Officeless Adalah Pilihan Untuk Efisiensi.

Officeless Adalah Pilihan Untuk Efisiensi.

Bertemu dengan teman-teman komunitas sales perusahaan-perusahaan besar beberapa bulan ini banyak sekali cerita sedih yang disampaikan, mulai dari bagaimana sulitnya mencapai target penjualan saat ini sampai dengan efisiensi besar-besaran untuk menyesuaikan income perusahaan yang semakin menyusut dan pengeluaran perusahaan yang semakin membengkak.

Mungkin tidak semua mengalami impact dari transformasi digital saat ini, namun bisnis consumer good, farmasi dan media benar-benar babak belur dengan transisi ini. Pagi ini ada yang menarik saat bertemu dengan salah seorang teman yang bekerja di perusaahaan distributor farmasi besar. Mulai ngobrol dari kondisi perusahaan terkini yang terkendala dengan permasalahan sales sampai dengan upaya-upaya efisiensi yang dilakukan.

Dari pembicaraan hal yang terakhir ini, saya sangat tertarik karena mendapatkan bukti atas prediksi saya beberapa tahun yang lalu bahwa kecenderungan ke depan dalam bisnis adalah konsep officeless.  Perusahaan dari rekan saya tersebut telah menerapkan konsep officeless bagi kantor-kantor cabangnya, dimana karyawan bisa bekerja langsung dari rumah masing-masing dengan koordinasi melalui teleconference. 

Konsep officeless benar-benar mampu memberikan kontribusi efisiensi yang sangat tinggi karena mampu memangkas biaya operasional dari 50% sd 80%. Tentunya konsep ini harus dibarengi dengan sistem control dan monitor yang base on aplikasi digital juga, sehingga semuanya menjadi sangat efisien, cepat dan hemat. Konsep officeless juga mendukung ke arah paperless document, sehingga efisiensi dalam pembelian kertas juga sangat signifikan karena biaya pembelian kertas juga sangat luar biasa.

Bicara officeless, ada beberapa konsep kantor sebagaimana di bawah ini yang perlu mendapatkan pertimbangan:

Virtual Office 

Virtual Office atau kantor virtual adalah jenis kantor sewa non-fisik yang bisa digunakan sebagai alamat legal bisnis dan mendapatkan fasilitas-fasilitas kantor dari sang provider. Meskipun tidak memiliki kantor fisik yang digunakan sendiri, pengguna virtual office mendapatkan keuntungan khusus seperti biaya operasional yang jauh lebih murah dari kantor konvensional tapi mendapatkan fasilitas yang mirip dengan kantor konvensional

Melalui Virtual Office, Anda dapat memangkas biaya operasional hingga 90% dibandingkan dengan cara kerja konvensional. Anda akan tetap memiliki kantor yang elegan didukung dengan alamat domisili yang sah, resepsionis, ruang meeting, dan nomor telepon khusus tanpa membayar biaya lebih untuk menambah staf baru.

Adapun fasilitas yang didapat dari Virtual Office adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan surat dan paket oleh resepsionis dengan sistem notifikasi.
2. Penggunaan Meeting Room di alamat pilihan ataupun alamat lain dari cabang penyedia virtual office.
3. Nomor telepon khusus perusahaan dilengkapi sistem notifikasi telepon masuk dengan opsi penerusan telepon ke pengguna virtual office.
4. Area kerja bersama (coworking-space), biasanya sudah termasuk fasilitas wi-fi, lounge, dan juga refreshment seperti teh, dan juga kopi.
5. Internet Fax yang bisa diteruskan langsung ke email dari pengguna virtual office
6. Harga spesial penggunaan event space untuk kegiatan serba guna dari perusahaan.

Bagaimana Virtual Office dapat membantu Anda ?

1. Meningkatkan citra & branding perusahaan; Meningkatkan citra & branding perusahaan anda dengan memiliki lokasi perusahaan yang strategis dan dipusat bisnis.
2. Memangkas biaya operasional; Anda dapat memangkas biaya operasional hingga 90% dibandingkan dengan cara kerja konvensional.
3. Kantor yang elegan; Anda akan tetap memiliki kantor yang elegan didukung dengan alamat domisili yang sah, resepsionis, ruang meeting, dan nomor telepon khusus tanpa membayar biaya lebih untuk menambah staff baru
4. Mengalokasikan waktu berharga Anda; Mengalokasikan waktu berharga Anda untuk aktivitas vital perusahaan tanpa mengurangi waktu santai Anda bersama keluarga dan orang-orang yang Anda cintai.
5. Fleksibilitas bekerja darimana saja; Memberikan Anda fleksibilitas untuk bekerja dari mana saja - dari rumah, luar negeri atau lokasi lainnya.
6. Mengurangi stress; Mengurangi stres dan tekanan karena masalah lalu lintas dan parkir.
7. Domisili Perusahaan yang sah; Domisili perusahaan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari mengurus izin hingga syarat mendirikan perusahaan.
8. Bisa untuk mengajukan PKP (Pengusaha Kena Pajak); Bermanfaat bagi citra perusahaan Anda dan meningkatkan peluang kerja sama bisnis dengan pemerintah.

Coworking Space

Coworking Space asal kata dari kata Coworking yang diartikan sebagai kerja sama atau berkolaborasi. Coworking Space sendiri memiliki arti tempat untuk bekerja dengan cara kerja bersama atau berkolaborasi dengan individu yang berlatar belakang pekerjaan serta perusahaan yang berbeda.

Dengan Coworking space, diharapkan antar individu bisa saling bertukar ide, pikiran, ataupun solusi dalam rangka mengembangkan bisnis masing-masing. Kata Faye Alund, Presiden Asosiasi Coworking Space Indonesia, "yang diperlukan dalam menjalankan bisnis adalah jaringan atau relasi yang jelas menunjang kelangsungan bisnis seseorang".

Konsep Coworking Space yang pada umumnya dibuat dengan desain yang menarik, unik, cozy, kekinian, dan ditunjang dengan suasana yang bisa membangkitkan kreativitas. Hal ini dimaksud supaya bisalebih santai dalam berinteraksi dan juga bekerja dengan team, semangat dan produktif.

Berbeda dengan konsep ruang kerja di perkantoran pada umumnya yang kaku, dan membosankan. Selain itu, bekerja dalam ruang kerja konvensional pastinya hanya bertemu dengan orang-orang dari perusahaan yang sama.

Biasanya yang bekerja di Coworking Space adalah para Founder start-up yang belum memiliki banyak team. Coworking Space dinilai lebih nyaman daripada harus bekerja di sebuah cafe yang sering terkendala fasilitas, seperti koneksi internet yang kurang cepat dan tidak ada peluang untuk membangun networking.

Selain itu, harga sewa ruang kantor yang ditawarkan oleh sebuah Coworking Space juga tergolong terjangkau bagi para start-up, daripada harus menyewa ruangan di gedung perkantoran. Coworking Space biasanya menyediakan paket harga yang variatif. Harga sewa ruang kantor di Coworking Space dimulai dari harga sewa per hari, per minggu, per bulan, bahkan hingga per tahun.

Keberadaan Coworking Space ditunjang oleh pertumbuhan start-up digital maupun UKM yang terus meningkat di Indonesia, dan mayoritas berasal dari kalangan pemuda. Jiwa muda para pengusaha pemula ini biasanya menginginkan sistem dan juga konsep yang berbeda dari sebelumnya, yang terlihat monoton dan tidak kekinian. Dengan konsep yang ditawarkan oleh Coworking Space, maka ide, kreasi, dan penunjang perkembangan bisnis bisa dengan mudah ditemui para start-up tersebut.

Dari wacana di atas para pelaku UMKM harus sudah mulai mempertimbangkan dari sekarang bagaimana membuat konsep bisnis yang efektif dan efisien di masa mendatang dengan cara virtual office dan co-working space, terlebih ke depan dominasai teknologi digital akan semakin mengental.

Jika saat ini perusahaan-perusahaan besar pun telah melakukan opsi officeless ini maka ada baiknya pelaku UMKM yang belum terlanjur dengan konsep konvensioanl bisa mulai mempersiapkannya sejak sekarang. Sukses!