Berbisnis Rapi dengan Work Flow & Management Plan.

Berbisnis Rapi dengan Work Flow & Management Plan.

Mereka telah memulai usaha, mereka telah mulai menghasilkan produk yang berkualitas, mereka telah memulai aktivitas pemasaran maka sudah saatnya menata bisnis mereka menjadi lebih rapi dan profesional. Sehingga ketika mereka butuh bekerjasama dengan pihak lain, seperti distributor, perbankan maupun investor penilaiannya menjadi lebih baik.

Saat itu tuntutan yang paling nyata adalah sistem manajemen perusahaan yang rapi dan terukur kinerjanya. Dan hal ini harus disadari oleh para pelaku UMKM bahwa mereka harus tampil profesional baik dalam perilaku bisnis maupun sistem manajemen yang disodorkan kepada pihak mitra kerjasama. Dan hal tersebut harus dimulai sejak saat ini, saat mereka belum terlalu kompleks permasalahan dalam prakteknya.

Sistem manajemen tidak berhenti hanya pada bagaimana mereka bisa membuat BMC (Bisnis Model Canvas) yang memberikan gambaran secara umum bisnis apa yang mereka lakukan, apa uniknya produk mereka, siapa pasar mereka bidik, siapa mitra kerja, bagaimana aktivitas kerja utamanya, bagaimana struktur biaya yang membangun harga dan bagaimana asal pendapatan bisnis mereka dan seterusnya, melainkan bagaimana kita perlu memberikan gambaran alur kerja dalam perusahaan secara detail dan rencana manajemen yang rapi dan terukur.

Business Model Canvas (BMC)

Business Model Canvas memang akan memberikan gambaran secara umum bagi pihak luar atas bisnis kita, namun untuk melihat apakah sistem tersebut bisa berjalan dengan baik atau tidak maka perusahaan harus menyajikan alur-alur yang memperlihatkan fungsi-fungsi utama dari sebuah perusahaan dan alur-alur kerjanya. Job description akan tampil ketika kita melihat adanya interaksi antara satu fungsi kerja yang satu dan yang lainnya. Output kerja dari fungsi kerja sebelumnya akan menjadi input kerja bagi fungsi kerja selanjutnya dan hal ini bisa menjadi check list kinerja persuahaan tersebut, atau bisa dijabarkan lagi menjadi job description.

Fungsi kerja secara nyata akan muncul dalam sebuah struktur organisasi perusahaan yang memberikan gambaran beberapa fungsi kerja (department) dan jenjang-jenjang mereka dalam berorganisasi dalam perusahaan. Fungsi kerja tergantung dari jenis usaha dan skala usahanya. Untuk UMKM struktur organisasi di bawah ini telah mencukupi, dan bahkan telah mengakomodasi pengembangan bisns di masa mendatang.

Struktur Organisasi

Setelah struktur oganisasi, sebagaimana yang sering saya temui dalam struktur organisasi usaha skala UMKM, mereka berhenti atau beberapa telah menambahkan job description setiap fungsi kerja. Namun data tersebut tidak menggambarkan alur kerja dalam perusahaan tersebut, oleh sebab itu perlu dibuat sebuah alur kerja sebagaimana di bawah ini:

 

Work Flow

 

Meskipun work flow di atas hanya selembar, namun work flow tersebut telah bisa memberikan gambaran yang jelas dan terukur kepada para pihak mitra. Gambaran ini bisa memberikan kesan "profesional" dan "well-planned" kepada perusahaan. Inilah sebabnya lembar ini saya sebut sebagai work flow dan management plan karena lembar ini bisa menjadi acuan management dalam memahami alur yang ada dalam organisasi dan juga bisa sebagai dashboard dalam melihat proses mana yang kurang berjalan dengan baik dan perlu perbaikan.

Semua harus dimulai ketika perusahaan masih berskala kecil, saat permasalahan belum kompleks sehingga pembuatan work flow menjadi tidak terlalu rumit. Tidak harus perusahaan besar yang memiliki work flow yang bagus, UMKM pun bisa. Sukses!