Bagaimana Menolak Customer Anda Dengan Sopan?

Bagaimana Menolak Customer Anda Dengan Sopan?

Kadang yang sepele sering terlupakan, sebagaimana pertanyaan dari salah satu UMKM yang beberapa waktu lalu konsultasi dengan kami. Bagaimana menolak permintaan customer? 

Dalam era digital dan era persaingan ketat saat ini, relationship dengan customer memiliki nilai yang sangat tinggi sementara saat ini customer semakin "emosional" dimana mereka lebih mengutamakan emosi mereka daripada rasio. Mereka semakin butuh diperhatikan, dan bahkan tidak mau ditolak.

Di sisi lain, kita tidak boleh menjadi YES MAN karena juga tidak mengedukasi customer siapa sebenarnya kita dan sebenarnya bisnis kita. Marketing yang benar adalah menyatakan apa yang sebenarnya kita lakukan, bukan sekedar membuat customer happy. Customer happy yang tidak sesungguhnya suatu saat akan menjadi boomerang untu bisnis yang kita jalani, karena sebenarnya kita telah membohongi customer kita sejak awal.

Menjadi tidak sepele lagi kan? Benar, untuk menolak customer dibutuhkan kehati-hatian yang luar biasa kecuali kita telah mengenal dengan baik customer tersebut dan tahu karakter dan apa kebutuhan mereka yang sebenarnya.

Ada beberapa hal yang bisa anda lakukan dalam menolak permintaan customer yaitu:

1. Benar-benar mendengar permintaan mereka - Dalam hal ini anda harus benar-benar memastikan dan memahami apa yang menjadi permintaan customer anda dan mengapa mereka memintanya. Apakah hal ini masih memungkinkan untuk dilakukan?
2. Fokus pada apa yang BISA Anda lakukan - Anda harus tetap fokus pada bisnis anda, dan harus bisa menjelaskan kepada customer anda apa fokus bisnis anda dan mengapa tidak bisa memenuhi permintaan mereka. 
3. Bersikap lembut dan berikan langkah selanjutnya - Setiap penolakan kepada customer harus disampaikan dengan sopan dan lembut agar tidak mengganggu hubungan anda dengan customer tersebut di masa mendatang.
4. Jangan buang waktu, tetapi jangan merusak hubungan juga - Jangan terlalu berlarut-larut dengan permasalahan tersebut, akhiri dan alihkan komunikasi dengan hal yang lain. Semua komunikasi harus dilakukan dengan sopan dan terhormat.
5. Menolak dengan rasa syukur - Bagaimanapun juga berterusterang adalah tindakan yang bijaksana kepada customer. Bersyukurlah anda bisa menolak permintaan customer anda karena hal tersebut di luar kemampuan anda. 
6. Menawarkan alternatif - Jika anda tidak bisa membantu customer anda, sampaikan beberapa alternatfif solusi kepada mereka sehingga mereka memiliki pilihan yang lain.
7. Posisikan diri Anda sebagai ahli - Dalam bisnis ini andalah ahlinya, dan bersikaplah anda mengetahui setiap detail dalam bisnis tersebut.
8. Bersikaplah jelas, transparan, dan terbuka - Jangan berbelit-belit, anda harus tegas dan jelas dalam menyampaikan ide, saran dan penolakan tersebut.

Demikian tulisan singkat ini, semoga bermanfaat bagi para pelaku UMKM di mana pun juga. Salam sukses dari kami!