Pengenalan Key Performance Indicator (KPI) Kepada UMKM

Pengenalan Key Performance Indicator (KPI) Kepada UMKM

Setiap UMKM yang kita bina pasti akan berkembang, dan kita pun harus terus menyediakan bekal yang sesuai dengan perkembangan mereka. Kebutuhan mereka juga berkembang, tidak hanya sekedar manajemen secara umum, dan pemasaran saja yang mereka butuhkan tetapi sebuah strategic management yang lebih kompleks dan lebih rumit lagi. 

Hal ini ini terasa ketika mereka sudah berada di level kecil dan menengah, mereka butuh pembekalan KPI dan Balanca Score Card. Terkait hal ini berikut kami ingin menyenggol sedikit mengenai dasar-dasar Key Performance Indicator (KPI) yang harus mulai diterapkan kepada perusahaan-perusahaan skala UMKM. 

Kinerja Yang Baik dan Key Performance Indicator.

Kinerja perusahaan yang baik itu seperti apakah? Pasti ukuran antara satu orang dengan orang lain akan berbeda karena setiap orang memiliki sudut pandang yang berbeda dan mengakibatkan subyektivitas pada penilaian kerja.

Oleh karena itu Key Performance Indicators sangat penting, karena menghindarkan subyektivitas atau suka dan tidak suka dalam penilaian kinerja yang baik. Sangat berbahaya jika dalam manajemen perusahaan tidak ada pengukuran kinerja yang jelas dan obyektif karena bisa menyebabkan hancurnya motivasi karyawan di perusahaan tersebut, bahkan untuk skala kecil sekalipun.

Key Performance Indicators atau KPI adalah salah satu sasaran kerja yang diberikan kepada team yang bertujuan untuk proses evaluasi kerja yang ditetapkan secara kuatitatif. Matrix tersebut diberikan untuk mengevaluasi progress perkembangan dari sebuah organisasi untuk memastikan bahwa strategic goal yang termaktub dalam strategic management dapat terwujud kurun waktu tertentu. 

Ada 2 jenis KPI jika dilihat dari applikasinya, yaitu KPI FInancial dan Non FInancial Indicators dan bagaimana mengukurnya? Bila merujuk ke konsep Balance Score Card yang dikembangkan oleh Robert S Kaplan dan David P Norton, maka terdapat 4 pilar utama dalam mengukur kinerja organisasi, sebagaimana terlihat dalam gambar berikut:

The Balance Score Card Performance Measures, Robert S Kaplan and David P Norton.

 

Pilar 1: Innovation & Learning Perspective 

Pilar ini menekankan pada pentingnya budaya belajar, tata kelola SDM dan inovasi sebagai modal dasar dalam menjalankan dan membesarkan keberlangsungan bisnis  sehingga mampu memberikan nilai-nilai yang tinggi untuk semua stake holder. Hal ini dianggap penting karena organisasi yang berhasil adalah mereka yang terus belajar dan terbuka untuk mengembangkan inovasi bisnis secara periodik sesuai dengan situasi yang dihadapi oleh persuhaan.

Bebeapa contoh indikator yang bisa diterapkan dalam bisnis UMKM adalah: Number of Training Hours, HR Audit, Number of Developed People, Number of Certified People, Number of Internal Transfer, Employment Engagement Survey, Turn Over Rate, Innovation Implementation vs Plan, Number of New Idea, Innovation Success Rate dan indicator lain terkait dengan tata kelola SDM dan inovasi yang ada dalam perusahaan.

Jumlah KPI yang akan ditetapkan dalam perusahaan skala Kecil dan Menengah tergantung dari kebutuhan dan goal perusahaan, rata-rata antara 8 - 12 KPI.

Pilar 2: Internal Business Process.

Pilar kedua berkaitan erat dengan pilar pertama, yang intinya adalah bahwa jika karyawan senang bekerja dan memiliki kompetensi yang sesuai di posisinya, maka proses kerja atau SOP dapat berjalan dengan baik dan dapat dilakukan secara konsisten. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua proses kerja berjalan dengan konsisten.

Contoh indikator yang digunakan adalah Operational Audit, Management Audit, Brand Audit, ISO Certification dan hal-hal lain yang berhubungan dengan bagaimana kita menjaga konsistensi proses kerja yang berdampak kepada "kepuasan pelanggan" dan "karyawan".

Pilar 3: Customer Perspective.

Pilar ketiga ini berhubungan dengan ukuran "kepuasan" dan "loyalitas pelanggan" terhadap perusahaan yang merupakan dampak dari pilar pertama dan kedua.

Jadi, koneksi antara pilar pertama hingga pilar ketiga adalah: (Pilar 1) Jika karyawan happy, memiliki kompetensi dan berperan dalam inovasi, maka: (Pilar 2) Proses kerja akan berjalan dengan baik yang berakibat pada: (Pilar 3) Yaitu customer juga happy.

Pada pilar ketiga ini, perspektif yang ditonjolkan adalah lebih menitikberatkan kepada bagaimana persepsi kepuasan dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan.

Contoh indikator yang digunakan: Customer Satisfaction Index, Number of Repeat Order, Number of Loyal Customer, Number of New Customer dan sebagainya. 

Pilar 4: FInancial Indicator. 

Jika pilar pertama sampai pilar ketiga dihitung berdasarkan non financial perspective, maka pilar keempat adalah indikator yang berhubungan dengan kinerja finansial perusahaan untuk melihat dari sudut pandang stakeholder yang merupakan dampak akhir dari ketiga aspek pilar di atas.

Contoh indikatornya adalah: Revenue, Expenses, GOP dan sebagainya dari sudut pandang bisnis dan keuangan.

Dengan keempat pilar KPI tersebut, kinerja perusahaan yang diturunkan ke kinerja departemen dan karyawan dapat diukur dengan pasti, yaitu dengan dengan pendekatan kuantitatif baik dalam bentuk mata uang, angka atau index dimana ukuran keberhasilan dilihat dari empat sudut pandang yang berbeda yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya tersebut.

Jika seorang manager di customer service, maka dia juga harus ahli dalam menjaga konsistensi standard, ahli dalam tata kelola SDM dan inovasi sehingga berdampak kepada pencapaian kinerja secara finansial. Keseimbangan dalam tata kelola perusahaan itulah yang disebut dengan Balance Score Card dimana ukuran keberhasilan diukur dengan Key Performance Indicator. 

Pada intinya KPI yang akan diterapkan haruslah disesuaikan dengan tujuan perusahaan masing-masing, karena setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda-beda. Dengan tujuan ini, setiap perusahaan akan melihat aspek strategic management dari perspektif mereka masing-masing.