 |
| Cara Membuat SOP |
Beberapa bisnis UMKM kami ada yang lebih cocok untuk dikembangkan menjadi franchise dan dalam proses ini dibutuhkan edukasi untuk membuat SOP (Standard Operating Procedure) untuk kelengkapannya. Ada banyak tulisan mengenai SOP nanti kami mempertimbangkan untuk membagikan tulisan Cara Membuat Standard Operating Procecdure dari Ekotama di bawah ini.
Cukup panjanga memang, namun informasi yang ditulis oleh Ekotama di bawah cukup lengkap:
CARA MEMBUAT STANDARD OPERATING PROCEDURE
Keuntungan Menjalankan Usaha Bersistem
1. Lebih Rapi
Usaha bersistem lebih rapih segala-galanya. Coba lihat dan bandingkan warung kelontong dengan jaringan minimarket waralaba. Apa yang kita lihat ?
Kita akan melihat perbedaan yang sangat mencolok. Pada usaha konvensional (tradisional), tidak ada unsur kerapihan. Kalau pun ada, itu adalah versi pemiliknya yang belum tentu menarik calon konsumen. Sedangkan pada minimarket waralaba, kita akan mendapati tempat yang bersih, rapi, dan harum. Selain itu ada kemudahan mendapatkan barang dan kemudahan transaksi yang menjadi dambaan semua konsumen.
Banyak orang yang sudah terjun di dunia usaha untuk mencari nafkah, orientasinya hanya mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya. Saat kita hanya berorientasi pada hal ini, maka pikiran kita hanya terpaku disitu. Kita melupakan pelajaran dasar itu.jika kelalaian dimanfaatkan pesaing dengan mudah. Maka kita akan kalah dalam hal kualitas. Padahal membentuk kualitas itu membutuhkan waktu yang panjang. Kekalahan satu hari bisa membuat kita harus menebusnya selama bertahun-tahun untuk mencapai kualitas yang sama. Hal ini sama seperti yang diungkapkan Hukum Kualitas
HUKUM KUALITAS
Barang siapa bekerja terus-menerus untuk melahirkan sesuatu yang terbaik, ia telah memperbaiki kualitasnya setiap saat. Barang siapa kalah dalam kualitas, ia harus bekerja keras selama bertahun-tahun hanya untuk mencapai kualitas yang sama. (Ekotama,28 Desember 2009)
Jadi, kerapihan itu adalah bagian dari kualitas usaha kita. Yang dimaksud rapi adalah rapi mulai daari pruduk dan kemasan, distribusi, display/ tempat jualan, personel dan adrimistrasi.
2. Lebih Efisien
Usaha yang bersistem itu pasti lebih efisien dibandingkan usaha biasa yang kita kelola apa adanya. Efisien membantu menumbuhkan keuntungan kita secara bertahap. Bayangkan jika kita mengelola usaha yang semrawut. Lebih mudah mengelola yang mana?
Jika dibuat dengan sungguh-sungguh, sistem operasional yang itu bisa meningkatkan efisien usaha. Buk ini akan menuntun kita mengenali sistem operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan untuk menyusun sistem operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan untuk menyusun sistem yang menguntungkan usaha kita.
3. Lebih Kompetitif
Oleh karena rapi, efisien, dan berkualitas baik, usaha bersistem selalu lebih kompetitif dibandingkan usaha konvensional. Yang dimaksud lebih kompetitif adalah jauh lebih mampu memenangkan persaingan dibandingkan pelaku usaha lainnya. Tertarik ? pasti.
Siapapun yang memiliki usaha pasti ingin selalu memenangkan persaingan. Jadi, pertanyaannya: apakah bersaing itu sulit? Lihat saja kehadiran minimarket atau supermarket yang sekejap mata bisa menarik para konsumen untuk berbelanja dan membuat mereka lupa terhadap toko kelontong langganannya.
Cermatilah Hukum kompetisi yang sehat berikut ini :
HUKUM KOMPETISI YANG SEHAT
Barangsiapa menjatuhkan pesaingannya dengan segala upaya, ia sedang berperang yang dapat menyedot anggaran belanja.
Barangsiapa berkompetisi, ia memiliki keunggulan yang sulit ditandingi pesaingannya dan mendatangkan lebih banyak uang bagi dirinya dan lingkungannya. (Ekotama,28 Desember 2009)
Jadi, hati-hati dengan kompetisi. Banyak orang terjebak untuk mengalahkan pesaing. Tujuannya adalah meniadakan persaingan.
Betulkah demikian? Yang jelas, upaya seperti ini hanya akan menggerogoti anggaran. Kita hanya membuang-buang waktu untuk mengurusi orang lain (pesaing kita).
4. Menjadi Magnet, Potensi Untung Lebih Besar
Saya yakin kita akan menjawab lebih suka makan ditempat yang bersih dan higienis. Kita juga lebih suka berbelanja di tempat belanja yang memudahkan kita memperoleh barang. Jika demikian, lantas mengapa kita masih memiliki tempat usaha yang jorok atau menyulitkan pelanggan memperoleh barang yang diinginkan?
Coba cermati Hukum Magnet Usaha berikut ini:
HUKUM MAGNET USAHA
Barangsiapa mampu menyajikan yang terbaik, maka konsumen akan mendatanginya dangan sukarela.
Barangsiapa tidak sungguh-sungguh menyajikan yang terbaik, maka upayanya memaksa konsumen mendatngi hanyalah mimpi belaka. (Ekotama,28 Desember 2009)
HUKUM DAYA TARIK BISNIS
Iklan bukanlah magnet yang dapat menarik konsumen untuk berbelanja sepanjang masa. Konsumen bersedia berbelanja ditempat usaha kita karena tempat usaha itu dan produknya. (Ekotama,28 Desember 2009)
5. Mampu Menciptakan Repeat Order Berkelanjutan
Coba cermati Hukum Ketergantungan Konsumen berikut ini:
HUKUM KETERGANTUNGAN KONSUMEN
Jika seseorang jatuh hati, apapun yang tampak akan selalu indah dimatanya.
Barangsiapa cerdas, ia akan membuat konsumen jatuh hati kepadanya hingga rela menghamburkan harta untuknya. (Ekotama,28 Desember 2009)
Inilah yang sering tidak dipahami para pengusaha konvensional. Mereka hanya berfokus pada pelayanan konsumen sehingga mengabaikan pengelolaan konsumen yang berpotensi menjadi pelanggan.
HUKUM PENJUALAN BERULANG
Ketika konsumen datang pertama kali, ia telah menaruh hati kepada anda. Ketika konsumen datang kedua kali, ia telah jatuh cinta kepada anda.
Jika Anda tidak bicara, maka cintany bertepuk sebelah tangan dan konsumen akan datang kepada pesaing yang mau menerima cintanya.
Pengusaha yang baik mengucapkan ikrar setia kepada pelanggannya sepanjang hidupnya.(Ekotama,28 Desember 2009)
Oleh karna itu, siapapun yang memiliki sistem pengelolaan pelanggan, ia akan menghadirkan repeat order sepanjang siklus bisnisnya. Sulitkah membuat sistem ini? Kesulitan hanyalah milik orang yang malas daan tidak memiliki masa depan.
6. Memudahkan Pengembangan Usaha
Dari contoh ayam goreng Indonesia versus ayam goreng Amerika dan warung kelontong versus minimarket,kita tentu akan mudah menangkap pesan ini. Mengapa ayam goreng Ammerika dan minimarket modern itu mudah berkembang disegala pelosoknegeri ini, sedangkan ayam goreng Indonesia dan warung kelontong selama bertahun-tahun hanya bisa berdiri di satu tempat ?
Ayam goreng Amerika bisa menjelajahi dunia karena sistem bisnis, demikian pula minimarket modern yang mampu membuka ribuan gerai di seluruh pelosok nusantara. Jadi, apakah kita masih iri hati jika belum memiliki sistem bisnis secanggih mereka?
Bisnis yang memiliki sistem yang baik sangat mudah dikembangkan . Mengapa demikian?Sebab sistem itu bisa menumbuhkan bisnis dimana-mana, sedangkan bisnis konvensional tergantung dengan one man show pemiliknya.
Percayakah anda bahwa investor lebih percaya kepada sistem daripada kita? Jangan salah sangka. Sebarapa pun terkenalnya kita, jika kita tidak memiliki sistem operasional bisnis, bisnis yang kita jalankan seperti mobil tanpa mesin yang ditawarkan kepada pembeli dengan harapan ada yang mau beli dengan harganormal.Coba cermati Hukum Kehati-hatian Investasi beriku ini.
HUKUM KEHATI-HATIAN INVESTASI
Barang siapa percaya pada lidah tak bertulang, investasinya tidak pernah kmbali. Barangsiapa percaya pada sistem bisnis yang menguntungkan, nilai investasinya akan berlipat ganda sesuai harpannya. (Ekotama,28 Desember 2009)
Coba bandingkan: Mengapa orang yang sukarela membeli waralaba KFC atau minimarket yang harganya mencapai ratusan juta hingga milyaran rupiah? Sebegitu mudahnya mereka mengeluarkan uang? Sebenarnya tidak, tetaoi investor percaya kepada sistem bisnisnya. Sistem bisnis inilah yang menjamin bahwa usaha itu bisa mendatangkan keuntungan terus-menerus sehingga biaya investasi yang sudah dikeluarkan bisa kembali dalam waktu singkat. Masihkah kita ragu bahwa sistem bisnis bisa memudahkan pengembangann usaha kita?
7. Memberikan Lompatan Kejayaan bagi Pemiliknya
Para pengusaha yang sudah mengalami lompatan kejayaan ini hidupnya jauh lebih sejahtera ketimbang rekan-rekannya yang masih setia berbisnis kenvensional. Banyak yang menjadi sosok penting karena pendapatannya didengarkan oleh para pengambil kebijakan publik. Para pengusaha seperti inilah yang bisa mengubah wajah Indonesia sehingga anak cucu kita pun akan bangga menatapnya.
Jika sistem bisnis itu mampu memberikan lompatan kejayaan kepada kita, apakah kita hanya akan berpaku tangan sekarang?
Membangun sistem bisnis sama capeknya dengan membangun bisnis itu sendiri. Namun, hasil yang akan kita peroleh jauh lebih manis. Apakah tujuan hidup kita? Apakah kita bercita-cita untuk meninggal dunia ditempat usaha kita yang reot dan tidak memberikan sumbangan apapun terhadap negara ini? Ataukah kita bercita-cita untuk menatap bendera usaha berkibar-kibar sampai dinegeri tetangga? Jika kita memilih pilihan terakhir, segera siapkan kertas untuk memulai membuat sistem bisnis.***
Pentingnya SOP untuk Pengembangan Usaha
Apakah yang dimaksud SOP ?
SOP (Standard Operating Procedure) atau yang diterjemahkan menjadi PSO(Prosedur Standar Operasi) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan, dan menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Hampir semua bisnis dijalankan secara modern memiliki SOP. Bahkan SOP juga diberikan kepada para konsumen yang membeli produk tertentu supaya tidak salah mengolah.
Lihatlah contoh SOP cara menyajikan mie rebus atau mie goreng pada produk indomie yang tercetak dikemasan bagian belakang itulah yang disebut SOP. Simple kan?
Jadi, SOP memang diibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapi tetap efisien. Dalam pemerintahan juga terdapat SOP. Namun SOP ini sering dikacaukan dengan prosedur birokrasi yang membuat urusan menjadi rumit, alurnya sangat panjang, dan akhirnya membuka peluang korupsi.
Nah, kita pilih SOP atau prosedur birokrasi? Keduanya seperti saudara kembar. Satu sangat efisien daan dapat menyumbangkan keuntungan bagi perusahaan, sedangkan yang lain cenderung inefisien dan membuka peluang ekonomi biaya tinggi.
Oleh karena itu, acuan saya untuk membuat SOP adalah sederhana Saran Penyajian Indomie atau Super Bubur. Anda setuju?
Jika Anda setuju, teruskan membaca bagian selannjutnya.
HUKUM MEMBUAT SOP
Barangsiapa menyusun SOP (standard Operating Procedure), maka ia membuat bisnisnya efisien dan berpotensi menyumbangkan keuntungan. Barangsiapa menyusun prosedur birokrasi, maka ia melahirkan inefisiensi, alurnya rumit, dan menyebabkan ekonomi biaya tinggi. (Ekotama,28 Desember 2009)
Apakah Tujuan Membuat SOP?
Tujuan membuat SOP adalah menyederhanakan pekerjaan kita supaya hanya berfokus pada intinya. Tetapi cepat dan tepat. Dengan cara ini, keuntungan mudah diraih, pemborosan diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah. Perusahaan yang ramping, tetapi semua pekerjaan bisa di selesaikan tepat waktu adalah perusahaan yang kompetitif.
Jika kita pengusaha, ana yang kita pilih? Bekerja sampai tua ditempat usaha kitayang reot atau berkeliling dunia, tetapi usaha kita tetap berjalan sempurna? Saya yakin kita dengan bijak memilih pilihan terakhir. Mari kita buat SOPnya!
Kapan SOP Dibuat ?
Kita baru bisa membuat SOP kalau usahanya sudah jalan atau setidaknya kita memiliki prototipe bisnisnya (contoh usaha yang sudah berjalan). Jika usaha belum berjalan sama sekali, bahkan tempat usahanya belum ada, SOP yang kita buat bisa jadi hanya novel picisan. Tidak ada gunanya. Berhati-hatilah jika ditawari usaha yang belum berjalan meskipun sudah ad SOP-nya. Maksudnya sudah jlan adalah usaha tersebut sudah memiliki satu atau dua tempat usaha yang beroperasional mandiri dan bisa diibuktikan secara kasat mata. Kecuali jika Anda memang berniat membeli sebuah konsep bisnis.
Siapa yang Membuat SOP?
SOP sifatnya individual, sangat privat. Jika Anda meminta saya menunjukan contoh SOP yang pernah saya buat, mungkin saya malah tidak akan pernah menunjukkannya. Dijamin Anda justru bingung, sebab SOP-SOP itu hanya bisa dipahami dan diterapkan perusahaan-perusahaan pemiliknya. Tentu tidak pas untuk usaha anda, bukan?
Oleh karena iitu, saya selalu menyarankan kepada para pembaca buku saya supaya membuat SOP sendiri, sesuai situasi dan kondisi perusahaan. Tulis saja semua proses kerja dari A-Z. Setelah itu baru dievaluasi. Proses kerja yanng tidak perlu dihapus. Proses kerja yang terlalu panjang dipendekkan. Proses kerja yang sangat vital, tetapi belum ada perlu ditambahkan, dan seterusnnya.
Proses ini membutuhkan keuletan, ketekunan, dan kesabaran. Prosesnya sama dengan membangun bisnis itu. Jika sudah memiliki keuletan, ketekunan, dan kesabaran untuk membangun bisnis, saya yakin kita juga memiliki hal yang sama untuk menyusun SOP usaha kita.
Berapa Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyusun SOP?
Untuk sebuah SOP lengkap mulai dari produk dan distribusi, promosi – pemasaran – penjualan, akuntansi – keuangan – pajak, SDM & pengembangannya, pengelolaan pelanggan, operasional usaha sampai pembukaan/penutupan usaha, dibutuhkan waktu 3 bulan. Waktu itu bisa dipersingkat menjadi 1 bulan, tergantung jenis usaha dan kompleksitas pekerjaan pada usaha anda. Semakin komplek usaha kita, semakin sulit dan semakin lama pembuatan SOP-nya.
Mengapa SOP Mahal Harganya?
Jika SOP mengandung proses kerja yang sifatnya rahasia dalam bidang produksi,metode pengolahan, metode penjualan atau informasi lain dibidang teknologi atau bisnis yang memiliki nilai ekonomi dan tidak diketahui oleh masyarakat umum, maka itu bisa didaftarkan di Ditjen HAKI Depkumham untuk mendappatkan hak rahsia dagang.
Catatan:
- Seyogianya kita membuat dua jenis SOP sekaligus. Satu SOP yang bersifat umun, dapat dibaca semua orang dan satu lagi bersifat rahasia yang hanya dapat dibaca oleh orang-orang tertentu di perusahaan. Ingat, hak atas Rahasia Dagang tetap berlaku sepanjang informasi rahasia tersebut tetap kita jaga.
- Jika kita ingin menghemat anggaran, susunlah SOP sendiri. Ikuti panduannya dlam buku ini. Rasakan nikmatnya memiliki hak cipta atau rahasia dagang yang akan mengalirkan rezeki.
Usaha apa saja yang Memerlukan SOP ?
Semua jenis usaha sebenarnya memerlukan SOP, Indomie dan Super Bubur saja bikin SOP untuk para pelanggannya, mengapa usaha kita tidak punya SOP sama sekali?
Jika kita memiliki bisnis konvensional dan hanya akan dikelola sebagai bisnis konvensional, seyogianya kita tetap membuuat SOP, agar ketika kita sakit ataupun berhalangan, usaha tetap berjalan.
Jika kita memiliki usaha yang akan dikembangkan dengan sistem kemitraan dengan investor atau dengan sistem franchise diwajibkan oleh undang-undang sehingga tidak bisa ditawar lagi. Sebelumnya juga sudah dijelaskan pentingnya sistem bisnis bagi kepercayaan investor.
Bagaimana Memanfaatkan SOP?
SOP digunakan untuk mengelola usaha yang akan kita kembangkan dengan menggandeng investor atau bekerjasama dengan orang lain. Usaha seperti ini bisa dikategorikan dalam 3 jenis, yakni:
1. Bisnis Konvensional
2. Business Opportunity(Peluang Bisnis)
3. Bisnis Franchise
1. SOP untuk bisnis konvensional
Yang dimaksud bisnis konvensional adalah bisnis biasa yang kita jalankan.
Oleh karena itu, kita buat SOP-nya agar usaha itu bisa berjalan tanpa kehadiran kita dan tetap menghasilkan. Jadi, jika Anda memiliki usaha sekecil apapun, buatlah SOPnya. Jangan sampai membuat kita terjebak dalam usaha kita. Biarkan SOPnya yang mengoperasikan usaha kita. Jika suatu saat kita ingin menjual usaha ini kepada orang lain dengan berbagai alasan, harganya tentu jauh lebih mahal daripada harga usaha biasa yang masih bergantung kepada kita.
2. SOP untuk Business Opportunity(Peluang Bisnis)
Kita pasti perlu pengembangan usaha. Jika kita membuat cabang diluar kota, biayanya tentu sangat mahal. Supaya murah kita perlu uang dari investor. Untuk mendapatkannya, kita harus membuat bisnis kita menarik dimata investor. Salah satunya adalah membuat bisnis kita bisa beroperasi tanpa kehadiran kita. Ini berarti kita harus menyusun SOP yang menjadi tulang punggung biisnis kita.
3. SOP untuk Bisnis Franchise
Jika dalam Business Opportunity tidak ada kewajiban membuat SOP (SOP sifatnya dianjurkan, tidakk diwajibkan), maka dalam Bisnis Franchise kita wajib membuat SOP. Kewajiban ini tidak dapat ditawar-tawar lagi karena sudah diatur dalam perundang-undangan sehingga siapapun yang ingin mengembangkan bisnis dengan menjual sistem Franchise-nya, ia harus menyusun SOP sejak awal. Saat ditawarkan kepada investor, SOP yang kita terapkan sudah terbukti menguntungkan, bukan SOP uji coba.
Sampai disini kita sepakat bahwa SOP sangat penting bagi kelangsungan usaha kita dikemudian hari. Khususnya untuk mengantisipasi rapuhnya fisik kita dalam mengelola usaha dan mengantisipasi kehhadiran investor yang setiap saat bisa membantu mengembangkan usaha. Mari kita siapkan pembuatan SOP-nya.***
Dasar - Dasar Membuat SOP
Supaya memudahkan saat menyusun SOP, ada syarat yang harus terpenuhi terlebih dahulu.
Keempat syarat itu meliputi:
- Adanya Visi & Misi Usaha
- Adanya Corporate Value
- Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Struktur Organisasi &Deskripsi Pekerjaan Karyawan)
- Penyederhanaan Usaha Anda
Adanya Visi & Misi Usaha
Adalah cita-cita sekaligus sasaran (goal) perusahaan kita. Cita-cita itulah yang akan kita komunikasikan kepada karyawan dan masyarakat agar mereka mendukung usaha kita.
Adanya Corporate Value
Setiap perusahaan memiliki nilai-nilai tersendiri. Ada perusahaan yang hanya memiliki nilai mengejar profit melulu. Ada pula perusahaan yang menganut nilai-nilai bisnis dan sosial. Ada pula perusahaan yang senantiasa menyumbangkan sebagian keuntungannya untuk memberi beasiswa kepada anak didik kurang mampu. Ada perusahaan yang ingin menyejahterakan para karyawannya.
Itulah yang disebut corporate value. Nilai-nilai yang dianut perusahaan ditanamkan oleh para pemilik atau pendiri perusahaan dan diaktualisasikan dalam setiap tindakan karyawan dalam mengelola perusahaan.
Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Stuktur Organisasi & deskripsi Pekerjaan)
Fungsi stuktur organisasi adalah menata posisi karyawan anda sesuai bidang kompetensinya. Sedangkan fungsi deskripsipekerjaan adalah memberikan pemahaman jenis pekerjaan yang harus dilakukan si karyawan selama bekerja di perusahaan Anda. Maka jika diantara 2 fungsi itu tidak ada pasti tidak tertata dan alur kerjanya ambruadul.
Banyak pengusaha konvensional yang tidak memiliki struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, entah karena tidak sempat atau karena malas membuatnya.
Padahal stuktur organisasi dan deskripsi pekerjaan itulah yang menentukan apakah karyawan kita bekerja secara optimal atau tidak. Jika kita hanya mengandalkan perintah untuk membuat karyawan bekerja, maka saat kita sakit keras selama beberapa waktu, bisa dipastikan usaha kita bisa turun produktivitasnya.
Penyederhanaan Usaha Anda
Pembuatan SOP jika pemiliknya mau memenuhi syarat, yakni memisah-misahkan usahanya berdasarkan bidang usaha. Jika dicampur aduk, percayalah itu ibarat nasi yang di campur gamplek dan sagu. Bagaimana rasanya? Yang jelas, rasanya tidak selezat jika dimasak sendiri (bukandi campuraduk) kan?.
Cara paling mudah adalah memilah-milah usaha berdasarkan jenis dan karakteristik bisnisnya. Contohnya usaha rental mobil tidak bisa dijadikan satu dengan properti karena jenisnya berbeda, cara pengelolaannya juga beda.
Tujuh SOP Wajib
1. Produksi dan Distribusi
2. Pemasaran: Promosi dan Penjualan
3. Akuntansi, Keuangan, & Pajak
4. SDM & Pengembanganya
5. Pelayanan & Pengelolaan Pelanggan
6. Operasional Usaha
7. Pembukaan & Penutupan Usaha
SOP Produksi & Distribusi
Setiap perusahaan memiliki lini produksi dan disrtibusi. Dua hal ini dijadi satukan pembahasan berkaitan erat. Bidang produksi meliputi pembuatan produk. Bidang disrtibusi meliputi pengantaran barang (produk) dari satu tempat ke tempat lain.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PRODUKSI?
- Proses mendapatkan bahan baku
- Proses mengelolah bahan baku menjadi produk siap jadi
- Proses pengemasan barang yang dibeli dalam bentuk curah menjadi produk dalam kemasan
- Proses pengaplikasian sebuah produk
- Proses menghasilkan sebuah jasa tertentu
SOP Pemasaran: Promosi & Penjualan
Setiap usaha pasti harus memasarkan produknya. Kebanyakan dari kita hanya terjebak pada cara-cara menjual. Padahal penjualan itu selalu diawali dengan stategi promosi yang efektif. Pemasaran yang efektif adalah stategi promosi yang menghasilkan penjualan sesuai dengan upaya yang dikeluarkan. Perusahaan-perusahaan besar mengelompokan bagian ini menjadi satu bagian besar, yakni pemasaran. Jadi, pemasaran itu sangat luas artinya.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PEMASARAN: PROMOSI & PENJUALAN ?
- Proses mengetahui konsumen dari produknya
- Proses melakukan komunikasi dengan konsumen tentang keberadaan dan manfaat produk produk
- Proses melakukan penjualan kepada konsumen
SOP Akuntansi, Keuangan, & Pajak
Pengusaha kecil sering melalaikan dua fungsi ini yaitu, akuntansi dan pajak. Mereka itu yang mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan arus uang keluar dan masuk (dari hasil transaksi harian), maka akuntansi adalah proses pembukuan atau penyajian laporannya. Sedangkan pajak berkisar tentang setoran kita kepada pemerintah. Tiga hal ini harus di pisahkan meskipun dikelompokan menjadi satu bagian.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG AKUNTANSI, KEUANGAN, & PAJAK?
1. Proses transaksi harian ditempat usaha kita
2. Proses pencatatan/pembukuan transaksi-transaksi tersebut
3. Proses perhitungan, pelaporan, dan pembayaran pajak
Sop SDM & Pengembangannya
Bagian ini terdiri dari dua bidang yang terpisah satu sama lain, tetapi fungsinya berurutan. Perusahaan-perusahaan menjadikan bidang ini menjadi satu-kesatuan yang tidak terpisahkan. Bidang SDM meliputi proses rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengangkatan karyawan serta pengawasan kinerja karyawan sehari-hari. Sedangkan bidang pengembangan SDM meliputi evaluasi kinerja karyawan, re-training (pelatihan lanjutan), promosi, dan sebagainya.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG SDM & PENGEMBANGANNYA?
1. Proses perekrutan karyawan baru
2. Proses pelatihan karyawan
3. Proses promosi dan demosi karyawan
SOP Pelayanan Konsumen & Pengelolaan Pelanggan
Adalah ujung tombak perusahaan-perusahaan besar dalam upaya memperoleh repeat order dari para konsumen/pelanggan. Sebagian orang menyebutnya Customer Relationship Management (CRM). Apapun namanya dan seberapapun kecilnya usaha kita, jika ingin memiliki masa depan cerah, kita harus berusaha sekuat tenaga untuk menyusun SOP bidang pelayanan konsumen dan pengelolaan pelanggan.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PELAYANAN KONSUMEN DAN PENGELOLAAN PELANGGAN?
1. Proses penyambutan konsumen/pelanggan yang datang ketempat usaha kita
2. Proses membantu konsumen/pelanggan memperoleh segala kebutuhannya
3. Proses membangun database pelanggan
4. Proses pengelola pelanggan
SOP Operasional Usaha
Adalah kegiatan –kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan setiap hari, setiap bulan, atau setiap tahun. Kegiatan-kegiatan ini sudah ditentukan tanggal operasionalnya sehingga tidak saling menggangu, justru saling mendukung.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG OPERASIONAL USAHA?
1. Prosedur Operasional sehari-hari
2. Prosedur Penanganan Komplain
3. Prosedur Pengawasan Usaha
4. Prosedur Evaluasi Usaha
5. Prosedur Pengurusan Legatitas Usaha
6. Prosedur Pengamanan Tempat Usaha
SOP Pembukaan & Penutupan Usaha
Yang dimaksud pembukaan usaha adalah prosedur yang kita lakukan saat akan membuka usaha baru yang sejenis di kota lain. Sedangkan yang dimaksud penutupan usaha adalah prosedur yang harus kita lakukan untuk menutup usaha tersebut jika bangkrut. SOP ini akan mempermudah kita saat ingin membuka usaha sekaligus menghindarkan kita dari masalah atau sengketa jika kita menutup usaha.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN USAHA?
1. Prosedur perencanaan pembukaan usaha baru
2. Prosedur realisasi rencana pembukaan usaha baru
3. Prosedur pengelolaan risiko pada usaha yang sudah berjalan
4. Prosedur penutupan usaha & pemberesan
CARA MUDAH MENYUSUN SOP
Tidak ada rumusan baku untuk menyusun SOP. Kita bisa menyusun SOP semaunya. Yang penting, SOP itu harus bisa menyederhanakan proses kerja, mampu meningkatkan efisiensi, memudahkan pengembangan usaha dan yang lebih penting, cocok untuk di terapkan di usaha anda.
3 TAHAP PENYUSUNAN SOP
Menyusun SOP itu sangat mudah karena hanya melalui 3 tahap saja yaitu.
1. Menentukan jenis pekerjaan dan alur kerjanya.
2. Menggambarkan dalam bentuk bagan.
3. Menuliskan dalam bentuk uraian.
Trik menyusun SOP produksi & distribusi
Saya akan mengambil satu contoh pekerjaan, misalnya mengolah ayam mentah menjadi Ayam Goreng Siap Saji.
Alur kerjanya:
1. Ayam di cuci bersih
2. Ayam di rendam dalam larutan bumbu.
3. Ayam di goring.
4. Ayam goring ditiriskan.
5. Ayam goring siap saji.
Trik Menyusun SOP pemasaran: promosi & penjualan
Saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja dan menyusun SOP-nya,misalnya membuat sarana promosi berupa brosur.
Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
Jenis pekerjaan: membuat sarana promosi brosur.
Alur kerjanya:
1. Menetapkan materi promo yang akan di masukan brosur.
2. Medesain brosur.
3. Meminta persetujuan atasan/principa
4. Mencetak brosur.
5. Menyebarkan brosur.
Trik Menyusun SOP Akutansi, keuangan & pajak.
Saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya transaksi antara konsumen/pelanggan.
Menentukan jenis pekerjaan &alur kerjanya.jenis pekerjaan: transaksi antara kasir dengan konsumen/pelanggan.
Alur kerjanya:
- Konsumen/pelanggan mendatangi kasir untuk membayar transaksi.
- Kasir menghitung biaya yang harus di bayar konsumen/pelanggan berdasarkan nota order.
- Kasir memberitahukan nilai yang harus di bayarkan kepada konsumen/pelanggan.
- Konsumen/pelanggan membayar dengan uang tunai dan kasir menerima.
- Kasir membubuhkan cap lunas pada nota danmenyerahkan nota kepada konsumen/pelanggan.
Trik Menyusun SOP SDM & Pengembangannya
Saya akan mengambil satu contohpekerjaan saja, misalnya melakukan eavaluasi kinerja karyawan secara berkala.
Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya
Jenis pekerjaan: Melakukan evaluasi kinerja karywan secara berkala.
Alur kerjanya:
- Pemimpin mengumpulakn data track record karyawan selama periode evaluasi berjalan.
- Pemimpin melakukan penilaian kerja dan membuat resume penilaian.
- Berdasarkan resume penilain kinerja, pemimpin memanggil satu per satu karyawan untuk di beri pengarahan. Karyawan yang berprestasi diberikan penghargaan (reward), sedangkan karyawan yang berprestasi buruk akan di beri sanksi (punishment).
- Pemimpin mengarsipkan data penilaian kinerja karyawan.
Trik Menyusun SOP Pelayanan & pengelolaan pelanggan
Saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya menyusun database pelanggan dan mengelola database pelanggan:
Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya jenis pekerjaan
Menyusun database pelanggan dan mengelola database pelanggan
Alur kerjanya:
- Costumer service meminta pelanggan untuk mengisi formulir identitas pelanggan.
- Costumer service melakukan input data pelanggan ke dalam komputer dan mengarsipkan formulir isian ke lemari arsip.
- Costumer service melakukan komunikasi secara berkala kepada para pelanggan.
- Costumer service menyelenggarakan acara (event) khusus untuk para pelanggan.
Trik Menyusun SOP Operasional usaha
Saya akan mengambil satu contoh pekerajaan saja, misalnya melakukan kerja lembur.
Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
Jenis pekerjaan: Melakukan kerja lembur
Alur kerjanya:
1. Karyawan mengisi formulir kerja lembur.
2. Karyawan meminta persetujuan atasan.
3. Karyawan serahkan satu lembar ijin kerja lembur kepada security.
4. Selesai kerja lembur, karyawan meminta tanda tangan security.
5. Karyawan serahkan formulir kerja lembur ke bagian SDM.
Trik Menyusun SOP pembukuan & penutupan usaha
Saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya melakukan grand opening.
Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya
Jenis pekerjaan: melakukan grand opening
Alur kerjanya:
1. KIrim undangan kepada supplier, mitra kerja, calon konsumen, media masa.
2. Siapkan tempat usaha sebagai lokasi grand opening.
3. Sewa peralatan & perlengkapan pesta.
4.Selenggarakan acara grand opening.
5. Bereskan peralatan & perlengkapan grand opening, siapkan operasional.
Kesimpulan.
- Jenis pekerjaan harus di temukan/di kenali terlebih dahulu. Jika anda sudah memiliki struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, itu akan sangat membantu menemukan jenis-jenis pekerjaan yang akan di buat SOP-nya.
- Alur kerja di buat untuk mempermudah membuat bagan. Setelah menemukan atau mengenali jenis pekerjaan , coba bayangkan alur kerjanya
- Bagan di buat sesimpel mungkin. Ada urutan langkah dan tanda panah sebagai pemandu langkah.
- Tahapan/langkah di buat sangat simpel dan mudah di pahami.
- Pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain berurutan , saling berkaitan, dan tidak berdiri sendiri jika anda menyusun sebuah system, pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam usaha anda bukanlah pekerjaan yang terpisah-pisah, melainkan hanya terbagi-bagi sesuai kelompoknya.
APLIKASI SOP
Tahapan selanjutnya setelah berhasil menyusun SOP adalah mengaplikasikan SOP tersebut pada para karyawan. Yang harus anda catat: sebagus apapun SOP-nya jika aplikasi atau penerapannya tidak optimal,hasilnya pun payah.usaha anda tidak akan maju. Coba perhatika segitiga emas SOP di bawah ini:
Ketika kita berhasil menyusun SOP, ternyata kita baru melangkah pada tahapan pertama saja. Masih ada tahapan ke dua dan tahapan ke tiga. Yakni aplikasi/penerapan SOP dan revisi/penyempurnaan SOP. Tanpa revisi /penyempurnaan , SOP tidak akan mampu menyeimbangi di namika usaha kita. Jadi jangan gembira dulu kalau sudah berhasil menyusun SOP. Masih ada jalan panjang yang harus kita lalui supaya SOP itu berhasil menunjang kemajuan atau perkembanan perusahaan.
Enam cara Aplikasi SOP
Aplikasi SOP dapat dilakukan melealui enam car berikut ini:
A. Training dasar.
B. Trining tingkat lanjut
C. Briefing berkala.
D. Evaluasi berkala
E. Sanksi bagi pelanggar SOP
F. Reward bagi pelaksanaan SOP
Mari kita pelajari satu per satu cara tersebut
A. Training Dasar
Training Dasar adalah training yang di lakukan pertama kali untuk karyawan baru. Sebelum bekerja untuk pertama kali, anda seahrusnya memberikan training dasar training ini sifatnya indoktrinasi untuk mencuci otak karyawan baru agar mampu bekerja dengan cara kita (bukan cara si karyawan atau cara di tempat kerja yang lama).
Training dasar bertujuan agar si karyawan baru dapat melekukan pekerjaan yang di bebankan kepadanya secara cepat dan tepat.
Training dasar adalah kelanjutan proses pnerimaan karyawan dan merupakan bagian dari masa percobaan.
Training dasar yang harus anda berikan pertama kali kepada karyawan anda:
- Penjelasan umum tentang perusahaan anda
- Visi dan misi perusahaan anda
- Struktur organisasi perusahaan anda (khususnya posisi karyawan baru dan hubungan dengan posisi-posisi lainnya)
- Deskripsi pekerjaan karyawan anda (khususnya daskripsi pekerjaan karyawan yang baru dan hubungannya dengan deskripsi pekerjaan karyawan baru
- Peraturan-peraturan perusahaan bagi karyawan baru.
- SOP bagi karyawan baru tersebut (sesuai jabatannya)
Bagaimana cara memberikan materi SOP saat training dasar?
Anda harus terlebih dahulu menjelaskan visi dan misi perusahaan. Tujuannya adalah agar si karyawan paham ke man I harus membawa pwerusahaan anda.
Berapa lama training dasar di selenggarakan ?
Penjelasan yang sifatnya teoritis cukup di berikan beberapa jam saja.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan praktik?
Antara 1-4 minggu. Jangan terlalu lama. Cntoh: dalam waktu seminggu, karyawan kita harus mahir menggreng ayam seperti yang tertulis di SOP-nya.
Apakah penyebab kegagalan training dasar?
Penebabnya adalah mental karyawan baru. Tidak semua orang cetap beradaptasi atau mampu mengubah kebiasaannya dengan Cepat. Contoh: orang yang tidak bisa bekerja cekatan, saat di tuntut untuk bekerja cekatan justru melakukan kecerobohan.oleh karena itu,saran terbaik adalah seleksilah calon karyawan anda dengan baik , jangan samapai anda membuang-buang waktu memberikan training dasar kepada karyawan yang tidak berkompeten.
B. Training Tingkat Lanjut
Training tingkat lanjut
Training yang dilakukan sebagai kelanjutan training dasar untuk meningkatkan keterampilan kerja karyawan.
Training tingkat lantjut bertujuan agar si karyawan dapat meningkatkan profesionalisme kerja berdasarkan SOP, sehingga makin mendekati gambaran ideal kita.
Kapan training tingkat lanjut harus di lakukan?
Training tingkat lanjut adalah training dasar dan merupakan bagian dari dinamika uasaha anda. Jadi setelah karyawan di nyatakan lolos masa percobaan, keterampilan karyawan harus segera di tingkatkan melalui training tingkat lanjut.
Apa saja materi training tingkat lanjut itu?
Training tingkat lanjut berisi materi-materi pedalaman terhadap materi-materi training tingkat dasar dan materi-materi pengembangan usaha.
Contoh materi yang sifatnya pendalaman materi training dasar adalah peningkatan keterampilan atau kemahiran karyawan sesuai SOP atau SOP yang di revisi/disempurnakan dan berkaitan dengan tercapainya visi dan misi perusahaan. Selain materi-materi yang sudah saya ungkapkan,anda bisa memberikan materi training tingkat lanjut sendiri sesuai kebutuhan usaha anda.
Bagaimana cara memberikan materi saat training tingkat lanjut?
Karyawan yang mengikuti training tingat lanjut bukanlah karyawan yang harus di indoktrinasikan seperti karyawan baru yang mengikuti training dasar. Cara terbaik adalah menggunakan system training terbuka. Kita memberikan umpan, biarkan si karyawan berlomba-lomba memakan umpannya.
Bagaimana urutan memberikan materinya?
Yang pertama anda berikan adalah tujuan (sasaran/goal) perusahaan biarkan si karyawan memahami dulu tujuan kita. Setelah karyawan sadar dengan tujuan kita, bawalah mereka masuk materi inti. Misalnya peningkatan kinerja berdasarkan SOP terbaru atau justru mereka harus proaktif memperbaiki SOP lama.
Berapa lama training tingkat lanjut diselenggarakan?
Training bukanlah sekolah yang memakan waktu lama plus biaya banyak. Training jenis ini biasanya di selenggarakan di luar kantor/tempat usaha anda. Tujuannya agar karyawan mengikuti merasa fresh lahir batin.
Apa penyebab kegagalan training tingkat lanjut?
Banyak karyawan yang enggan mengikuti training tingkat lanjut karena menganggap tidak ada gunanya mengikuti training itu. Oleh sebab itu, banyak karyawan yang mengikuti training tingkat lanjut untuk bertamasya atau berbelanja. Bagaimana mungkin training seperti ini berhasil jika ada di otak karyawan kita adalah bertamsya atau berbelanja.
C. Briefing berkala
Briefing adalah pengarahan. Setiap kita hrus memberikan pengarahan kepada karyawan untuk mengikuti SOP usaha kita. Briefing bisa di jadikan salah satu sarana sosialisasi SOP.
Tujuan briefing adalah untuk memberikan pengarahan tentang kierja karyawan suapaya tetap sesuai visi dan misi perusahaan, dalam kaitanya dengan SOP, briefing bertujuan meningkatkan karyawan agar menerapkan SOP dalam melakukan pekerjaan-pekerjaannya. Briefing jg bertujuan untuk mencuci otak karyawan supaya berpikirnya sesuai dengan cara berpikir kita, sehingga ia mudah sekali menerapkan SOP dalam pekerjaannya. Jika SOP kita sudah tertanam di pikiran bawah sadar karyawan, maka otomatis karyawan akan bekerja dan bertindak sesuai SOP tanpa kita beri arahan lagi.
Kapan briefing dilakukan?
Pada perusahaan-perusahaan besar, briefing di lakukan setiap pagi sebelum karyawan bekerja dan setiap sore atau malam hari sebelum karyawan pulang. Briefing pagi berfungsi untuk membahas rencana kerja pada hari itu dan target-target yang ingin di capai, sedangkan briefing sore/malam untuk melakukan evaluasi kinerja pada hari itu dan pencapaian target.
Apa saja materi briefing?
Pada briefing pagi, ingatkan karyawan untuk menaati SOP dan bekerja sesuai dengan SOP. Ingatkan mereka tentang visi dan misi perusahaan serta pencapaiannya berkat karyawan yang berperan aktif melaksanakan SOP setiap saat.
Berapa lama briefing dilakukan?
Briefing di lakukan secara bervariasi, tergantung kebutuhan. Ada yang cukup melakukan briefing selama 10 menit, tetapi ada pula yang harus melakukan briefing sampai 1 jam.
Apakah penyebab briefing gagal di lakukan?
- Pemimpin dan karyawan sama-sama tidak disiplin sehingga briefing terkadang dilakukan, tapi terkadantg tidak.
- Pemimpin terlalu percaya diri dengan kemampuannya sehingga merasa tidak perlu melakukan briefing, karyawawn hanya mengikuti.
- Karyawan merasa tidak perlu mengikuti briefing karena tidak ada manfaat yang diperoleh dari briefing.
D. Evaluasi berkala
Evaluasi berkala bukanlah evaluasi harian yang kita lakukan saat briefing. Yang di maksud evaluasi berkala adalah evaluasi SOP usaha kita selama periode tertentu.
Apakah tujuan evaluasi berkala?
Tujuannya adalah mengetahui efektivitas dan efisien di perusahaan kita sejak berakunya SOP selama periode tertentu, SOP yang tidak dinamis bisa merugikan perusahaan dalam jangka panjang. Sedangkan SOP yang terlalu dinamis justru dapat membingungkan karyawan.
Kapan evaluasi berkala di lakukan?
Evaluasi SOP dilakukan usaha anda. Dinamika usaha anda tentu di pengaruhi oleh jenis usaha anda. Bagii anda yang memilih jenis usaha di bidang makanan dan minuman, dinamikanya tentunya sangat tinggi.
Apa saja materi evaluasi berkala?
1. Evaluasi perkembangan usaha anda
2. Rencana-rencana perkembangan usaha anda
3. Pengembangan SOP sesuai rencana pengembangan usaha anda
Apa penyebab kegagalan evaluasi berkala?
Sebagai, pegusaha kita sering terjebak dalam kesibukan kita.kalupun tidak terjjebak dalam zona kenyamanan. Dua hal ini adalah racun paling mematikan bagi kita dan usaha kita. Oleh karena itu,SOP di buat supaya usaha kita terhindar dari resiko tersebut.
E. Sanksi Bagi Pelanggar SOP
Salah satu jawabannya adalah adanya sanaki (punishment) yang tegas bagi pelanggar SOP. Untuk apa aturan yang tidak ada sanksinya? SOP juga harus memiiki sanksi yang tegas dan di terapkan secara tegas.
Ketegasan kita dalam memberikan sanksi, adalah titik total menuju kemajuan usaha kita! Berikan sanksi yang pantas dan pastikan karyawan lain mengetahuinya agar karyawan mengambil hikmah dari peristiwa tersebut.
Bagaimana cara agar kita tidak semena-mena memberikan sanksi kepada karyawan?
Kita juga harus mengatur memerikan sanksi, jenis pelanggaran dan jenis sanksi yang di berikan dalam SOP.ketentuan ini biasanya termasuk SOP bidang SDM & pengembangannya. Jika ketentuannya jelas, kita tidak akan di salahkan oleh siapapun ketika memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan. Bahkan mungkin kaaryawan lain justu akan angkat jempol kepada kita yang mampu menegakan SOP demi kepentingan yang lebih besar, yakni pengembangan usaha dan menyelamatkan harkat hidup karyawan yang lain.
F. Reward bagi pelaksanaan SOP
Salah satu jawabannya adalah pemberian penghargaan (reward) yang pantas kepada karyawan yang telah melaksanakan SOP dengan baik sehingga kinerja perusahaan meningkat dari waktu ke waktu.mari kita tanyakan kepada diri kita.selama ini, beberapabanyak atau beberapa sering kita memberi penghargaan kepada karyawan yang merasa puas bekerja bersama kita? Salama ini karyawan potensial yang mengundurkan diri dari perusahaan kita karena berbagi alas an ketidakpuasan? Jika menuntut karyawan untuk menaati SOP dan bekerja berdasrkan SOP, maka saat mereka sudah melaksanakan perintah kita itu, mereka berhak atas penghargaan (Reward) dari kita.
Bagaimana cara supaya kita tidak pilih kasih dalam memberikan penghargaan kepada karyawan?
Kita harus mengatur berbagai jenis penghargaan yang bisa kita berikan kepada karyawan. Kita juga harus mengatur pekerjaan seperti apa yang prestasinya patut mendapat penghargaan dari perusahaan.
Sampai di sini, anda sudah memahami cara aplikasi SOP.tentu saja cara-cara aplikasi yang saya ungkapkan di sini adalah versi saya dan saya peruntukan secara umum. Khusus ubtuk usaha anda,mungkin di perlukan cara aplikasi yang sangat spesifik yang mungkin tidak tergambarkan.
Komentar
Posting Komentar