamdulillah saya bisa mengikuti semua tuntutan kreatif ini.

Jika saat ini saya sudah tidak banyak terlibat dalam event promosi, bukan berarti saya sudah benar-benar meningggalkannya tetapi adalah karena saya memang tidak mau banyak terlibat dalam hal organizing event yang menyita banyak waktu dan tenaga. Saya lebih memilih menjadi event conceptor, atau dengan kata lain saya lebih memilih konten event daripada organizingnya. Misalnya, event pelatihan maka saya memilih jadi nara sumber atau talent managementnya, atau untuk event entertainment saya akan memilih talent managemet-nya, dan sebagainya.

Terkait hal ini, pada kesempatan ini saya ingin sedikit sharing bagaimana membuat konsep event yang kreatif yang sering ditanyakan oleh teman-teman dari event organizer. Berikut adalah sharing saya selama pengalaman saya sebagai event conceptor: Pahami klien atau audience anda. 

1) Pahami klien anda

Memahami apa yang menjadi keinginan dari klien merupakan dasar dalam membuat konsep yang kreatif. Apa yang menjadi keinginan dari klien adalah apa yang menjadi tujuan dari konsep event yang akan dibangun.Banyak diskusi dan eksplorasi informasi dari klien sangat dibutuhkan.

2) Pahami target audience

Dalam event, kita bisa 2 customer sekaligus, yaitu klien dan audience. Klien adalah customer langsung, sementara audience adalah customer tidak langsung karena meripakan customer atau prospek customer dari klien kita. Survey mengenai karakter dominan, keinginan dan kebutuhan audience merupakan informasi yang sangat mendukung dalam penciptaan ide kreatif event.

3) Pahami kondisi saat ini

Untuk mengetahui apa permasalahan yang dihadapi oleh klien, kita harus banyak eksplorasi informasi mengenai kondisi terkini dari klien dan audience. Kesenjangan antara tujuan event dan kondisi bisnis saat ini merupakan masalah yang harus kita berikan solusi pada event tersebut. Kondisi ini bisa berupa kondisi persaingan bisnis antara klien dan pesaingnya, event-event yang sudah dilakukan oleh klien maupun pesaingnya, event-event kreatif yang pernah dilakukan di luar bisnis ini dan sebagainya.

Dengan kata lain kita haru memperoleh banyak informasi dan referensi terkait klien dan audience yang akan dibidik.

4) Identifikasikan permasalahan

Konsep event yang kreatif adalah konsep yang menarik dan SOLUTIF. Menarik saja tidak cukup, tetapi harus bisa menyelesaikan permasalahan bisnis bagi klien atau sebenarnya anda ingin mengincar uang klien saja. Menemukan "akar" permasalahan daripada klien merupakan dasar dalam membuat solusi event yang akan kita buat. Kita mulai dari sini, untuk menarik maka kita harus membuat eventn yang unik, yang berbeda dengan event yang sudah pernah ada, dan untuk solutif maka event tersebut bisa memberikan kontribusi solusi kepada klien.

5) Buatlah beberapa sudut pandang

Setelah anda mengetahui akar permasalahannya, maka buatlah berbagai sudut pandang yang berbeda terhadap permasalahan tersebut. Bisa dari sudut pandang audience, bisa dari sudut pandang klien, bisa dari sudut pandang pesaing dan bisa juga dari sudut entertaiiner, dsb.

6) Buatlah solusi dan alternatif solusinya

Dari setiap sudut pandang kita akan coba membuat solusi dan alternatif solusinya. Solusi yang bisa mengakomodasi banyak sudut pandang merupakan solusi yang akan kita pilih.

7) Membuat konsep event yang kreatif

Semua informasi sudah ditangan, bahkan solusinya juga. Saatnya meramu konsep event yang kreatif, yaitu konsep event yang belum pernah ada, berbeda dan out of the box. Bisa jadi konsep dari industri lain bisa saja diterapkan untuk menggarap event dari klien kita, siapa tahu, coba saja buat alternatifnya. Bisa saja event yang sangat sederhana justru bisa menjadi event solutif yang efektif. 

Semua ide kreatif dan kombinasinya harus digelar untuk kita pilih mana yang paling terbaik. Dari pengalaman saya, saya juga libatkan rekan-rekan dari dunia kreatif lain yang bisa membuat ide-ide lebih kreatif, misalnya teman-teman dari magician yang sudah sering saya libatkan dalam event-event saya karena sudut pandang mereka memang pasti berbeda.

8) Diskusikan kembali dengan klien

Konsep yang sudah kita rumuskan perlu mendapatkan pemahaman dan persetujuan dari klien, sehingga kita perlu presentasikan kepada mereka dengan jelas untuk mendapatkan masukan dan persetujuan dari mereka.

9) Detailkan konsep menjadi sebuah proposal

Setelah klien setuju, maka segera kita detailkan proposal yang lengkap dengan breakdown acara, biaya dan jadwal pelaksanaannya.

Nah, sekarang anda sudah bisa memulai membuat event-event kreatif anda sendiri. Jika anad masih kurang yakin dengan konsep anda kami siap berdiskusi.