4 Pelajaran Penting dari Mantan Boss.

4 Pelajaran Penting dari Mantan Boss.

Setiap perjalanan pasti menyisakan pelajaran. Pelajaran inilah yang ingin saya bagikan kepada teman-teman pembaca sekiranya berguna untuk memperkaya wacana yang bermanfaat untuk memperbaiki kualitas hidupnya. 

Saya pernah bekerja di sebuah perusahaan BUMN besar yang bergerak di bidang konstruksi, industri dan perdagangan pada tahun 2001 lalu. Perjuangan untuk bisa masuk perusahaan tersebut pastinya cukup berat karena harus menyisihkan ratusan peminat pada seleksi masuk, tetapi hal ini bukanlah pelajaran yang ingin saya bagikan karena sudah sangat lumrah bahwa seleksi masuk perusahaan besar pastilah sangat sulit.

Saya justru ingin berbagi pelajaran dimulai saat saya sudah lolos dan menjadi satu-satunya kandidat yang lolos dalam seleksi dan tahapan akhir adalah wawancara dengan direktur (Boss) yang pada akhirnya nanti memberikan banyak pelajaran berharga kepada saya. 

PELAJARAN PERTAMA - Memiliki SKILL di atas STANDARD dan BEDA.

Di level direktur pastinya apa yang diujikan lebih ke hal-hal yang praktis dan penerapan. Dan beberapa kasus permasalahan bisa saya jawab dengan baik karena sebelumnya saya pernah bekerja di perusahaan PMA yang ada di Semarang. Pertanyaan berikutnya adalah ada berapa bahasa asing yang saya kuasai selain bahasa Inggris. Dan kebetulan karena saya sebelumnya bekerja pada PMA Italia saya menjawab bahwa saya bisa berbahasa Italia. Tetapi proses tidak berhenti sampai di situ, karena Bapak Direktur meminta saya menceritakan apa yang saya ketahui tentang perusahaan BUMN tersebut dengan bahasa Italia di depan para direksi yang lain.

Sempat terucap dari Bapak Direktur bahwa mengapa beliau menguji presentasi dengan bahasa Italia adalah karena bagi beliau bahasa Inggriss sudah sangat umum saat itu (2001) dan banyak orang bisa, beliau hanya mau seorang karyawan yang memiliki 'kelebihan' bukan yang rata-rata. Begitulah kira-kira yang beliau sampaikan sebelum saya melakukan presentasi dalam bahasa Italia, dan alhamdulillah lancar. Dan saya diterima.

Setelah pernyataan bahwa saya telah diterima bekerja di BUMN tesebut, Bapak Direktur memberikan tugas pertama yaitu: "Sebelum pulang ke Semarang (Test wawancara dilakukan di kantor pusat Jakarta), tolong mampir di salah satu outlet furniture lokal yang terkenal di Mall Taman Anggrek dan coba kamu amati dan bagaimana mereka membuat strategi pemasaran dan buat laporannya". Jadi sebelum saya kembali ke Semarang, menjelang maghrib saya kembali ke kantor pusat untuk memberikan laporan kepada Bapak Direktur tentang perusahaan furniture tersebut. Yang bisa saya laporkan saat itu adalah tentang kualitas produk dan teknik produksinya, desain dan target pasarnya, selebihnya saya butuh waktu untuk memahaminya dan saat itu saya tidak punya waktu banyak karena harus segera membuat laporan kepada Bapak Direktur.

Di sini saya mulai memahami bahwa dalam organisasi bisnis dibutuhkan SDM yang memiliki SKILL di atas rata-rata yang lainnya, standard saja tidak cukup. Hal ini diperlukan karena persaingan dari hari ke hari akan semakin ketat dan perusahaan harus selalu bisa keluar dari persaingan. Di sinilah dipahami betapa kualitas SDM menjadi penentu berkembangnya sebuah perusahaan dan kemampuannya menjawab persaingan.

PELAJARAN KEDUA - Kemampuan Membuat PERENCANAAN & LAPORAN KINERJA.

Sejak saya diterima bekerja, saya ditempatkan di unit bisnis di Semarang. Sekitar seminggu bekerja, ada undangan rapat besar di kantor pusat Jakarta yang dihadiri oleh wakil-wakil dari unit bisnis - unit bisnis perusahaan BUMN tersebut. Saya pun diminta oleh Manajer Bisnis Unit Semarang untuk ikut rapat tersebut. Rapat ini adalah rapat pra rencana dan strategi perusahaan untuk tahun mendatang, dan tanpa disangka Bapak Direktur menugaskan saya yang membuat 'notulen rapat' meskipun dalam rapat tersebut juga ada team sekretariat yang bisa mencatat setiap hasil rapat.

Secara mendadak, dan tidak pernah di-briefing sebelumnya, saya mencatat poin-poin permasalahan dan hal-hal penting tersebut untuk saya sajikan dalam notulen rapat. Rapat yang seharian tersebut saya rangkum dalam sebuah notulen rapat yang mungkin sekitar 9 halaman dan saya serahkan kepada Sekretaris Direktur 1 jam setelah rapat usai, atau sekitar maghrib dan saya segera meluncur pulang ke Semarang dengan kereta malam.

Saya pikir sudah beres, sampai akhirnya besok sorenya saya dipanggil ke Jakarta kembali oleh Bapak Direktur dan malam itu juga saya kembali ke Jakarta. Dari stasiun Gambir saya segera meluncur ke kantor pusat untuk bertemu dengan Bapak Direktur pada pagi hari, di sinilah hal-hal yang menarik dan memberikan banyak pelajaran saya terima dari Bapak Direktur. 

Pagi itu saya menghadap beliau dan ditanya : "Apakah tugas kamu sudah kamu kerjakan ? Koq saya belum terima". Dan saya pun menjawab bahwa notulen tersebut sudah saya sampaikan sekretaris, dan beliau meminta saya untuk bertanya ke sekretaris. Saya pun ke sekretaris dan memperoleh jawaban bahwa notulen sudah ada di meja Bapak Direktur. Saya kembali menghadap beliau dan menyampaikan bahwa notulen sudah disampaikan di meja beliau. 

"Coba kami lihat, apakah ada di meja notulen itu ?" Kata beliau, dan saya pun memeriksa memang di meja beliau tidak ada notulen tersebut. Saya pun terdiam sesaat sampai akhirnya beliau berkata : "Coba kami check di tempat sampah itu". Dan saya pun beranjak memeriksa tempat sampah bersih di samping tembok dan mendapatkan notulen tersebut berada di dalam tempat sampah tersebut. Saya berkata kepada beliau, notulen tersebut ada di tempat sampah. 

Beliau pun berkata : "Jika notulen-mu berada di tempat sampah, berarti notulen-mu tidak berguna bagi perusahaan ini. Kamu saya kasih waktu sampai sore untuk memperbaikinya. Notulen harus jelas issue-nya, permasalahan, solusi, status permasalahan tersebut sudah close apa open, siapa yang bertanggung jawab atas masalah tersebut, kapan selesainya, dsb. Segera diperbaiki dan serahkan saya yang sudah benar laporannya."

Keluar dari ruang direktur saya pun mulai bertanya kepada sekretaris tentang format notulen, dan cara membuatnya, saya pun bertanya kepada beberapa manajer tentang bagaimana membuat notulen yang baik dan mudah dipahami. Singkat cerita saya bisa selesaikan notulen tersebut sesuai deadline dari direktur.

Di sini saya belajar banyak tentang pentingnya sebuah perencanaan dan pelaporan, bagaimana alur pikir dalam menyelesaikan masalah, fokus dan jelas tindak lanjutnya, dan lain-lain. Selama ini banyak orang menganggap remeh sebuah notulen dan risalah rapat, padahal notulen dan risalah rapat adalah indikasi kinerja perusahaan. Potret kinerja perusahaan terletak pada kualitas komunikasi yang tercetak dalam notulen rapat.

PELAJARAN KETIGA - One PAGE, One FOCUS. (Satu Halaman, Satu Fokus)

Beberapa tahun yang lalu booming istilah Bisnis Model Kanvas. Semua informasi strategi ditampilkan dalam sebuah halaman. Tanpa saya sadari 20 tahun yang lalu, direktur saya telah mengajarkan hal ini kepada saya. Semua presentasi dan laporan disampaikan dalam 1 halaman, tidak ada halaman kedua. 

Untuk masalah ini, saya tidak sendirian, karena di level manajer pun masih merasakan bahwa hal ini benar-benar baru dan kami pun mulai berdiskusi dan menggabungkan ide agar laporan bisa tersajikan dalam 1 halaman. 

Sejak ditentukannya format laporan 1 halaman, rapat pertama dengan direksi pusat cukup membuat berdebar teman-teman semua. Tidak ada yang berani mengacungkan jari untuk menyajikan laporan yang pertama, dan ini adalah pertanda buruk bagi saya karena bisnis unit kita adalah bisnis unit yang sangat disorot oleh direksi karena yang paling baru, yaitu divisi furniture dengan orientasi ekspor. Benar juga, pada akhirnya kami diminta presentasi laporan di urutan pertama. 

Satu halaman laporan kami sajikan dalam presentasi di depan direksi, diuji alur pikir kami dalam mengidentifikasi permasalahan dan bagaimana menyelesaikannya. Banyak yang harus diperbaiki, biasa, pengalaman pertama atas hal yang baru. Kalo tidak ada yang salah, kita pasti tidak akan intensif belajarnya (HaHa, menghibur diri). Dari kesalahan-kesalahan inilah kami akhirnya memiliki kebiasaan dengan loporan model kanvas ini. Asyik juga, keren.

Ternyata tidak mudah menyajikan semua hal dalam 1 halaman, dari sinilah kita mulai bisa belajar alur pikir dan prioritas, dan tanpa terasa kita dipaksa naik lebih tinggi levelnya untuk bisa melihat ke bawah (helicopter view) pada sebuah halaman. Tanpa pemahaman yang baik, tidak akan mungkin kita bisa melakukannya.

PELAJARAN KE-EMPAT - Bisnis Tidak Mentolerir LUPA, Memberi Contoh adalah KEY WORD.

Sebuah kelalaian dalam proses bisnis bisa menyebabkan kerugian, dari yang kecil bahkan sampai kerugian yang besar oleh sebab itu bisnis tidak mentolerir kelalaian (lupa). Di perusahaan BUMN tersebut sudah menerapkan budaya 5-R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin), budaya ini diadopsi dari budaya kerja orang Jepang. 

Ketika budaya ini diterapkan pada perusahaan kami, semua tidak sebatas teori tetapi diuji prakteknya oleh manajemen dan Direktur adalah orang yang paling rajin untuk inspeksi ke lapangan, tidak terkecuali meja kerja saya di kantor daerah (Semarang). Seperti biasa, yang pertama tidak pernah sempurna (HaHa). Diperbaiki dan diberi kesempatan dalam batas waktu.

Yang menarik di sini adalah Bapak Direktur meminta saya untuk gantian inspeksi di meja kerja beliau di Jakarta, dan ini pada akhirnya saya lakukan. Ternyata, saya tidak menemukan cacat pada penerapan budaya 5-R di meja kerjanya. Blaik ! Pak Boss ternyata konsisten dengan apa yang diucapkan. 

Pengalaman ini baru bisa saya cerna setelah beberapa tahun setelahnya, saya benar-benar menyadari bahwa disiplin bisa dibangun dari kebiasaan, dan kebiasaan yang dipelihara bertahun-tahun akan menjadi budaya. Lupa bukanlah sebuah permakluman, lupa dalam proses pekerjaaan bisa sangat merugikan dan hal ini bisa diantisipasi dengan 'sistem' dan keteraturan kerja. Dan untuk membangun budaya ini, seorang pemimpin harus menjadi contoh yang sempurna.

Di atas adalah pelajaran yang saya dapatkan dari pengalaman kerja saya yang saya ingat sampai dengan sekarang dan semoga hal ini juga bermanfaat bagi pembaca. Sukses!