Menyusun Dokumen Franchise (Waralaba)

Menyusun Dokumen Franchise (Waralaba)

Dalam menjalankan usahanya franchisor harus memberi panduan, pelatihan dan bantuan konsistensi secara terus-menerus pada para franchisee. Disamping itu franchisor mempunyai organisasi dan tim managemen guna menjalankan usaha dan jaringan outletnya.

Pemberi franchise diharap menjadi pembimbing yang handal dalam memonitor, mensupervisi dan mengawasi usaha dan jaringan. 

Franchisor

1. Administrasi - & Accounting system 

Ada bagian-bagian produksi, persediaan (stock management), pemesanan. Bagian pemasaran & penjualan, bagian keuangan & kas. Sistem administrasi & Accounting yang dipakai dan atau ada komputerisasi. 

2. Organisasi & Management 

Fungsi-fungsi management yang berkaitan dengan planning, organisasi, actuating , directing & controlling. Departemen-departemen atau bagian apa saja yang ada.

Ada departemen yang menangani operation dan ada bagian yang mengurus tentang franchise. 

3. Operation Procedure (SOP) 

Manual disusun untuk menjadi panduan bagi franchisor.

Pendampingan start up franchisee, program pemasaran dan relasi untuk membantu. Bantuan penggunaan computer atau tehnology informasi. 

4. Fungsi pemasaran 

Membuat prospektus marketing tools dan brochure, leaflets, spanduk Data-data mengenai sejarah /latar belakang usaha, iapa-siapa penemu atau pemiliknya serta legalitas 

Perusahaan dan produk /jasa – usaha yang diwaralabakan. Aktivitas perusahaan dan kategori bisnis yang Dijalankan serta operating sistemnya. 

Dijelaskan apa keunikannya dan yang menjadi keunggulannya. 

5. Program pelatihan bagi franchisee 

Bagi franchisee maupun karyawannya yang berkaitan dengan sistem operasi managemen, sehari-hari, berkaitan dengan bagian produksi, stock managemen sampai pada penjualan & customer service. 

6. Dokumen investasi unit franchisee? 

Perhitungan projected income statement biaya operasional serta kalkulasi harga pokok & harga jual BEP dan ROI.

7. Franchisee Recruitment 

Persyaratan franchisee yang diperlukan, ketrampilan orang pasar, mempunyai wawasan, senang bergaul (extrovert). Membuat format untuk memilih franchisee adanya dokumen kerahasiaan yang ditangani calon franchisee serta form aplikasi calon franchisee. 

Form penelitian dan wawancara 

8. Butir dalam perjanjian & franchise agreement 

Siapa-siapa yang tercantum dalam perjanjian hak & kewajiban masing-masing pihak, ketentuan- ketentuan terminasi. 

Franchisee 

1. Panduan untuk identitas logo, warna, design, tampak luar, interior design, peralatan/pera-

    alatan/perlengkapan yang harus ada. 

2. Penentuan lokasi – site selection 

Dokumen-dokumen yang harus ada : SIUP (NIB), NPWP, Perjanjian sewa/hak milik, Domisili, U.U.G. 

Ada terdapat kontrol intern misalnya kasir dijabat oleh pemegang buku. Fungsi-fungsi management apa saja yang harus ada. 

Program pemasaran, marketing tools, brosur, banner, spanduk Pemasaran & promosi at site dan berkala/musiman. Produk baru Tahapan-tahapan dalam program pemasaran Bagaimana mendisplay produk 

3. Administrasi & Accounting 

Merencanakan bukti-bukti kas & Bank yang dipakai. Buku-buku harian – B. Kas, B. Bank, Bank memorial. Buku-buku tambahan – B. persediaan B. Baku B. stock jadi B. Piutang/- Hutang Buku besar – ledger, Voucher atau bukti-bukti/bon yang masih dibutuhkan penyusunan neraca & R/L 

4. Ada panduan untuk komputerisasi 

Panduan untuk sistem operasi – s.o.p./manual dari berbagai bagian misalnya bagian produksi, bagian pemesanan, bagian persediaan dst. Bagaimana menjalankannya. Bagaimana produksi dilaksanakan, Menyediakan bahan baku, memesan dan menyimpan barang & bahan baku. Bagaimana memasarkan dan menjual serta melayani pelanggan/konsumen. 

5. Managemen & organisasi 

Bagaimana susunan organisasi franchisee Wewenang dan tanggungjawab managemen dan masing-masing bagian. Susunan organisasi disertai dengan uraian jabatan.